Pemutakhiran Daftar Informasi Publik (DIP), Jangan Lupakan Retensi Arsip, Ya!

Dilansir dari laman www.anri.go.id, DIP yang dirilis PPID Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pada kolom retensi arsip memuat retensi arsip baik aktif dan inaktif. 

Hal tersebut, salah satunya bertujuan untuk menjadi rambu-rambu bagi PPID ketika akan mengoordinasikan suatu permohonan informasi yang tertuang dalam DIP. Misalnya, ketika informasi yang dimohon pada tahun tertentu ternyata sudah berada pada kategori arsip inaktif. 

Maka, ketika melakukan koordinasi dengan unit kerja penguasa informasi, PPID sekaligus memastikan apakah unit kerja sudah menyerahkan arsip yang merekam informasi tersebut kepada unit kearsipan. 

Jika sesuai JRA unit kerja telah memindahkan arsipnya ke unit kearsipan, maka unit kerja sebagai penguasa informasi akan merekomendasikan PPID untuk mengakses arsip tersebut melalui unit kearsipan.

Sumber: www.anri.go.id diakses pada 9 Maret 2022.

Identifikasi rentensi arsip yang disertakan pada DIP sebetulnya dapat dilakukan dimulai pada proses pengusuan DIP oleh unit kerja/PPID Pelaksana. Biasanya, pada instansi pemerintah, di setiap unit pengolah/unit kerja juga menugaskan/menempatkan pengelola arsip/arsiparis, sehingga bisa berkolaborasi bersama dalam pengusulan DIP kepada PPID Utama. 

Selanjutnya, sebelum DIP ditetapkan dalam bentuk keputusan oleh PPID dan disetujui atasan PPID, penelaahan terhadap usulan DIP oleh PPID dan pejabat fungsional yang ditunjuk untuk membantu PPID, juga dilakukan penelaahan terhadap retensi arsip atas suatu ringkasan isi informasi yang akan disertakan dalam DIP. 

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa dalam suatu DIP, dapat memprediksi di mana kah posisi suatu sumber informasi publik yang terekam dalam arsip organisasi. Oleh karenanya, tidak lah berlebihan jika, retensi arsip memiliki "peran" pada DIP, sebagai salah satu peta yang dapat menjelaskan status dan posisi arsip yang merekam suatu informasi publik disimpan.