Mengulik Pentingnya Analisis Jabatan (Job Analysis)

Istilah berikut ini kerap kita dengar maupun kita ketahui bahwa sebagai seorang manajer SDM atau ketika berada didepartemen SDM pasti mempunyai tugas untuk menemukan "the right man in the right place, at the right time, doing the right thing in the right way". Artinya, pada sebuah perusahaan atau lembaga tertentu khususnya didepartemen SDM harus menemukan the right man atau orang yang tepat. Apabila telah menemukan orang yang tepat, maka kita bisa menempatkannya at the right place atau tempat yang tepat sesuai dengan kemampuannya. Selain itu, kita juga membutuhkan karyawan tersebut in the right time atau disaat yang tepat. Jadi, jangan sampai ada kekosongan dalam sebuah jabatan. Ketika karyawan telah menduduki right place dan right time, maka diharapkan untuk bisa doing the right thing. Jadi, kita tempatkan mereka ditempat dan posisi yang tepat sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya in the right way atau dengan cara yang benar. Nah, sebelum melakukan hal tersebut, maka diperlukan analisis jabatan (job analysis). Pada intinya, job analysis merupakan instrumen penting yang digunakan untuk memenuhi berbagai aktivitas atau tugas-tugas disebuah perusahaan maupun lembaga-lembaga terkait lainnya.

Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan dapat didefinisikan sebagai cara atau kegiatan untuk memperoleh informasi mengenai pekerjaan dengan melibatkan beberapa langkah-langkah seperti mengumpulkan dan mendokumentasikan informasi pekerjaan, memeriksa keakuratan informasi pekerjaan, menulis deskripsi pekerjaan berdasarkan informasi tersebut, menggunakan informasi untuk menentukan keterampilan, kemampuan, dan pengetahuan apa yang diperlukan di tempat kerja serta memperbarui informasi dari waktu ke waktu. (Cynthia D. Fisher, 1996:136)

Mengapa Perlu Mengkaji Analisis Jabatan?

Jika kita cermati, peran analisis jabatan sangat krusial dalam rangkaian kegiatan manajemen SDM. Mengingat analisis jabatan menjadi acuan penting untuk proses perencanaan sumber daya manusia (SDM). Disisi lain, analisis jabatan sebagai tindak lanjut dari upaya pencapaian tujuan organisasi. Sehingga melalui analisis jabatan, diharapkan dapat menemukan jenis pekerjaan yang dibutuhkan, kualifikasi SDM yang relevan termasuk juga perhitungan jumlah SDM yang perlu disiapkan.

Secara umum, analisis jabatan meliputi dua bagian yakni uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).

1. Uraian Pekerjaan (Job Description)

Uraian pekerjaan (Job description) adalah uraian tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan seorang pegawai. Untuk deskripsi terperincinya yaitu mengenai kewajiban, tugas, wewenang, kondisi lingkungan kerja dan persyaratan jabatan pada suatu jabatan.

2. Spesifikasi pekerjaan (Job Specification)

Spesifikasi pekerjaan (Job specification) merupakan penjabaran tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan dari seorang pegawai untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Sederhananya, job description adalah pekerjaan apa yang harus dilakukan. Sedangkan job specification adalah kualifikasi apa yang dibutuhkan. Keduanya menjadi bagian yang saling terkait dan diuraikan secara detail sebagai bagian dari produk analisis jabatan.

Tahapan Analisis Jabatan (Job Analysis)

Berikut ini tahapan analisis jabatan khususnya di Lembaga Pendidikan.

1. Analisis Organisasi

Tahapan analisis jabatan dimulai dari analisis organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk melihat kondisi obyektif organisasi pendidikan. Terutama mengidentifikasi kendala-kendala SDM dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Penentuan Jabatan yang Dianalisis

Jika telah diperoleh hasil analisis atas kondisi obyektif organisasi, selanjutnya menentukan jabatan apa yang akan dianalisis. Penentuannya disesuaikan dengan bagian SDM mana saja yang belum optimal dalam mendukung kinerja lembaga, baik itu pendidik maupun tenaga kependidikan.

