Pentingnya Sistem dan Prosedur dalam Perkantoran

Berbicara tentang organisasi atau instansi perkantoran tidak lepas dari istilah kinerja pegawai. Kinerja merupakan sebagai hasil yang dicapai dari pekerjaan yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. 

Kinerja dapat diartikan sebagai sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seorang pegawai atau karyawan telah melaksanakan pekerjaannya secara keseluruhan. Atau juga dapat diartikan sebagai perpaduan dari hasil kerja (apa yang harus dicapai seseorang) dan kompetensi (bagaimana seseorang mencapainya). Suatu organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan bersama. 

Untuk mencapai tujuan secara efektif diperlukan kinerja serta manajemen yang baik dan benar. Kesuksesan organisasi dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki sangat menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. 

Dibutuhkan penggerak suatu organisasi dengan menghubungkan segenap tenaga, pikiran, bakat, kreativitas, dan berupaya demi kelangsungan kehidupan organisasi yaitu manusia. Di dalam organisasi tentunya dapat dijumpai banyak kegiatan atau bisa disebut kegiatan administrasi perkantoran. 

Kegiatan administrasi perkantoran harus mempunyai pola kerja yang baik sehingga dapat menunjang tercapainya tujuan organisasi. Pola kerja yang baik dilakukan dengan pencatatan tertulis mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Di dalam organisasi atau perkantoran, tentunya terdapat suatu sistem yang mendasari organisasi atau perkantoran tersebut. Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. 

Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara penaruhan, pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran, dan pemusnahan arsip. 

Menurut Ahli Inggris J.C. Denyer (Office Management, 1975) sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dangan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan. Sistem perkantoran merupakan suatu sistem yang penting. 

Dikatakan sebagai sistem yang penting karena dengan adanya sistem perkantoran dapat memberikan timbal balik yang baik. Seperti halnya dapat mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik). 

Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan. 

Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan, membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru, dan jika dihubungkan dengan formulir perkantoran merupakan alat pekerjaan tata usaha yang penting.  

Selain sistem perkantoran, prosedur kerja juga merupakan komponen yang berdampingan di dalam suatu organisasi atau instansi perkantoran. 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), terdapat dua pengertian prosedur yakni : tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dan metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah. 

Dari pengertian keduanya dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan kegiatan berupa langkahlangkah pasti dalam menyelesaikan suatu aktivitas maupun memecahkan suatu masalah. Menurut The Liang Gie (1998:28) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, mendefinisikan bahwa, 

"Prosedur perkantoran merupakan segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian suatu bidang tata usaha oleh lebih dari pada satu petugas".  

Menurut Pamoedji (1996:39), prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan kapan atau dimana selesainya, dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan. Prosedur kerja juga adalah perincian langkah-langkah dari serangkaian fungsi yang diarahkan untuk mencapai hasil yang dikehendaki. 

Dengan kata lain prosedur kerja dapat diartikan sebagai rincian dinamika mekanisme organisasi. Sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. 

Ini dimaksudkan bahwa setiap orang mengawasi, membimbing, mengurus kegiatan-kegiatan dari bawahan mempunyai pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur yang dipergunakannya dengan bawahannya.  

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LAN RI) menyebutkan bahwa, "Prosedur kerja adalah suatu urutan tahap demi tahap serta jalan harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas". 

Prosedur kerja yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan perlu direncanakan sebaik-baiknya. Karena prosedur kerja yang baik dapat meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. 

Pemahaman akan prosedur kerja oleh pegawai ini penting, karena dengan mengetahui urutan kerja, asal-usul pekerjaan, sampai ke arah mana pekerjaan itu akan diselesaikan ini menjadi tolak ukur untuk pencapaian kinerja individu dan kinerja organisasi.

 Prosedur kerja juga diharapkan memiliki tingkat fleksibilitas. Fleksibilitas diartikan sebagai keluwesan, tidak kaku dimana pekerjaan tersebut bisa dikerjakan oleh siapapun atau dapat dilakukan pergantian tugas.  

Pamoedji (1996:40), mengemukakan hakikat dan luas prosedur tertulis ada bermacammacam. Hakikat dan luas prosedur tertulis diantaranya:

• Tidak ada yang diperlakukan apabila bidang lingkup metode demikian padatnya sehingga sedikit sekali koordinasi yang diperlukan, laporan juru analisa merupakan suatu catatan yang mencakup untuk mengadakan perubahan.
• Koordinasi yang meliputi sejumlah unit pekerjaan benar-benar berarti dan bijaksana, serta prosedur antar bagian harus dicatat dan disetujui agar sistem yang baru dapat berjalan.
• Serangkaian buku pedoman latihan diperlukan sebagai tambahan pada suatu prosedur umum, agar hal-hal yang penting tidak akan diabaikan apabila sistem yang baru diterapkan.  

Pada dasarnya terdapat banyak simbol yang dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut digunakan untuk mengetahui tujuan yang hendak dicapai dan mengetahui apa yang terjadi di dalam prosedur kerja tersebut.  Simbol-simbol tersebut antara lain : 

(a) lingkaran besar, menunjukkan operasi (operating) atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila ditengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru tulis (clerk) , dan apabila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dikerjakan dengan mesin, dan apabila dibubuhi huruf T artinya dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter). 

(b) Belah ketupat, adalah simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control, and check) mengenai mutu atau kualitas (quality). 

