Sepenting apakah etika proposal kantor dalam mengomunikasikan bisnisnya? Kenapa proposal bisnis harus beretika dalam tutur komunikasi tertulisnya?
Ya, dalam hal berbisnis, etika proposal terkait bagaimana komunikasi tertulis yang efektif adalah bagian yang amat krusial dalam komunikasi bisnis dan penting untuk jadi perhatian.
Karena tentunya hal ini adalah sebagai standar dan acuan dalam menilai kepribadian suatu perusahaan ataupun kantor, termasuk juga mewakili nilai kepribadian diri para punggawa-punggawa yang mengawakinya.
Kalau tutur komunikasi tertulis yang dituangkan dalam proposal tidak beretika dan efektif, maka dalam komunikasi bisnis akan dapat hal-hal seperti, ketidakpahaman, kekurangpahaman, hingga kesalahpahaman yang pada akhirnya akan menimbulkan konflik, perselisihan, dan lain sebagainya.
Namun terkadang, justru disinilah kantor ataupun perusahaan kurang peka dan mengasumsikan bahwa, tutur komunikasi bisnis dalam proposal itu hanya selalu berkaitan erat dengan tutur komunikasi pada saat berbicara secara tatap muka langsung atau berbicara secara lisan saja, sehingga tutur komunikasi tertulis dalam proposal masih dipandang tidak terlalu prioritas ataupun penting.
Padahal tidaklah bisa begitu, tutur komunikasi dalam proposal itu amatlah penting menerapkan tutur komunikasi tertulis yang beretika dan efektif serta perlu komunikasi berbalas dengan ajeg menerima maupun menyimak dari hasil timbal balik dari tutur komunikasi tertulis tersebut.
Artinya di sini, bila kantor hanya lebih mengutamakan tutur komunikasi lisan saja dalam menjalankan bisnisnya, maka disinilah juga terlihat bahwasanya kantor masih lebih mengutamakan ego dan idealisme, serta tidak mengindahkan klien.
Oleh karenanya, komunikasi tertulis yang efektif dan beretika dalam proposal bisnis agar hendaknya jangan diabaikan, dipandang sebelah mata, diremehkan ataupun disepelekan, karena hal ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam komunikasi bisnis dan sangat berdampak dengan citra dan kepribadian kantor.
Bahkan saat menuangkannya dalam tutur tertulis pun enggak boleh ngasal, sebab jika salah dalam menuliskannya, maka bisa akan terjadi kesalahpahaman dan sensitifitas yang dapat menimbulkan salah penafsiran hingga multipersepsi, sehingga dapat berdampak pada relationship kantor dengan para klien.
Dalam artian juga di sini adalah, proposal bisnis kantor juga harus memperhatikan komunikasi tertulis efektif dan beretika serta harus memperhatikan terkait bagaimana gaya tulisan dan tata bahasanya sesuai dengan usaha yang sedang dijalankan.
Proposal ini diantaranya seperti, memasarkan produk perusahaan, mereview produk perusahaan, ataupun membranding produk perusahaan, surat menyurat kantor, memperkenalkan brosur, leafleat, dan company profile, serta yang sejenisnya.
Tentunya juga yang tidak bisa disepelekan adalah bagaimana dalam merespon maupun menerima, balasan, tanggapan, saran dan masukan dari klien perusahaan yang menerima berbagai proposal bisnis tadi di atasÂ
Oleh sebab itu, suatu kantor harus benar-benar memahami dan penuh pertimbangan terkait apakah komunikasi tertulis dari proposal tersebut sudah beretika, tepat, dan efektif seperti;
Apakah tutur komunikasi tertulis tersebut sudah ramah atau justru jadi sebaliknya terkesan seperti sedang marah, apakah komunikasi tertulis tersebut menimbulkan ambiguitas atau sudah jelas atau tidak, apakah informasi yang disampaikan dapat diterima dengan jelas atau tidak, dan sebagainya.
Sehingga inilah kenapa sebabnya, proposal itu harus memiliki tutur komunikasi tertulis yang beretika dan efektif itu penting dan perlu diperhatikan.
Tutur komunikasi tertulis kantor melalui proposal bisnis haruslah lebih berhati-hati terkait dengan gaya dan tata bahasa yang dituangkan dalam konten tulisan seperti tanda baca misalnya, ketaksaan dan ketandasan makna misalnya, dan sebagainya.
