Adopsi Manajemen Pengetahuan dalam Mendukung Kinerja Organisasi

 Disusun oleh: Putri Wulandari, Sherly Lovita, Dwi Ratnasari, Devinta Oksalia Prasetyo, Teresia Romasi Oktavia Manihuruk, Jessica Berliana Marini, Tiara Aulia Salsabila, Alexandra Amadea Pingkan Putri Dewinta, dan Dr. Dra Purbudi Wahyuni M.M.)

Dalam era pengetahuan, keunggulan kompetitif perusahaan tidak lagi ditentukan oleh kepemilikan fasilitas fisik, tetapi ditentukan oleh tingkat kualitas pengetahuan dalam bentuk kreativitas, inovasi, maupun pengetahuan. Untuk mencapai kesuksesan, organisasi perlu mengubah nilai-nilai dalam organisasi dan menetapkan fokus baru dengan menciptakan dan menggunakan aset intelektual melalui manajemen pengetahuan untuk dapat bersaing secara efektif dalam lingkup persaingan bisnis berbasis pengetahuan.

Perkembangan kegiatan organisasi dapat mendorong munculnya rencana inovatif dan organisasi mulai berusaha menghargai nilai dari sebuah pengetahuan. Hal ini ditunjukkan dengan adanya perbaikan produk serta pelayanan. Banyak organisasi yang akhirnya melakukan manajemen terhadap pengetahuan yang ada. Pada suatu organisasi, knowledge management dapat berupa tacit maupun explicit knowledge serta bersifat individual maupun organisasi. Melalui kecerdasan buatan dan/atau teknologi informasi, knowledge management mampu menciptakan dan meningkatkan budaya organisasi serta performance personal/organisasi. Berikut merupakan beberapa alasan pentingnya konsep manajemen pengetahuan dalam  sebuah organisasi :

a.         Globalisasi

Di era globalisasi ini, penerapan konsep manajemen pengetahuan yang bersifat terstruktur dan tidak pecah dapat membantu organisasi menciptakan keuntungan strategi persaingan.

b.         Restrukturisasi

Manajemen pengetahuan yang efektif akan menciptakan mekanisme kerja yang dapat menekan biaya serta mencegah kerugian atas pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan berpengalaman.

c.         Mendukung Inovasi

Organisasi akan memiliki jaringan pengetahuan yang lebih luas dan tetap terstruktur, sehingga organisasi akan mendapat dukungan untuk menciptakan produk atau layanan baru yang lebih inovatif.

Dalam mendukung penerapan manajemen pengetahuan, organisasi perlu memperhatikan tentang penyebaran dan pengelolaan pengetahuan yang seefektif mungkin. Organisasi dapat menerapkan beberapa proses pengelolaan pengetahuan sebagai berikut :

a.         Eksternalisasi

Berusaha untuk mengubah tacit knowledge yang dimiliki oleh setiap individu organisasi menjadi explicit knowledge melalui dokumentasi. Pengetahuan individu organisasi akan didokumentasikan, baik dalam bentuk artikel, buku, dsb.

b.         Internalisasi

Kebalikan dari eksternalisasi, pada proses internalisasi setiap individu di organisasi berusaha mempelajari pengetahuan dari luar individu karyawan (explicit knowledge) atau pengetahuan umum dengan membaca, memahami dan menjadikan inovasi.

c.         Kombinasi

Proses kombinasi dapat dilakukan untuk meningkatkan budaya organisasi dan performance personal organisasi. Proses ini dapat dilakukan dengan menghubungkan eksplisit knowledge yang lama menjadi explicit knowledge yang baru dan lebih bermanfaat.

d.         Sosialisasi

Suatu proses yang mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lainnya. Kegiatan sosialisasi ini biasanya dilakukan dengan belajar langsung dengan orang lain yang lebih paham dan berpengalaman. Pada proses ini, kemampuan individu dalam menangkap pengetahuan yang disampaikan secara langsung perlu dipertimbangkan.

Berhasilnya perolehan pengetahuan dalam suatu organisasi akan berdampak pada budaya kerja organisasi dan meningkatnya kinerja organisasi. Suatu organisasi dapat semakin mengandalkan pengetahuan yang dibagikan lintas individu untuk menghasilkan solusi inovatif untuk memecahkan masalah dan mengembangkan proses organisasi yang lebih inovatif. Manajemen pengetahuan ditemukan untuk memungkinkan memikirkan sesuatu lebih sering sehingga dapat meningkatkan inovasi proses. Sejalan dengan penerapan manajemen pengetahuan pada kegiatan organisasi akan menimbulkan keterkaitan terhadap beberapa dimensi, yaitu :

a.         Dimensi Orang

Pengimplementasian manajemen pengetahuan memberikan dampak bagi sumber daya manusia organisasi seperti dampak terhadap pembelajaran karyawan, adaptasi karyawan, serta kepuasaan karyawan.

