JRA menjadi salah satu petunjuk bagi PPID untuk memprediksi apakah informasi publik yang terekam dalam suatu arsip berstatus masih berada di unit kerja (artinya arsipnya masih arsip aktif), sudah diserahkan kepada unit kearsipan (arsipnya sudah berstatus inaktif), sudah dimusnahkan oleh Badan Publik (dibuktikan dengan Berita Acara Pemusnahan Arsip), atau sudah diserahkan kepada lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya.Â
Hal ini menjadi bukti bahwa dalam pengelolaan Keterbukaan Informasi Publik, unsur kearsipan tidak bisa dipisahkan. Sebagaimana ditegaskan secara eksplisit dalam Pasal 8 UU No.14 Tahun 2008 tentang KIP, bahwa Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Sebaliknya, dalam bidang kearsipan juga tidak dapat lepas dari unsur KIP, khususnya dalam hal akses arsip. Pada PP No. 28 Tahun 2012, juga ditegaskan bahwa penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhak dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.Â
Adapun yang dimaksud dengan pengguna yang berhak adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik.
Bagaimana Menuliskan Retensi Arsip dalam DIP?
DIP yang ditetapkan oleh PPID salah satunya akan memuat kolom ringkasan informasi, sedangkan pada JRA yang ditetapkan pimpinan pencipta arsip tidak ada kolom khusus yang menyebutkan tentang ringkasan informasi. Hanya terdapat kolom nomor, jenis arsip, dan jangka waktu penyimpanan/ retensi yang terdiri dari retensi aktif dan inaktif.
Lalu, bagaimana kah kita mengetahui bahwa suatu ringkasan informasi publik yang tertuang dalam DIP memiliki retensi arsip berapa lama? Untuk menjawab hal ini, perlu kembali diingat dengan merujuk pada Peraturan Kepala ANRI No. 17/2011, Bab I, Alinea 2, disebutkan bahwa arsip dinamis sebagai salah satu sumber informasi publik, bersifat terbuka dan dapat diakses oleh publik. Dengan demikian, kita bisa melihat bahwa suatu ringkasan informasi publik, dapat bersumber dari kategori arsip yang mana.
Sebagai contoh, pada DIP disebutkan ringkasan informasi publik adalah tentang Rencana Kerja Tahunan. Pada JRA tidak ditemukan secara persis arsip Rencana Kerja Tahunan, tetapi terdapat kategori arsip fasilitatif tentang program kerja tahunan yang terdiri dari berkas arsip Usulan Unit Kerja, Usulan Instansi, Program Kerja Tahunan Instansi. Maka, dapat dipilih retensi arsip untuk kategori Program Kerja Tahunan Instansi.Â
Demikian pula untuk yang lainnya, oleh karenanya dalam pengusulan DIP atau pemutakhiran DIP, kolaborasi dengan SDM kearsipan juga menjadi salah satu bagian penting.
Selanjutnya, muncullah pertanyaan bagian mana dari suatu JRA yang harus disertakan? Maksudnya, jika kita melihat JRA yang telah ditetapkan suatu pencipta arsip/Badan Publik, maka akan ditemukan retensi penyimpanan arsip yang terbagi menjadi 2 jenis, yaitu aktif dan inaktif. Ini menunjukkan berapa lama "umur" suatu arsip tersebut aktif dan inaktif.Â
Retensi aktif menunjukkan jangka waktu simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah/Unit Kerja. Sedangkan retensi inaktif menunjukkan jangka waktu simpan suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan. Lalu yang manakah yang harus disertakan dalam DIP?
