Cara Efektif Menerapkan Sistem Informasi Manajemen Dalam Bisnis

Sumber: incimages.com

Di era digital, bentuk informasi telah berkembang menjadi informasi fisik dan elektronik. Karena perkembangan itu sebuah perusahaan harus bisa beradaptasi agar informasi-informasi yang diterima bisa berguna untuk perusahaan.

Kerja mengelola informasi baik itu berupa data digital atau fisik butuh pendekatan yang berbeda satu sama lain. Dalam hal ini setiap manajemen dalam suatu perusahaan harus dapat memahami setiap informasi yang didapatkan.

Berkembangnya teknologi semakin membuat aktivitas transaksi atau tukar-menukar informasi jadi semakin cepat. Maka dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu perusahaan agar dapat membuat kerja operasionalnya semakin cepat dan efektif.

Sebagai solusi dari permasalahan tersebut, sistem informasi manajemen hadir.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Manajemen Informasi adalah suatu proses mengumpulkan informasi dari satu sumber untuk didistribusikan ke beberapa sumber lain yang membutuhkan. Kontrol atas proses yang kadang melibatkan beberapa departemen perusahaan itulah yang kompleks.

Harus dipahami terlebih dahulu bahwa informasi merupakan aset yang berharga bagi suatu perusahaan. Sebagai aset perusahaan tentunya ada aset yang memang harus dibagikan dan ada yang perlu disimpan.

Informasi-informasi yang beragam dan membutuhkan pengelolaan yang baik itu adalah komponen yang penting untuk kemajuan perusahaan.

Oleh sebab itulah dibutuhkan suatu sistem untuk mengolah data dan informasi yang beragam untuk didistribusikan dengan tepat dan efektif. 

Sistem informasi manajemen merupakan suatu rancangan yang bekerja untuk mengelola data. Kegiatan mengelola yang dilakukan SIM adalah menyimpan, mencari, dan menganalisis data.

Informasi yang memang perlu disimpan oleh perusahaan akan diarsipkan dengan rapi oleh sistem informasi manajemen sampai pada suatu hari akan tersedia jika memang perusahaan memerlukan informasi tersebut.

Sistem informasi manajemen adalah sebuah rancangan yang ditujukan untuk manusia yang didukung dengan layanan teknologi. Layanan teknologi itu akan membantu merancang, menerapkan, dan menggunakan sistem informasi bisnis dengan cara yang inovatif untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi suatu perusahaan.

Pada era digital suatu bisnis memang diperlukan untuk mengerjakan dan mengelola segala informasi perusahaan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu suatu bisnis perlu menggunakan sistem informasi di semua tingkat operasi untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data. 

Dengan sistem informasi manajemen setiap manajemen akan mengumpulkan dan menyebarkan informasi dalam bentuk informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan kerja operasional sehari-hari.

Setiap transaksi hingga berbagai keputusan yang dibuat oleh perusahaan akan dibuat efektif dan akurat oleh sistem informasi manajemen. Maka dari itu sistem informasi manajemen penting untuk suatu perusahaan.

Jenis-jenis Sistem Informasi Manajemen

Seorang manajer perusahaan dapat menggunakan sistem informasi manajemen sebagai alat untuk membantu memberikan keunggulan kompetitif.

Sistem yang dirancang terlebih dahulu harus didasarkan untuk mendukung tujuan perusahaan. Dengan perusahaan yang struktur organisasinya sudah cukup baik berikut ini beberapa jenis sistem informasi manajemen perusahaan.

1. Sistem informasi manajemen akuntansi

Dalam hal ini seluruh manajer akuntansi akan memberikan laporan pembukuan dan dibagian oleh semua tingkat manajer akuntansi.

1. Sistem informasi manajemen keuangan

Data-data pengeluaran dan pemasukan yang diolah menjadi informasi keuangan dikerjakan oleh sistem informasi manajemen keuangan untuk dibagikan kepada seluruh manajer keuangan perusahaan.

Dengan informasi itu Chief Financial Officer Anda akan lebih mudah untuk menganalisis aktivitas historis keuangan sebelumnya atau saat ini. Dengan begitu ia bisa memproyeksikan kebutuhan keuangan pada masa yang akan datang.

