Manajemen Proyek serta Perencanaan dan Penjadwalan Proyek

Dalam Usaha Kontraktor manajemen operasi serta perencanan dan penjadwalan proyek sangat dibutuhkan oleh manager proyek itu sendiri, karena akan membantu perencanaan dan memenuhi kendala waktu di proyek.

Seiring berjalannya waktu manajemen operasi merupakan cara yang efektif untuk suatu perencanaan proyek untuk membentuk organisasi proyek yang efektif. Berikut penjelasan manajemen operasi yang perlu kita terapkan dalam perencanaan dan penjadwalan proyek.

MANAJEMEN PROYEK (CPM)

Manajemen Proyek merupakan kegiatan pengolaah perencanaa, mengarahkan sumber daya, dan mengendalikan (orang, peralatan, material) untuk memenuhi biaya, teknis, dan kendala waktu proyek.

Ada 3 (tiga) Fase Dalam Perencanaan Proyek :

1. Perencanaan

           Fase ini mencakup penetapan sasaran, mendefinisikan proyek, dan organisasi proyek.

       2. Penjadwalan

            Fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahan untuk kegiatan khusus dan menghubungkan masing - masing kegiatan satu 

           dengan yang lainnya.

      3. Pengendalian

          Fase ini untuk mengawasi sumber daya, biaya, kualitas, dan anggran. Juga dapat digunakan untuk merevisi atau mengubah

          rencana dan menggeser atau mengelola kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.

PERENCANAA PROYEK

Organisasi proyek adalah cara yang efektif untuk menugaskan orang dan sumber daya fisik yang diperlukan. Organisasi proyek dibentuk untuk memastikan program yang telah ada tetap berjalan dengan lancar. Oganisasi proyek akan bekerja baik bila :

1. Pekerjaan Dapat Didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.
2. Pekerjaan Tersebut Unuk atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada.
3. Pekerjaan Mengandung Tugas - tugas kompleks yang membutuhkan ketrampilan khusus saling berhubungan.
4. Proyek Bersifat Sementara tetapi penting bagi organisasi.
5. Proyek Meliputi Hampir semua lini organisasi.

PENJADWALAN PROYEK

Penjadwalan Proyek meliputi penurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Salah satu pendekatan proyek yang populer adalah Diagram Gantt (Gantt Chart), yang akan membantu untuk memastikan bahwa : 

1. Semua Kegiatan telah direncanakan.
2. Urutan Kinerja telah diperhitungkan.
3. Perkiraan Waktu telah tercatat.
4. Keseluruhan Waktu Proyek telah dibuat.

PENATAAN PROYEK

Dalam Manajemen Proyek Terdapat Beberapa Hal Terkait Dengan Penataan Proyek, Antara Lain : 

1. Penataan Proyek Murni

    Kelebihan Dalam Proyek ini Antara Lain 

• Manajer Proyek memiliki kewenangan penuh atas proyek tersebut.
• Anggota Tim melapor ke satu pimpinan.
• Memperpendek Jalur komunikasi.
• Memiliki Kebanggaan tim, motivasi dan komitmen yang tinggi.

    Sedangkan Kekurangannya Antara Lain :

• Duplikasi Sumber Daya
• Tujuan Organisasi dan kebijakan diabaikan.
• Kurangnya Transfer teknologi.
• Anggota Tim tidak memiliki kawasan fungsional.

2. Penataan Proyek Fungsional 

     Untuk Struktur Organisasi Penataan Proyek Fungsional Ada Beberapa Kelebihan dan Kekurangan :

      Kelebihan 

• Anggota Tim dapat bekerja pada beberapa proyek.
• Keahlian Tim dapat bekerja pada beberapa proyek.
• Wilayah Fungsional adalah tempat pribadi setelah proyek selesai.
• Memerlukan Pengetahuan khusus.

     Kekurangan

• Aspek Proyek tidak secara langsung terkait dengan area fungisonal dan cepat mengalami perubahan.
• Motivasi Anggota tim lemah.
• Kebutuhan Klien bersifat sekunder dan direspon secara lemah.

3. Penataan Proyek Matrik 

     Untuk Struktur Organisasi Penataan Proyek Matrik Ada Beberapa Kelebihan dan Kekurangan : 

     Kelebihan

• Meningkatkan Komunikasi internal.
• Pembagian Tanggung Jawab tepat.
• Meminimalkan Duplikasi sumber daya.
• Anggota Tim memiliki area fungsional tempat pribadi.
• Kebijakan dari induk organisasi dapat diakui.