b.         Dimensi Proses

Manajemen pengetahuan memungkinkan organisasi melakukan perbaikan terhadap proses organisasi seperti perbaikan terhadap proses pemasaran, manufaktur, akuntansi, teknik, dan juga hubungan masyarakat.

c.         Dimensi Produk

Dalam produk atau layanan yang dihasilkan dalam sebuah organisasi tentunya ada sebuah nilai yang selalu dicoba untuk dipertahankan bahkan ditingkatkan. Manajemen pengetahuan dapat membantu organisasi meningkatkan nilai terhadap produk merek tersebut melalui inovasi produk dan pengembangan produk berbasis pengetahuan.

d.         Dimensi Kinerja Organisasi

Penerapan manajemen pengetahuan akan memberikan dampak langsung dan tidak langsung terhadap kinerja organisasi. Untuk dampak langsung yang diberikan seperti membantu karyawan untuk berpikir lebih inovatif dan menghasilkan output yang inovatif yang akan mendorong profitabilitas organisasi, sedangkan untuk dampak tidak langsung seperti melatih kepemimpinan intelektual karyawan dan membantu proses negosiasi terhadap pesaing atau organisasi mitra.

Dalam era pengetahuan, manajemen pengetahuan mendorong pentingnya pembelajaran dalam organisasi. Malhotra (1997) mengemukakan bahwa manajemen pengetahuan akan membantu proses untuk mencapai kombinasi sinergis dalam data dan informasi untuk memproses kapasitas teknologi informasi dengan kapasitas inovatif dan kreativitas individu. Kesuksesan kemajuan teknologi organisasi dapat diraih melalui keunggulan-keunggulan yang terkait dengan sumber daya manusia (SDM), yaitu pengetahuan dan keterampilan yang diharapkan dapat menjadi budaya yang terus mengalir dalam organisasi. 

Menurut Moelyono Djokosantoso (2003), terdapat keterkaitan hubungan antara budaya korporat dengan kinerja organisasi yang dapat dijelaskan dalam model diagnosis budaya organisasi Sedangkan menurut Tiernay, bahwa semakin baik kualitas faktor-faktor yang terdapat dalam budaya organisasi, maka semakin baik kinerja organisasi tersebut. Karyawan yang telah memahami keseluruhan nilai-nilai organisasi akan menjadikan nilai-nilai tersebut sebagai suatu kepribadian organisasi. Nilai dan keyakinan tersebut akan diimplementasikan dalam perilaku keseharian mereka dalam bekerja, sehingga akan menjadi kinerja individual. Budaya organisasi sangat berpengaruh terhadap peningkatan kinerja organisasi yang ditunjukkan dengan 3 indikator kinerja, yaitu :

a.         Efektivitas Proses

Manajemen pengetahuan memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih efektif dengan membantu memilih dan melakukan sebagian besar proses yang sesuai. Manajemen pengetahuan yang efektif memungkinkan anggota organisasi untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk memantau peristiwa eksternal. Ini menghasilkan lebih sedikit kejutan bagi para pemimpin organisasi dan berakibat mengurangi kebutuhan untuk memodifikasi rencana dan menerima pendekatan yang kurang efektif.

b.         Efisiensi

Mengelola pengetahuan secara efektif juga dapat memungkinkan organisasi untuk menjadi bertambah produktif dan efisien. Contoh dari peningkatan efisiensi salah satunya adalah seorang ahli geologi eksplorasi BP yang berlokasi di lepas pantai Norwegia berhasil menemukan cara yang lebih efisien untuk menempatkan minyak di dasar laut Atlantik pada tahun 1999. Metode yang ditingkatkan ini melibatkan perubahan posisi kepala bor untuk mengarahkan  peralatan dengan lebih baik sehingga mengurangi jumlah kecelakaan. Hal ini tentunya tidak lepas dari penerapan manajemen pengetahuan.

c.         Inovasi Proses

Organisasi dapat mengandalkan pengetahuan yang dibagikan antar individu untuk menghasilkan solusi dan proses organisasi yang lebih inovatif. Manajemen pengetahuan telah ditemukan untuk memungkinkan brainstorming yang lebih berisiko (Storck dan Hill 2000) dan dengan demikian meningkatkan inovasi proses.

Dengan manajemen pengetahuan memungkinkan organisasi menjadi lebih efektif dengan membantu mereka untuk memilih dan melakukan sebagian besar proses yang sesuai. Hal ini juga dapat memungkinkan organisasi menjadi lebih produktif dan efisien. Organisasi dapat semakin mengandalkan pengetahuan yang dibagikan antar individu dalam menghasilkan solusi inovatif untuk masalah serta mengembangkan proses organisasi.