Lebih dari itu berdasarkan informasi yang telah dikembangkan oleh departemen SIM kepala keuangan Anda bisa juga melakukan pengendalian dan memantau dana dari waktu ke waktu.

1. Sistem informasi manajemen manufaktur

 Kegiatan operasional telah dipengaruhi oleh kemajuan besar dalam ranah teknologi lebih besar dari area fungsional manapun. Akibat dari hal tersebut adalah operasi manufaktur yang berubah.

Perubahannya dapat kita lihat dari stok yang selalu tersedia tepat waktu sehingga banyak dana tidak perlu disalurkan untuk menyimpan stok yang berlebih. Dalam kasus lain bahan baku langsung diproses dalam gerbong agar bisa dikirim langsung ke pabrik sehingga tidak memerlukan gudang.

1. Sistem informasi manajemen pemasaran

Dalam sistem informasi manajemen pemasaran aktivitas yang dikerjakan adalah menyangkut kerja manajerial di bidang pengembangan produk, distribusi, penetapan harga, efektivitas promosi serta perkiraan penjualan.

Dalam area SIM pemasaran sistem sangat bergantung pada sumber data eksternal seperti aktivitas kompetitor serta aktivitas pelanggan.

1. Sistem informasi manajemen sumber daya manusia

Manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan kegiatan memiliki hubungan dengan pekerja, manajer, atau individu lain yang dipekerjakan oleh suatu perusahaan.

Sistem informasi sumber daya manusia memiliki fungsi yang penting untuk memastikan keberhasilan suatu perusahaan. Sebab kegiatan yang dikerjakan oleh sistem ini adalah analisis dan perencanaan tenaga kerja, perekrutan, pelatihan, serta pembagian tugas. 

Karena berhubungan dengan semua area lain atau departemen lain dalam perusahaan, sistem informasi manajemen sumber daya manusia vital perannya.

Bagaimana Sistem Informasi Manajemen Berguna Bagi Perusahaan?

Suatu keputusan dalam perusahaan perlu ditentukan dengan tepat dengan didukung oleh data-data yang dibutuhkan, data itulah yang akan disediakan oleh sistem informasi manajemen untuk para pengambil keputusan di perusahaan.

Sistem informasi manajemen akan menyediakan beragam data, dari latar belakang, laporan terkini, sampai laporan analisis tren yang tentunya akan sangat berguna bagi pemilik agar dapat menetapkan keputusan terbaik.

Dengan informasi yang sangat terperinci itu perusahaan Anda dapat menggunakannya untuk membuat peningkatan kinerja bisnis Anda baik untuk jangka pendek maupun jangka yang panjang.

Selain itu ada beberapa hal yang secara spesifik dapat dilakukan oleh sistem informasi manajemen bagi perusahaan Anda.

1. Mengelola Data Bisnis

Sistem informasi manajemen akan memberikan keleluasaan pada para atasan untuk bisa mengakses data-data penting mengenai beragam departemen dan juga perusahaan secara keseluruhan.

Ada waktunya saat Anda ingin mengetahui apa saja dan berapa banyak penjualan yang telah meningkat selama lima tahun terakhir. Manajer Anda dapat langsung mengakses data yang relevan dan memberikan informasi yang Anda butuhkan.

Demikian halnya ketika manajer Anda sedang memerlukan referensi berupa informasi untuk melakukan penawaran atau untuk tujuan penjualan, sistem informasi manajemen dapat menyediakan hal tersebut.

1. Menginformasikan Keputusan Bisnis

Dalam sistem informasi manajemen tentunya akan disediakan berbagai fitur yang akan mendukung kinerja perusahaan. Dengan fitur-fitur tersebut perusahaan akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap.

Fitur pemeriksaan mandiri dan pemeriksaan silang dalam SIM membantu perusahaan Anda mengurangi kesalahan dengan rancangan sistem dari ahli TI Anda yang menawarkan gambaran lengkap tentang suatu situasi

Dapat dipastikan bahwa kebanyakan perusahaan yang telah menggunakan sistem manajemen informasi akan diberi kepastian bahwa semua keputusan yang dibuat oleh manajernya didasarkan pada ragam informasi yang identik dan spesifik.

