4 Cara Kerja Sales Taking Order dalam Bisnis FMCG

Sumber: businessnhmagazine.com

Anda tentu pernah memesan atau order barang, kan? Meski terlihat sederhana, ternyata proses pengelolaan pesanan menjadi alur kerja paling vital dalam bisnis apapun yang menjual produk.

Bila bisnis mendapatkan pesanan, ini artinya kemungkinan akan ada uang yang mengalir masuk. Akan tetapi, proses manajemen pesanan juga perlu dilakukan dengan benar. Kalau tidak, bisnis akan merugi dan membuat pelanggan kecewa. 

Sama halnya dalam bisnis FMCG, dimana distribusi barang berubah cepat dan dinamis. Dibutuhkan Sales Taking Order (Sales TO) untuk mencatat pesanan pelanggan secara optimal. 

Lalu, apa itu Sales TO, bagaimana cara kerja, serta apa saja tanggung jawab dan tugasnya? Di artikel ini Anda bisa membaca lebih lanjut jawabannya. 

Definisi Sales Taking Order

Mungkin dari sedikit gambaran di atas, Anda sudah mulai memahami apa itu Sales TO. Istilah Sales TO sangat populer di dunia marketing dan perusahaan distribusi. 

Jadi, Sales TO adalah pegawai penjualan yang bekerja untuk mencatat pesanan pelanggan secara terperinci. Namun, Sales TO berbeda dengan sales pada umumnya. 

Kalau sales pada umumnya membawa produk untuk ditawarkan ke calon pembeli. Maka, Sales TO tidak membawa produknya. Ia hanya bertugas mencatat pesanan calon pembeli. Kemudian, disetorkan atau diserahkan ke distributor untuk diproses pengiriman barang berupa daftar pesanan barang. 

Sebagai contoh, Sales TO dari pabrik biskuit. Ia akan mengunjungi beberapa toko kelontong, kios, atau toko grosir untuk menawarkan produk biskuit milik pabrik. Akan tetapi, ia tidak membawa produk tersebut, dan hanya mencatat pesanan item nama biskuit yang akan dipesan. Selanjutnya, dalam beberapa hari, produk biskuit yang dipesan tersebut, akan dikirim ke toko grosir atau toko ritel tadi. 

Pertanyaan baru muncul, mengapa Sales TO tidak membawa produknya? Karena, ia hanya bertugas meningkatkan jumlah pesanan sebanyak-banyaknya, tanpa harus menerima pembayaran. Berbeda dengan sales pada umumnya, yang bisa bertransaksi atau menerima uang pembayaran dari pelanggan. 

Bagaimana Alur Proses Taking Order?

Proses mengambil atau menerima pesanan (taking order) adalah ujung tombak penjualan bisnis. Langkahnya dimulai dari Sales TO mengunjungi calon pembeli seperti toko ritel atau toko grosir, memakai sepeda motor tanpa membawa produk. 

Kemudian, setibanya di toko, sales TO akan menerima pesanan dari toko. Dan pesanan dapat dikirim oleh tim logistik beberapa hari kemudian. Walaupun tampaknya mudah, namun kalau sampai pesanan datang terlambat, tentunya dapat mengecewakan calon pembeli. 

Oleh karena itu, idealnya suatu bisnis bisa berjalan lancar jika setiap tahap alur distribusi barang dan pembayaran juga efektif dan efisien. Sebagai contoh, proses taking order dapat menggunakan platform berbasis teknologi Cloud. Sehingga, data stok hingga status pesanan bisa diperbarui dan disimpan secara elektronik di database pusat.

Peran Penting Sales Taking Order

Kemudian, bagaimana Sales TO dapat membantu kesuksesan suatu perusahaan? Seperti yang diketahui, sales taking order membantu di bidang penjualan untuk mengambil atau menerima pesanan dari para pelanggan. 

Peran penting Sales Taking Order adalah mencatat pesanan secara rinci, lalu menyerahkan atau menyetorkan daftar produk yang dipesan kepada perusahaan. 