Oleh karenanya, menerapkan tutur komunikasi tertulis yang efektif dan beretika dalam proposal kantor sangatlah perlu memperhatikan terkait bagaimanakah pesan yang disampaikan kepada pembaca ataupun penerima yang menjadi klien kantor dapat sampai sesuai tujuan yang dimaksudkan.
Sehingga yang perlu diperhatikan adalah:
1. Pentingnya memperhatikan gaya tutur kata dan tata bahasa yang dituliskan dalam proposal.
Gaya penuturan kata dan tata bahasa dalam proposal yang dituliskan sebenarnya sih sangatlah boleh fleksibel, namun demikian harus juga tetap memperhatikan kejelasan tata bahasa dan ketaksaan makna, serta kesantunan tutur kata tertulis.
Sehingga apa yang menjadi maksud dan tujuan melalui pesan tertulis yang disampaikan dalam proposal bisnis, maka komunikasinya menjadi jelas, tidak mengambang maupun ambigu.
2. Pentingnya memperhatikan kerapian dari isi konten dan tampilan dalam proposal bisnis.
Di dalam isi kontennya perlu hati-hati juga dengan tanda baca, tanda titiknya, tanda komanya, terutama tanda seru, soal tanda seru ini alangkah baiknya bila tanda seru hanya untuk mengungkapkan ekspresi kegembiraan dan jumlahnya hanya secukupnya saja.
Di samping itu juga adalah, wajib menghindari kesalahan pengetikan atau penulisan (typo) atau salah dalam tutur tata bahasanya. Begitu juga soal pemakaian emoji, disarankan tidak usah dipakai. Halnya juga adalah memperhatikan jenis font standar agar mudah dan nyaman untuk dibaca.
3. Pentingnya memperhatikan Esensi dan substansi proposal bisnis.
Dalam hal ini, diperlukan berpikir logis dan realistis dahulu sebelum menuturkan lisan dalam tulisan pada proposal bisnis. Hal ini karena, tutur kata komunikasi tertulis melibatkan motif dan dampak, sehingga perlu juga memperhatikan apa yang menjadi maksud dan tujuan terkait esensi dan substansinya sebagai kepastian bahwa seluruh informasi adalah akurat dan dapat dijangkau oleh klien perusahaan.
Hal ini seperti misal, apakah ide dan gagasan yang nantinya akan dituturkan dalam tulisan proposal bisnis tersebut dapat mengelola relationship dengan khalayak misalnya, apakah sudah menyampaikan informasi kepada khalayak tanpa menguranginya atau menahan informasi penting lainnya yang terdapat dalam proposal bisnis misalnya, dan lain sebagainya.
Kemudian juga yang enggak boleh ketinggalan adalah, bila akan mengirimkan attachment melalui surel, maka agar dapatnya berikan judul yang sesuai dengan file yang dikirimkan, selain itu upayakan untuk tidak mengompresi bentuk attachment ke dalam bentuk data zip atau data rar, ini agar penerima surel bisa langsung nyaman membaca attachment tanpa harus mengekstraknya terlebih dahulu.
Kemudian, yang tidak kalah penting juga adalah, jangan sampai terlupa untuk memberi jawaban ataupun penjelasan terkait proposal bisnis yang dikirimkan, membalas, menanggapi dan melalukan konfirmasi jika ada respon dan tanggapan dari klien terkait proposal, ataupun jika terjadi adanya kekurangpahaman, ketidakjelasan maka harus segera ditindak lanjuti, hal ini tentunya untuk menghindarkan kesalahpahaman dari komunikasi tertulis tersebut.
"Tutur komunikasi tertulis yang efektif dan beretika yang tertuang dalam bermacam jenis proposal bisnis adalah cerminan tersirat dari nilai kepribadian suatu kantor ataupun perusahaan dan termasuk juga menjadi nilai kepribadian dari bisnis yang dijalankan."
Nah, inilah kiranya kenapa tutur komunikasi tertulis yang beretika dan efektif dalam proposal bisnis itu penting dan tidak boleh disepelekan, diremehkan, dipandang sebelah mata, dan bahkan diabaikan oleh kantor.
Demikian kiranya artikel singkat ini, bukan kami bermaksud untuk mengajari, tapi niat ikhlas untuk saling berbagi manfaat bagi bersama.
Artikel ke 189 tahun 2023.
Sigit Eka Pribadi.
Follow Instagram @kompasianacom juga Tiktok @kompasiana biar nggak ketinggalan event seru komunitas dan tips dapat cuan dari Kompasiana
Baca juga cerita inspiratif langsung dari smartphone kamu dengan bergabung di WhatsApp Channel Kompasiana di SINI