1. Menganalisis Tren Bisnis

Hal fungsional yang dapat dilakukan oleh SIM adalah menyiapkan perkiraan untuk strategi perencanaan perusahaan dan anggaran.

Data-data dari beberapa tahun yang lalu mengenai informasi yang sangat berpengaruh pada fungsi fundamental perusahaan seperti proses penjualan, produksi, pengeluaran, dan investasi akan dipecah menjadi komponen-komponen yang terpisah.

Dengan data-data yang telah terpisah tersebut Anda dapat menganalisis tren baik permintaan dan penjualan dengan meminta sistem untuk melakukan proyeksi pola kinerja tahun-tahun yang lalu ke masa yang akan datang.

Tools atau fitur yang tersedia dalam SIM dapat melakukan evaluasi hubungan kemudian menghitung perkiraan mengenai tren masa mendatang. Dengan informasi itu analisis mengenai tren masa mendatang akan lebih akurat.

1. Meneliti Strategi dan Skenario

Meskipun dapat memberikan informasi yang cukup akurat mengenai tren berdasarkan data-data pendahulunya. Ada kalanya informasi atau perkiraan tren yang dihasilkan sedikit kurang relevan dan dengan sengaja ingin diubah.

Sistem manajemen informasi  dapat dimaksimalkan untuk mengevaluasi berbagai kinerja dan kemungkinan agar perusahaan Anda dapat menetapkan strategi yang baik. 

Data-data yang terkumpul dan diproyeksikan relevan atau tidak dengan situasi tren di masa mendatang tentu akan sangat membantu Anda dalam menyusun strategi paling baik bagi perusahaan Anda.

Sistem informasi manajemen akan menghitung apa yang akan terjadi berdasarkan data-data kinerja perusahaan tersebut di tahun-tahun lalu.Dengan pengetahuan ini, Anda dapat mengembangkan strategi yang optimal untuk perusahaan.

Cara Menerapkan Sistem Informasi Manajemen dengan Efektif Untuk Bisnis

Setelah paham dan tahu apa saja jenis sistem informasi manajemen yang ada di perusahaan, alangkah baiknya Anda sebagai pemimpin mengantisipasi tantangan saat akan mulai menerapkan sistem informasi manajemen di perusahaan Anda.

Tantangan di sini adalah beragam masalah yang mesti dihadapi perusahaan ketika sedang dalam proses transisi untuk menerapkan sistem informasi manajemen.

Tantangan saat transisi ini hanyalah masalah kecil sebelum perusahaan Anda dapat meningkatkan kinerjanya menjadi lebih baik. Untuk itu agar lebih efektif dan memastikan transisi yang sukses berikut ini beberapa tip yang dapat membantu.

1. Ketahui kebutuhan Anda sejak awal

Hal ini adalah langkah dasar yang paling utama sebelum perusahaan Anda mulai menerapkan sistem informasi manajemen dalam bisnis. Bahkan sebelum Anda mulai mencari penyedia layanan penting untuk diketahui terlebih dahulu apa saja yang Anda butuhkan.

Kebutuhan-kebutuhan yang perusahaan Anda sangat penting agar Anda dapat memilih jenis sistem mana yang akan paling bekerja untuk perusahaan Anda.

Untuk mengetahui kebutuhan perusahaan Anda bisa dimulai dengan menentukan tujuan perusahaan. Anda dapat mulai mengenali masalah-masalah yang akan menghambat proses untuk mencapai tujuan Anda dari sana.

Masalah-masalah itulah yang dijadikan landasan untuk kebutuhan perusahaan Anda karena jika masalah tersebut tidak ditemukan solusinya, maka tujuan perusahaan Anda tidak akan tercapai.

1. Mulai dengan Mengevaluasi Vendor

Vendor atau penyedia layanan sama pentingnya dengan tujuan perusahaan Anda. Maka dari itu, setelah Anda menetapkan hal apa saja yang betul-betul perusahaan Anda butuhkan langkah selanjutnya adalah mulai menganalisa penyedia layanan yang ada.

