Keahlian dan Keterampilan yang Dibutuhkan Sekretaris di Perusahaan Multinasional

Pada sekitar akhir tahun 2001, saya mendapat tawaran bekerja di perusahaan multinasional yang bergerak di bidang batubara. Posisi yang dibutuhkan adalah sekretaris. Sedangkan latar belakang pendidikan saya bukan dari profesi tersebut.

"Kenapa takut mencoba? Kamu punya potensi dan memiliki kemauan belajar yang keras serta mudah beradaptasi. Saya percaya kamu bisa," demikian kawan kakak memberikan dorongan agar saya menerima tawaran tersebut.

Akhirnya, dengan modal kecakapan bahasa Inggris, pengetahuan dasar tentang administrasi dan penguasaan pengoperasian komputer, saya beranikan diri mengajukan lamaran kerja.

Melalui tiga rangkaian test berupa ketrampilan menyusun surat berbahasa Indonesia dan Inggris, wawancara fully in English dengan Kepala Personalia (HRD) dan Managing Director (MD), akhirnya saya diterima menjadi sekretaris MD dan mulai bekerja di awal tahun 2002.

Seiring berjalan waktu, tak terasa hampir delapan tahun saya bekerja di sana dengan duka suka, sedih bahagia, dan bersyukur mendapatkan pengalaman yang baik sebagai bekal dan pembelajaran pada pekerjaan berikutnya yang saya jalani setelah mengundurkan diri dari perusahaan tersebut pada awal tahun 2010.

Berikut saya berbagi pengalaman tentang keahlian dan ketrampilan sebagai Sekretaris pada perusahaan multinasional.

Manajemen Komunikasi (Sumber gambar: diknaspedia.blogspot.com)

Pertama, kenali, ketahui, dan pahami perusahaan tempat kita bekerja.

Hal ini saya lakukan sebelum dan sesudah diterima bekerja oleh perusahaan. Penting artinya agar kita mengenal perusahaan ini bergerak di bidang apa, siapa pemiliknya, mengapa perusahaan tersebut ada di Indonesia, kontrak kerja secara umum seperti apa, dan lain sebagainya. Saya secara aktif mencari info dan bertanya kepada orang yang mengetahuinya.

Kedua, lakukan proses lamaran kerja hingga diterima sebagai sekretaris dengan penuh percaya diri.

Hal ini saya lakukan untuk memotivasi dan mengukur kemampuan yang dimiliki diluar kapasitas. Berusaha memberikan yang terbaik. Bisa jadi saya hanya berpuas diri pada batas kemampuan tertentu, yang sebenarnya saya bisa melakukan lebih dari itu. 

Contoh, sebelumnya saya hanya pengajar bahasa Inggris di sebuah lembaga pendidikan yang hanya bercakap-cakap sesuai standar yang ada di buku paket kepada anak didik. Atau mempraktikkan percakapan singkat harian dengan sesama karyawan di kantor dinas yang mana saya pernah menjadi tenaga honor. Tugas administrasi juga sebatas apa yang diperintahkan.

Nah, pada saat melakukan tes kerja, saya berusaha melakukan sebaik mungkin dengan ketrampilan komunikasi berbahasa asing yang baik dan benar, karena perusahaan yang dituju adalah perusahaan multinasional, serta mengerjakan tes administrasi dengan baik dan meminimalisir kesalahan dalam tata urutan pengerjaan (tertib administrasi).

Ketiga, mengenal dan memahami struktur organisasi perusahan

Hal ini penting agar sekretaris mengetahui garis hirarki atau bertingkat yang mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan. Dimana setiap individu atau Sumber Daya Manusia (SDM) yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.

Sehubungan sekretaris perusahaan tidak hanya satu orang. Ada kalanya masing-masing bidang, kantor pusat, kantor cabang juga memiliki sekretaris. Dengan demikian kita bisa mengetahui alur tugas dan tanggung jawab kita kepada pimpinan maupun perusahaan.

