Kaitan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam Pengelolaan Keterbukaan Informasi Publik

Selain membantu menjadi "penunjuk arah" apakah arsip masih bersatus aktif ataupun inaktif, JRA juga membantu menentukan apakah suatu informasi publik yang terekam dalam arsip sudah dimusnahkan atau permanen (diserahkan kepada lembaga kearsipan).

 Meski demikian, ada hal terpenting yang harus diingat, bahwa jika suatu arsip yang merekam suatu informasi publik tertentu ternyata diindikasikan sudah musnah atau permanen (diserahkan kepada lembaga kearsipan), maka Berita Acara Pemusnahan/Penyerahan Arsip mutlak harus ada. 

Sudah barang tentu pula pemusnahan dan penyerahan arsip statis harus memenuhi kriteria, penilaian dan rekomendasi sesuai peraturan perundangan bidang kearsipan.

Sebagai suatu contoh, terdapat suatu Badan Publik instansi pemerintah pusat C yang diminta  informasi tentang ABCD beberapa tahun yang lalu oleh seoarng pemohon informasi. 

Selama tenggat waktu pelayanan, PPID dan pejabat fungsional pembantu PPID berkoordinasi dengan unit kerja dan unit kearsipan, di mana hasil koordinasi tersebut dihasilkan bahwa informasi yang diminta terekam dalam suatu arsip yang telah dimusnahkan. 

Ini menjadikan informasi yang diminta seorang pemohon kepada instansi C tidak dapat dipenuhi, karena informasi yang diminta sudah tidak dalam penguasaan instansi C. 

Selanjutnya, PPID instansi C dapat menyusun jawaban tertulis atas hal tersebut yang di dalamnya dapat menyebutkan informasi tersebut sudah tidak dalam penguasaan Badan Publik karena terekam dalam arsip XXX yang sudah dimusnahkan pada tangal,bulan, tahun ......... sesuai dengan Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor: ........

Berdasarkan paparan di atas, terlihat bahwa JRA memiliki banyak peran dalam pengelolaan KIP. Ini dapat menjadi salah satu indikasi bahwa pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dapat berkontribusi dalam pengelolaan dan penyediaan informasi publik yang autentik dan dapat dipertanggungjawabkan. 

Bahkan, selain JRA juga masih banyak instrumen kearsipan lainnya yang memiliki keeratan dengan pengelolaan KIP. Semoga melalui tulisan ini, para pengelola arsip di instansi pusat maupun daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN dan BUMD semakin tergerak bahwa mereka memiliki andil besar dalam pengelolaan KIP.

(1) Pasal 1 angka 7 Peraturan KI No 1 Tahun 2010 tentang SLIP

(2) Pasal 13 ayat (1) huruf a Peraturan KI No 1 Tahun 2010 tentang SLIP