Jenis Jenis Surat

Bayangkan di dalam kegiatan kantor, ketika karyawan membuat surat namun belum memahami mana perbedaan jenis-jenis surat tersebut, sangat bingung bukan?, Nah untuk itu mari kita baca selengkapnya pada artikel dibawah ini.

Apa Itu Jenis-Jenis Surat?

Memilih format surat yang tepat, penting sekali untuk menyampaikan pesan secara efektif dan profesional. Format surat bervariasi tergantung pada tingkat formalitas yang dibutuhkan, yang secara umum dibagi jadi tiga kategori, diantaranya:

1. Surat Resmi:

Surat resmi biasanya digunakan untuk komunikasi formal antara individu atau organisasi. Ciri utamanya: memakai bahasa baku, struktur yang terorganisir, dan detail informasi yang lengkap.

Format:

- Kop Surat: Berisi logo, nama organisasi/instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email.

- Nomor Surat & Tanggal: nunjukin identitas dan waktu pengiriman surat. Format penulisan nomor surat bervariasi, tetapi umumnya mencakup kode dan tanggal.

- Lampiran (Opsional): Mencantumkan daftar dokumen yang dilampirkan.

- Perihal: Menjelaskan singkat isi surat.

- Alamat Penerima: Mencantumkan nama dan alamat lengkap penerima. Penulisan "Kepada Yth." dan alamat penerima tidak boleh digunakan bersamaan.

- Salam Pembuka: Formal, misalnya "Dengan hormat,".

- Isi Surat: Jelas, ringkas, dan menggunakan bahasa Indonesia baku. Hindari kalimat kiasan atau ambigu. Gunakan bahasa yang tegas, lugas, dan tidak berbelit-belit.

- Salam Penutup: Formal, misalnya "Hormat kami,".

- Tanda Tangan & Nama Terang: Menunjukkan identitas pengirim.

- Nama & Jabatan Penandatangan: Memberikan konteks dan otoritas pengirim.

- Contoh: Surat lamaran kerja, surat pengunduran diri, surat permohonan izin, surat pemberitahuan resmi.

2. Surat Setengah Resmi:

Surat setengah resmi merupakan tingkat formalitas yang lebih rendah daripada surat resmi, tetapi tetap menjaga kesopanan dan profesionalisme. Biasanya digunakan untuk komunikasi antara individu dan organisasi, atau antar individu yang sudah saling mengenal.

Format:

- Kop surat mungkin tidak selalu diperlukan, tergantung konteksnya.

- Struktur kurang formal dibandingkan surat resmi, tetapi tetap terorganisir.

- Bahasa yang digunakan lebih santai daripada surat resmi, tetapi tetap sopan dan menghindari bahasa gaul.

- Detail informasi mungkin tidak selengkap surat resmi.

- Salam pembuka dan penutup lebih fleksibel.

- Contoh: Surat undangan pernikahan dari perorangan, surat terima kasih kepada atasan, surat permintaan informasi kepada instansi. Surat undangan setengah resmi tidak menggunakan kop surat, nomor, atau jabatan pengirim, berbeda dengan surat resmi. Bahasa yang digunakan juga lebih santai, namun tetap sopan.

3. Surat Tidak Resmi:

Surat tidak resmi digunain untuk komunikasi informal antara individu yang sudah saling mengenal dekat. Biasanya bahasa yang digunakan kurang baku, atau tidak formal.

Format:

- Tidak ada struktur baku.

- Bahasa yang digunakan santai dan akrab.

- Detail informasi minimal.

- Biasanya ditulis tangan.

- Contoh: Surat untuk teman, keluarga, atau kerabat dekat.

Pemilihan format surat yang tepat bergantung pada konteks komunikasi. Pertimbangkan hubungan antara pengirim dan penerima, tujuan komunikasi, dan tingkat formalitas yang diperlukan. Dengan memahami perbedaan antara surat resmi, setengah resmi, dan tidak resmi, Anda dapat menyampaikan pesan secara efektif dan profesional. Menggunakan contoh-contoh di atas sebagai panduan akan membantu Anda dalam menyusun surat yang sesuai dengan kebutuhan.

Referensi:

https://blog.privy.id/cara-membuat-surat-resmi-dengan-benar/?need_sec_link=1&sec_link_scene=im

https://www.sipas.id/blog/contoh-surat-resmi/