Kerjakanlah langkah ini secara pelan dan terukur karena merekalah yang akan membantu perusahaan Anda meningkatkan kinerja.

Anda dapat memulai dengan mengetahui biaya yang harus dibayar ketika harus membeli sistem dari mereka. Sesuaikanlah dengan kebutuhan Anda.

Hal yang tidak kalah penting untuk dinilai dari suatu vendor adalah hal-hal teknis terkait instalasi, pembaruan sistem, bahkan hingga pelayanan pelatihan karyawan tentang cara menggunakan sistemnya juga harus dijadikan pertimbangan.

Pilihlah penyedia layanan yang menawarkan solusi atas kebutuhan Anda dan dalam waktu yang bersamaan menyelesaikan masalah terkait transisi ketika perusahaan Anda mulai menerapkan sistem itu untuk meningkatkan kinerja Anda.

1. Latih karyawan Anda dengan baik

Meskipun telah dibarengi layanan pelatihan dari vendor yang telah Anda pilih sendiri dengan berbagai pertimbangan di atas. Singkirkanlah terlebih dahulu asumsi bahwa karyawan Anda telah mahir menggunakan sistemnya.

Perlu diingat bahwa sistem hanyalah alat yang dapat membantu kinerja orang-orang di perusahaan Anda, bukan menggantikannya. Maka perlu untuk memastikan bahwa karyawan Anda telah terampil.

Keterampilan karyawan dalam menggunakan sistem itu akan mempengaruhi kualitas keputusan yang akhirnya akan ditetapkan oleh manajemen, karena sebagian besar informasi yang didapatkan adalah data-data yang akan ditangkap oleh karyawan Anda.

1. Dapatkan sistem yang hanya memiliki fitur yang Anda butuhkan

Meskipun telah disinggung tadi dalam tips ketika mengevaluasi vendor, agaknya poin ini perlu dijelaskan lebih rinci.

Anda harus memastikan dengan sangat yakin bahwa sistem yang telah Anda pilih adalah sistem yang memang memiliki fitur-fitur yang perusahaan Anda butuhkan. Karena itu, kembalilah pada poin pertama dan lihat lagi dengan jelas.

Banyak sistem yang sangat canggih dan memiliki banyak fitur unggulan yang dapat membantu. Namun Anda jangan langsung mengeluarkan biaya untuk sistem yang rumit dan belum tentu perusahaan Anda butuhkan.

Dibanding itu, lebih baik pilih sistem paling sederhana yang mudah digunakan oleh karyawan dan fitur yang tersedia lengkap dalam artian dapat membantu memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan.

Dengan langkah ini, Anda juga tidak perlu mengeluarkan biaya terlalu tinggi untuk sebuah sistem yang rumit dan susah dipelajari dan pada saat yang sama belum tentu dapat membantu memenuhi kebutuhan manajemen Anda.

1. Pilihlah Sistem yang Dapat Beradaptasi dengan Perkembangan

Dengan berkembangnya suatu perusahaan, tugas-tugas manajemen tentu akan lebih kompleks dan karena itu sistem yang perusahaan Anda pilih harus bisa beradaptasi dengan segala kemungkinan perubahan.

Terkadang perubahan-perubahan yang paling kecil seperti penggantian kerja laporan akibat bergantinya personil tidak dapat diselesaikan oleh sistem yang kaku pada perubahan. Sistem seperti itu hanya akan menghambat perkembangan perusahaan Anda.

Penting untuk dipastikan bahwa sistem yang telah Anda pakai mampu menangani perubahan-perubahan kecil seperti itu, tanpa harus menghubungi pengembang.

1. Bersiaplah untuk perubahan

Menerapkan sistem informasi manajemen ke dalam perusahaan Anda adalah suatu langkah yang cukup besar karena hal ini akan berdampak pada perubahan-perubahan lain dalam kerja operasional Anda.

Memilih sistem yang dapat membantu perusahaan Anda saat melakukan transisi saja tidak cukup, Anda perlu memastikan setiap elemen perusahaan Anda telah bersiap untuk perubahan tersebut.

Pastikanlah setiap departemen yang Anda miliki telah bersiap untuk menerapkan kerja sistem informasi manajemen dalam kerja operasional mereka.