Membuat Surat Dinas yang Baik dan Benar (Bag 1)

Oleh Sumarlin Utiarahman

Sebagai Aparatur Sipil Negara, kita akan selalu berhadapan dengan hal yang berhubungan dengan administrasi, baik yang berkaitan dengan keuangan, laporan pertanggungjawaban dan Surat Menyurat. Jika kita cermati ada banyak model surat yang akan kita jumpai pada setiap instansi, dalam satu kantor atau bahkan dalam satu bidang sekalipun.  Bentuk suratnya dapat bermacam-macam. Ada yang menggunakan jenis huruf Arial, ada yang Times New Roman ada Bookman Old Style, demikian juga ukuran kertas ada yang menggunakan ukuran kertas Folio dan ada juga yang menggunakan ukuran A4. Margin atas bawah, kiri kanan juga berbeda-beda, ada yang terlalu kekiri, ada juga yang terlau kekanan, ada yang tulisannya sudah hampir menyentuh batas bawah kertas dan ada juga yang masih menyisakan ruang yang cukup untuk batas bawahnya. Belum lagi jika kita mencermati kode-kode yang terdapat pada penomoran dan sifat surat. Sering kita menemui kode-kode unik berbeda yang menyertai nomor surat serta sifat surat mulai dari Penting, Segera, Amat Segera dan Biasa. Timbul pertanyaan apakah Surat yang kita hasilkan tersebut sudah baik dan benar, atau adakah aturan baku yang dapat dipedomani sehingga dalam rangka tertib admiistrasi terdapat keseragaman format surat di instansi pemerintah.

 

Pengaturan tentang Tata Naskah Dinas sebenarnya telah lama diatur yang secara umum merujuk pada 2 regulasi dari 2 Kementerian/Lembaga yaitu, Kementerian Dalam Negeri dan Peraturan Kepala Badan Arsip Nasional. Mungkin ini menjadi salah satu penyebab timbulnya beberapa bentuk dan model surat, belum lagi versi "mandai-mandai seorang" bagi yang malas membuka aturan.

Tata Naskah Dinas yang diterbitkan oleh 2 Kementerian/ Lembaga ini memang agak sedikit berbau ego sektoral, masing-masing lembaga menempatkan diri sebagai lembaga yang berwenang dalam mengatur terkait Tata Naskah Dinas. Bahkan dalam sebuah pertemuan yang penulis hadiri sempat ada statmen yang menyatakan bahwa "Tidak sah sebuah surat jika tidak sesuai dengan tata naskah dinas ini ". Tentu saja ini pernyataan yang sangat tidak berdasar karena tata naskah dinas   bertujuan  untuk menciptakan tertib administrasi, efektifitas dan penyeregaman/pembakuan format tanpa mengurangi atau menghilangkan substansi isi surat. Terkait syarat sah/tidaknya surat dinas atau hal apa saja yang dapat membatalkan surat dinas akan dibahas pada tulisan lainnya.

Selanjutnya untuk memahami regulasi yang menjadi pedoman dalam penyusunan tata naskah dinas, mari kita cermati muatan ruang lingkup yang tertuang dalam Peraturan Arsip Nasional  Nomor 5 Tahun 2021 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas  yang diundangkan pada tanggal 25 Juni  2022

Pasal 2 ayat (1) menyatakan "Pedoman Umum Tata Naskah Dinas merupakan acuan umum dalam penyusunan kebijakan Tata Naskah Dinas pada Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah"

 

Pernyataan tersebut menegaskan bahwa Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah dalam menerbitkan aturan terkait Tata Naskah Dinas agar berpedoman pada ketentuan ini. Lembaga Negara dimaksud adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

Lebih jauh ketentuan ini juga mengatur bahwa peraturan ini berlaku secara mutatis mutandis bagi Perguruan Tinggi Negeri, Organisasi Kemasyarakatan, Organisasi Politik, dan BUMN/BUMD.

Pelaksana Harian Pejabat Pelaksana Tugas Dan Penjabat Dalam Sistem Administrasi Pemerintahan