Biasanya, Sales Taking Order bekerja untuk perusahaan FMCG seperti produk makanan, minuman, atau produk kebutuhan sehari-hari lainnya. Contohnya sales es krim, sales snack atau makanan kemasan, mie instan, dan lainnya. Sales Taking Order hanya bertugas mencatat pesanan saja, selebihnya untuk pengiriman produk dan pembayaran dilakukan oleh tim penjualan lain. 

Di sinilah peran penting Sales TO untuk mampu meningkatkan omset perusahaan dengan penjualan produk sebanyak mungkin. Sebab, semakin banyak daftar produk yang dipesan calon pembeli, maka kemungkinan tingkat penjualan akan bertambah. Calon pembeli Sales Taking Order umumnya adalah pedagang di pasar, outlet retail, toko serba ada, minimarket, hingga outlet grosir, dan sebagainya.

Tugas-tugas Sales Taking Order

Seorang Sales Taking Order bertanggung jawab penuh atas beberapa tugas. Di antaranya: 

1. Membantu Tim Penjualan

Sesuai divisinya, Sales Taking Order membantu tim penjualan untuk menerima atau mengambil orderan dari pelanggan. Tak jarang, dalam satu hari, Sales Taking Order mendapatkan target mencapai puluhan atau ratusan order produk. 

Sales Taking Order bertugas membantu tim penjualan agar dapat mencapai target dan menjual produk sebanyak mungkin. Misalnya, dengan mengunjungi langsung beberapa outlet ritel di pelosok untuk mengambil pesanan dan memperkenalkan sampel produk (contoh produk) kepada calon pembeli. 

Selanjutnya, daftar pesanan produk akan disetorkan kepada perusahaan dan ditindaklanjuti dengan mengirimkan produk barang sesuai kesepakatan.

1. Menindaklanjuti Tagihan

Tugas sales TO berikutnya adalah menindaklanjuti tagihan yang masih belum selesai. Sebagai contoh, toko grosir memesan 100 produk es krim, akan tetapi pembayaran masih dilakukan separuh di awal transaksi. 

Karena itu, Sales Taking Order bertugas menanyakan untuk sisa pelunasan kepada konsumen. Berlaku sebaliknya, apabila ternyata pelanggan sudah melunasi semua pembayaran, akan tetapi produk hanya dikirim 50 item. Maka, Sales Taking Order juga harus menyelesaikan pesanan tersebut sesuai kesepakatan.

1. Membina Hubungan Profesional

Seringkali pelanggan atau konsumen dari Sales Taking Order adalah para pedagang grosir atau toko retail. Itulah mengapa, Sales Taking Order dapat bekerjasama dalam jangka panjang. Bahkan, bisa saling mengenal dan menjalin keakraban. 

Sales Taking Order yang baik akan selalu menjaga reputasi perusahaan dengan kinerja profesional. Semakin banyak pelanggan yang loyal, maka perusahaan semakin untung. 

Sebagai perpanjangan tangan perusahaan, Sales Taking Order juga bertugas menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan. Termasuk memperkenalkan produk baru, serta menyampaikan informasi penting terkait produk.

1. Monitoring Kondisi Produk

Jangan sampai ketika pesanan sampai di toko grosir, terdapat produk yang rusak, cacat, atau kadaluwarsa. Sales Taking Order bertugas memeriksa kondisi pesanan yang sudah dikirimkan. 

Jika terdapat masalah seperti rusak atau kadaluwarsa, maka Sales Taking Order akan mencatat dan mengganti dengan produk baru yang lebih berkualitas. Bukan hanya menjual barang sebanyak mungkin, Sales Taking Order juga membantu menganalisa produk apa saja yang cocok ditawarkan ke calon pembeli tertentu. 

Hal ini penting untuk mencegah produk dikembalikan ke perusahaan karena kurang laku atau kondisi kadaluwarsa.