Ini karena arsip surat dinas jelas terkait pertanggung jawabannya bahwa arsip tersebut tertera paraf basah pejabat terkait dan tanda tangan basah pejabat penanda tangan.
-----
Jadi inilah kiranya yang menjadi beberapa alasannya kenapa aturan kontrol paraf ini penting banget, dan kenapa juga setiap kantor mesti menerapkan aturan soal kontrol paraf ini.
Karena memang sudah semestinya surat dinas itu perlakuannya harus melalui mekanisme seleksi ketat sebelum ditanda tangani pejabat penandatangan yang berhak.
Oleh karena itulah, kenapa setiap kantor baik itu pemerintah maupun swasta menerapkan kebijakan soal kontrol paraf ini.
Lalu kalau ada yang bertanya boleh atau tidak sih surat dinas itu tidak pakai kontrol paraf, ya sebenarnya tidak ada larangan sih, akan tetapi beranikah suatu kantor berbuat seperti itu?
Jelas saja kantor tidak akan berani mengambil risiko besar kalau ke depannya ada kasus, jadi mekanisme kontrol paraf ini adalah sudah melekat menjadi kebijakan kantor untuk diterapkan dan harus ditaati.
Kalau soal terhambatnya surat dinas akibat pejabatnya sering tidak di tempat ya jelas dong pejabat tersebut yang harus bertanggung jawab.
Yang terpenting diposisi ini, pejabat terkait tersebut sudah diinformasikan, baik itu mungkin secara pesan elektronik ataupun menelpon langsung terkait adanya surat dinas yang harus segera diparaf.
Kalau perlu ya direkam saat menelpon pejabat tersebut, dan simpan screnshoot pesan elektronik untuk bukti ke depan, bahwa ada bukti yang menunjukan upaya dalam rangka menginformasikan surat yang harus segera diparaf.
Jadi seberapa pentingkah kontrol paraf ini, sejatinya sangat penting dan fungsinya vital, sehingga memang wajib diterapkan oleh suatu kantor.
