Pamoedji (1996:40), mengemukakan hakikat dan luas prosedur tertulis ada bermacammacam. Hakikat dan luas prosedur tertulis diantaranya:
- Tidak ada yang diperlakukan apabila bidang lingkup metode demikian padatnya sehingga sedikit sekali koordinasi yang diperlukan, laporan juru analisa merupakan suatu catatan yang mencakup untuk mengadakan perubahan.
- Koordinasi yang meliputi sejumlah unit pekerjaan benar-benar berarti dan bijaksana, serta prosedur antar bagian harus dicatat dan disetujui agar sistem yang baru dapat berjalan.
- Serangkaian buku pedoman latihan diperlukan sebagai tambahan pada suatu prosedur umum, agar hal-hal yang penting tidak akan diabaikan apabila sistem yang baru diterapkan. Â
Pada dasarnya terdapat banyak simbol yang dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut digunakan untuk mengetahui tujuan yang hendak dicapai dan mengetahui apa yang terjadi di dalam prosedur kerja tersebut. Â Simbol-simbol tersebut antara lain :Â
(a) lingkaran besar, menunjukkan operasi (operating) atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila ditengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru tulis (clerk) , dan apabila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dikerjakan dengan mesin, dan apabila dibubuhi huruf T artinya dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter).Â
(b) Belah ketupat, adalah simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control, and check) mengenai mutu atau kualitas (quality).Â
(c) Segi empat bujur sangkar, menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas. Apabila dibubuhi dengan huruf D (delay) berarti ada penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunjukkan tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.Â
(d) Segi tiga terbalik, menunjukkan penyimpangan (storage) secara tetap (permanen).Â
(e) Segi tiga ganda terbalik, menunjukkan penyimpangan untuk sementara (temporary).Â
(f) Lingkaran kecil, berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport).Â
(g) Anak panah, menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu preoses pengerjaan. Â
Dalam penyusunan sistem dan prosedur perkantoran hendaknya dapat menerapkan prinsipprinsip yang ada. Penerapan prinsip sistem dan prosedur perkantoran dengan baik dan tepat akan menghasilkan output yang baik pula. Prinsip-prinsip sistem dan prosedur perkantoran diantaranya:
a) Rasional, artinya setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami.