     Kekurangan

• Terlalu Banyak pimpinan.
• Tergantung Pada negoisasi manajer proyek.
• Berpotensi Untuk tidak optimal.

TEKNIK ANALISA

Jaringan Merupakan Teknik analisa yang dapat membantu manajemen proyek (baik yang sedang berjalan, maupun yang sama sekali baru). Kegunaannya antara lain :

1. Membuat Perencanaan.
2. Mengatur Jadwal Pelaksanaan.
3. Melakukan Pengawasan.
4. Mengambil Keputusan.

Ada Dua Teknik Jaringan Kerja yang Berkembang :

• CPM (Critcal Path Method)
• PERT (Project Evaluation and Review Technigue)

DIAGRAM ANALISA JARINGAN

1. Anak Panah (Arrow)

Menyatakan Kegiatan (panjang panah tidak mempunyai arti khusus).

•  Pangkal dan Ujung panah menerangkan kegiatan mulai dan berakhir'
• Kegiatan Harus berlangsung terus dalam jangka waktu tertentu (duration) dengan pemakaian sejumlah sumber (manusia, alat, bahan, dan dana).
• Pada Umumnya kegiatan diberi kode huruf A, B, C, Dst.

 2. Simpul (Node)

• Menyatakan Suati kejadian atau peristiwa.
• Kejadian Diartikan sebagai awal atau akhir dari suatu atau beberapa kegiatan.
• Umumnya Kejadian diberi kode dengan angka 1, 2, 3, dst, yang disebut nomor kejadian.

3. Anak Panah Putus - Putus

• Menyatakan Kegiatan semu (dummy).
• Dummy Sebagai Pemberitahuan bahwa terjadi perpindahan satu kejadian ke kejadian lain pada saat yang sama.
• Dummy tidak memerlukan waktu dan tidak menghabiskan sumber.

CRITICAL PATH METHOD (CPM)

Critical Path Method (CPM) adalah teknik analisa jaringan (networking) dengan menggunakan jalur (garis edar) kritis. CPM menaksir (memperkirakan) waktu dengan pasti (deterministic)

CPM Merupakan teknik jaringan yang banyak digunakan (yang paling terkenal) untuk analisis proyek. CPM bertujuan untuk mengidentifikasi garis edar (jalur) kritis sebagai garis edar (jalur) yang berisi kejadian - kejadian yang tidak memiliki kesenjangan, sehingga akan diperoleh : 

1. Waktu mulai dan selesai paling cepat.
2. Waktu mulai dan selesai paling lambat.
3. Waktu Penundaan 
4. Total waktu aktivitas / proyek dapat diselesaikan.

Langkah Dasar Untuk Mengerjakan CPM yaitu : 

1. Mendefinisikan Proyek dan menyiapkan struktur kerja.
2. Membangun Hubungan antar kegiatan.
3. Memutuskan Kegiatan mana yang harus lebih dahulu mana yang harus mengikuti yang lain.
4. Menggambarkan Jaringan yang menghubungkan keseluruhan kegiatan.
5. Menetapkan Perkiraan waktu dan / atau biaya untuk tiap kegiatan.
6. Menghitung Jalur waktu terpanjang melalui jaringan ini yang disebut jalur kritis.
7. Menggunakan Jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek.

PROJECT EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE (PERT)

Merupakan teknik analisa jaringan (networking) dengan menggunakan waktu aktivitas yang bersifat probabilitas. PERT bertujuan untuk memperkirakan waktu aktivitas untuk jaringan proyek / aktivitas, sehingga akan diperoleh : 

1. Tiga Perkiraan waktu untuk masing - masing kejadian, sehingga diperoleh waktu rata - rata dan varians.
2. Waktu Perkiraan proyek / aktivitas, beserta rata - rata dan varians.
3. Probabilitas penyelesaian proyek / aktivitas sesuai dengan waktu proyek / aktivitas.

Perkiraan Waktu 

Jika dlam CPM, waktu diperkirakan dengan pasti (deterministic), maka dalam PERT dikenal 3 (tiga) perkiraan waktu, yaitu :

1. Waktu Paling sering terjadi (m), adalah waktu yang paling sering terjadi jika suatu aktivitas diulang beberapa kali.
2. Waktu Optimis (a), adalah waktu terpendek kejadian yang mungkin dimana suatu aktivitas dapat diselesaikan.
3. Waktu Pesimis (b), adalah waktu terpanjang kejadian yang mungkin dibutuhkan oleh suatu aktivitas untuk dapat selesai dengan asumsi bahwa segalanya tidak berjalan dengan baik.