3. Pengumpulan dan Review Data

Tahap berikutnya yaitu pengumpulan dan review data untuk menganalisis jabatan. Dengan adanya review data tersebut, diharapkan ada hasil analisis jabatan yang akurat dan reliable atau terpercaya.

4. Penyusunan Uraian Jabatan

Berdasarkan data dan informasi yang tepat, selanjutnya masuk ke tahap penyusunan uraian jabatan dengan menjabarkan secara detail terkait tugas-tugas dan tanggung jawab setiap pegawai.

5. Penyusunan Spesifikasi Jabatan

Pada tahap akhir yakni penyusunan spesifikasi jabatan untuk menghasilkan uraian tentang kualifikasi yang dibutuhkan dari seorang pegawai. Seperti dari aspek jenjang pendidikan, pengalaman kerja, pengetahuan serta keterampilan yang dimiliki.

Metode Analisis Jabatan (Job Analysis)

1. Interview

Analis melakukan wawancara dengan karyawan lama untuk mengumpulkan informasi tentang tugas-tugas mereka dan bagaimana mereka melakukannya.

2. Observasi

Observasi adalah satu-satunya metode analisis yang memungkinkan analis untuk secara langsung mendapatkan data.

Contoh Hasil Analisis Jabatan 

Pada dasarnya secara prinsip dan prosedur, analisis jabatan sumber daya manusia (SDM) di lembaga pendidikan bisa dikatakan tidak jauh berbeda dengan analisis jabatan pekerjaan pada umumnya, seperti pada pabrik, perkantoran dan lain-lain. Hanya saja terdapat sedikit perbedaan setting dan karakter organisasi yang memerlukan penyesuaian dalam pendekatan analisis jabatan. Misalnya, sumber daya manusia (SDM) di lembaga pendidikan lebih banyak bertugas menyampaikan layanan maupun jasa. Sedangkan di pabrik melakukan proses produksi barang. Jadi, karakterstik tugas dan tanggung jawabnya otomatis cenderung berbeda. Untuk lebih jelasnya, berikut ini contoh sederhana hasil analisis jabatan pada lembaga pendidikan yaitu pada guru mata pelajaran.

Nama Jabatan : Guru Mata Pelajaran (SMP)

- Uraian Jabatan (Job Description):

Tugas 1 : Merencanakan Program Pembelajaran

Uraian  :

• Membuat kalender pendidikan
• Menghitung pekan efektif
• Membuat program tahunan dan semester
• Mengembangkan silabus
• Membuat rencana pelaksanaan pembelajaran (RPP)
• Menetapkan kriteria ketentuan minimal (KKM)

Tugas 2 : Melaksanakan Pembelajaran

Uraian   :

• Menyusun materi pembelajaran
• Membuat media pembelajaran
• Melaksanakan kegiatan pembelajaran, remedial dan pengayaan

Tugas 3 : Menilai Hasil Pembelajaran

Uraian   :

• Menyusun kisi-kisi soal
• Membuat soal sesuai standar
• Melakukan analisis hasil ulangan
• Membuat laporan penilaian

Tugas 4 : Melaksanakan Tugas Tambahan

Uraian :

• Melaksanakan pengembangan diri
• Membuat karya tulis ilmiah

- Spesifikasi Jabatan (Job Specification) :

• Jenis kelamin laki-laki atau perempuan
• Pendidikan minimal S1 sesuai bidang yang diampu
• Menguasai bahasa inggris dan komputer
• Bagi calon guru, usia maksimal 35 tahun
• Memiliki kompetensi pedagogik pembelajaran/mengelola pembelajaran peserta didik
• Memiliki etos kerja dan komitmen kerja yang tinggi