Pentingnya Sistem dan Prosedur dalam Perkantoran

b) Sistematis, artinya dalam penyusunannya menggunakan urutn kerja yang teratur. 

c) Operasional, artinya menjelaskan teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat besifat teoritis. 

d) Menggunakan jarak terpendek, artinya setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur yang panjang. 

e) Menekankan pada prinsip kerja, artinya semua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.

Selain menerapkan prinsip-prinsip sistem dan prosedur perkantoran, yang tidak kalah penting mengenai langkah-langkah penyusunan sistem dan prosedur perkantoran. 

Mengingat pentingnya sistem kerja dan prosedur kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan sistem kerja dan prosedur kerja yang dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat mengikuti berberapa langkah yang ada. 

Dalam menyusun prosedur kerja perlu dilakukan dengan tepat dan bijak. Menurut Syamsi (1994:17), untuk menyiapkan sistem dan prosedur maka harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 

pertama, pekerjaan yang akan dibuatkan prosedur kerja itu dicari data-datanya seakurat mungkin yaitu lengkap, terpercaya kebenarannya, dan masih aktual. Data itu diperoleh dari dokumen dari instansi lain yang kira-kira sama, wawancara dengan petugas yang melakukan pekerjaan itu, dan lain-lainnya. 

Kedua, setelah data-data tersebut terkumpul secukupnya, kemudian dipelajari seperlunya. Untuk meyakinkan hal itu pelajari gerak dan waktu (motion and time study) dengan mempraktikkan cara pengerjaannya perlahan-lahan. Masing-masing langkah gerak dicatat namanya dan diukur waktunya secara berurutan sampai selesai pengerjaan. 

Ketiga, menganalisis apakah pengerjaan seperti itu sudah benar dan apakah waktunya tidak terlalu lama. Dianalisis juga apakah kiranya perlu disederhanakan (dibuang yang tidak perlu), ataukah urutannya yang diubah agar lebih praktis dan lain sebagainya. Semua itu dilakukan demi efisiensi cara kerja. 

Keempat, setelah diadakan perubahan cara kerja, kemudian dicoba lagi untuk pemantapan apakah cara baru tersebut benarbenar lebih praktis.