Keempat, pahami dan patuhi aturan perusahaan yang berlaku

Biasanya pihak HRD akan menyampaikan hal tersebut kepada karyawan agar mengetahui hak dan kewajibannya sebagai pekerja yang segala sesuatunya dilindungi oleh Undang-Undang dan diatur oleh peraturan perusahaan atau surat perjanjian kerja. Dengan demikian, karyawan dapat bekerja dengan nyaman dan perusahaan berjalan dengan baik.

Kelima, kuasai minimal satu bahasa asing, khususnya bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar multinasional

Sebagai seorang sekretaris, kita menjadi penghubung komunikasi antarelemen pada perusahaan. Bersyukurlah apabila kita juga menguasai bahasa asing lainnya, hal itu menjadi nilai tambah bagi personanya.

Bisa jadi ketika perusahaan melakukan komunikasi bisnis dengan pihak lain, kita diminta ikut serta menghadiri pertemuan, minimal kita paham dengan apa yang didiskusikan. Karena sekretaris lah yang akan bertemu atau berkomunikasi dengan relasi yang berasal dari luar negeri. 

Keenam, tetap kuasai bahasa Indonesia dengan baik dan benar

Sekretaris diwajibkan memiliki kemampuan Bahasa Indonesia yang baik karena berhubungan dengan pembuatan surat atau dokumen penting lainnya, selain penguasaan bahasa asing.

Serta ketrampilan berbahasa yang baik, lugas dan efisien saat menerima tamu dari kalangan pemangku jabatan, mengikuti rapat yang bersifat kedinasan, dan lain sebagainya.

Ilustrasi pelatihan sekretaris (sumber: gamasemesta.com)

Ketujuh, terus meningkatkan ketrampilan diri melalui pelatihan dan pendidikan. Anda bisa mengajukan permintaan pelatihan ini kepada pimpinan apabila telah mendapat evaluasi kinerja tahunan, guna meningkatkan kualitas sebagai sekretaris. Jenis pelatihan bisa kita diskusikan kepada pimpinan, apa yang sekiranya perlu kita tingkatkan dan membantu kinerja perusahaan.

Alhamdulillah, saya bersyukur mendapat pelatihan dengan biaya penuh dari perusahaan selama bekerja sebagai sekretaris. Ada berupa pelatihan dasar menjadi sekretaris dan meningkatkan kinerja persona dan profesi.

Sehubungan saya bukan dari latar belakang lulusan sekretaris. Juga pelatihan pengambilan keputusan, seluk-beluk dunia pertambangan beserta ketrampilan teknik presentasi, dan lain sebagainya.

Tak lupa bahwa seorang sekretaris pun perlu ilmu tentang kearsipan dan manajemen waktu, agar segala informasi, dokumen, surat menyurat, agenda yang telah dibuat dan disepakati dalam rapat bisa terlaksana seusai alur dan estimasinya.

Delapan, Kemampuan human relation.

Kemampuan human relation bertujuan untuk memahami, memotivasi, dan mengarahkan SDM baik sebagai individu ataupun kelompok demi mencapai tujuan perusahaan.

Dengan kata lain, sekretaris harus memiliki hubungan kedekatan dengan semua karyawan untuk meningkatkan semangat kerja karyawan serta meminimalisir konflik yang terjadi dalam perusahaan.

Maklum, sebagai sekretaris yang ibaratnya 'tangan kanan pimpinan' maka kita adalah karyawan yang paling dipercaya pimpinan untuk mengetahui segala informasi di perusahaan.

Karena diberi kepercayaan yang begitu besar, maka jika  ingin menjadi sekretaris, pastikan kita adalah orang yang pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pimpinan, ya!

Demikian, saya berbagi pengalaman ketika menjadi sekretaris di sebuah perusahaan multinasional. Semoga bermanfaat bagi Anda.

Boleh juga baca kisah saya terkait hal tersebut di:

Bukan Hal yang Perlu dikhawatirkan, Hal Ini yang Membuat Saya Resign Berkali-kali

Cuti Haid Membuat Saya Produktif Saat Kembali Bekerja

***

Tulisan ke-210

#bekerjadiperusahaanmultinasional

#sekretaris

Referensi baca: 1 , 2 , dan 3