Apa sih DIP? DIP adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Badan Publik, tidak termasuk informasi yang dikecualikan (1).Â
DIP ini ditetapkan oleh PPID Badan Publik, di mana pembuatan dan pemutakhirannya dilakukan secara berkala. Dalam pembuatan dan pemutakhiran DIP, PPID tentunya dibantu pejabat fungsional pembantu PPID dan berkoordinasi dengan unit kerja, untuk mendata informasi publik apa saja yang dikuasai oleh tiap unit kerja. Adapun DIP ini termasuk pada kategori informasi yang wajib tersedia setiap saat.
Dalam menyusun atau memutakhirkan DIP, ada beberapa hal yang harus disertakan, yaitu (2):
1. nomor
2. ringkasan isi informasi
3. pejabat atau unit/satuan kerja yang menguasai informasi
4. penanggungjawab pembuatan atau penerbitan informasi
5. waktu dan tempat pembuatan informasi
6. bentuk informasi yang tersedia
7. jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip.
Poin nomor 7 secara jelas menunjukkan bahwa ketika PPID dibantu pejabat fungsional pembantu PPID menyusun atau memutakhirkan DIP, maka JRA turut menjadi instrumen penting untuk menjawab, berapa lama jangka penyimpanan arsip yang merekam suatu informasi publik.Â