(c) Segi empat bujur sangkar, menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas. Apabila dibubuhi dengan huruf D (delay) berarti ada penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunjukkan tindakan atau penyelesaian lebih lanjut. 

(d) Segi tiga terbalik, menunjukkan penyimpangan (storage) secara tetap (permanen). 

(e) Segi tiga ganda terbalik, menunjukkan penyimpangan untuk sementara (temporary). 

(f) Lingkaran kecil, berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport). 

(g) Anak panah, menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu preoses pengerjaan.  

Dalam penyusunan sistem dan prosedur perkantoran hendaknya dapat menerapkan prinsipprinsip yang ada. Penerapan prinsip sistem dan prosedur perkantoran dengan baik dan tepat akan menghasilkan output yang baik pula. Prinsip-prinsip sistem dan prosedur perkantoran diantaranya:

a) Rasional, artinya setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami.

b) Sistematis, artinya dalam penyusunannya menggunakan urutn kerja yang teratur. 

c) Operasional, artinya menjelaskan teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat besifat teoritis. 

d) Menggunakan jarak terpendek, artinya setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur yang panjang. 

e) Menekankan pada prinsip kerja, artinya semua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.

Selain menerapkan prinsip-prinsip sistem dan prosedur perkantoran, yang tidak kalah penting mengenai langkah-langkah penyusunan sistem dan prosedur perkantoran. 

Mengingat pentingnya sistem kerja dan prosedur kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan sistem kerja dan prosedur kerja yang dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat mengikuti berberapa langkah yang ada. 

Dalam menyusun prosedur kerja perlu dilakukan dengan tepat dan bijak. Menurut Syamsi (1994:17), untuk menyiapkan sistem dan prosedur maka harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 

pertama, pekerjaan yang akan dibuatkan prosedur kerja itu dicari data-datanya seakurat mungkin yaitu lengkap, terpercaya kebenarannya, dan masih aktual. Data itu diperoleh dari dokumen dari instansi lain yang kira-kira sama, wawancara dengan petugas yang melakukan pekerjaan itu, dan lain-lainnya. 

Kedua, setelah data-data tersebut terkumpul secukupnya, kemudian dipelajari seperlunya. Untuk meyakinkan hal itu pelajari gerak dan waktu (motion and time study) dengan mempraktikkan cara pengerjaannya perlahan-lahan. Masing-masing langkah gerak dicatat namanya dan diukur waktunya secara berurutan sampai selesai pengerjaan. 

Ketiga, menganalisis apakah pengerjaan seperti itu sudah benar dan apakah waktunya tidak terlalu lama. Dianalisis juga apakah kiranya perlu disederhanakan (dibuang yang tidak perlu), ataukah urutannya yang diubah agar lebih praktis dan lain sebagainya. Semua itu dilakukan demi efisiensi cara kerja. 

Keempat, setelah diadakan perubahan cara kerja, kemudian dicoba lagi untuk pemantapan apakah cara baru tersebut benarbenar lebih praktis. 

Kelima, jika telah mantap, kemudian prosedur kerja itu dituangkan ke dalam kartu prosedur kerja, isi dari kartu prosedur kerja itu antara lain : 

nama petugas yang harus mengerjakan beserta identitasnya, tempat kerjanya, fasilitas yang digunakan dan lain-lain yang dianggap perlu ini biasanya untuk instansi/perusahaan yang besar dan kompleks. 

Untuk prosedur kerja dalam organisasi yang sederhana atau biasa, cukup dicantumkan jenis pekerjaan, urutan pekerjaan, fasilitas yang digunakan beserta waktu penyelesaiannya. 

Dan yang keenam, prosedur kerja selain dicantumkan dalam bentuk kerja, juga dihimpun (kualifikasi) dalam buku yang namanya buku petunjuk pelaksana kerja dan petunjuk teknis pelaksanaan kerja atau apapun namanya.

Dengan diberlakukannya sistem kerja dan prosedur kerja yang baik dan tepat, akan memberikan manfaat yang sangat berarti bagi organisasi atau intansi. Sistem kerja dan prosedur kerja dianggap penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. 

Melalui sistem kerja dan prosedur kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan dengan standardisasi dan pengendalian kerja dengan tepat pula. Sistem kerja dan prosedur kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.  

Sistem dan prosedur perkantoran perlu diterapkan bagi pekerjaan yang terjadi berulangulang. Dalam sistem dan prosedur biasanya dicantumkan batas waktu untuk setiap langkah, prosedur itu akan berjalan sesuai dengan batas waktu yang sudah ditetapkan. 

Untuk keperluan ini dibutuhkan studi gerak dan waktu (motion and time study). Batas lamanya waktu itu sangat penting. Terlebih lagi jika suatu sistem dan prosedur itu ada kaitannya dengan prosedur lain yang keseluruhan dari prosedur-prosedur itu akan selesai pada batas akhir waktu yang sama. Dalam hal ini "perencanaan jaringan kerja" (network planning) sangat berperan.  

Dengan demikian sistem dan prosedur perkantoran sebaiknya disusun baku. Hal tersebut dilakukan agar sistem dan prosedur perkantoran dapat dilaksanakan secara konsisten dan konsekuen. 

Namun, tidak menutup kemungkinan untuk dilaksanakan perubahan apabila sudah tidak sesuai lagi dengan situasi dan kondisi yang ada. Sehingga perubahan di dalam rangkaian sistem dan prosedur kerja tetap diutamakan untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan dan kepuasan para konsumen.