Nah, di sinilah pentingnya fungsi kontrol paraf tersebut, ketika arsip surat dinas yang ada kontrol paraf tersebut sudah ditemukan sebagai dasar pembuatan surat.
Maka, akan mudahlah mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk mengolah surat dinas tersebut.
Selain itu, bila suatu saat ke depan, terjadi permasalahan yang tidak diinginkan seperti misal ada penyelewengan anggaran, ada penyelewengan wewenang, ataupun penyelewengan yang lainnya.
Maka akan sangat mudah mengusutnya secara kronologis, karena dalam kontrol paraf tersebut tertera paraf dan kapan waktu diparaf oleh para pejabat terkait yang bertanggung jawab soal arsip surat dinas tersebut.
Jadi jelaslah sudah, kalau arsip surat dinas tidak ada kontrol parafnya dan hanya ada tanda tangan pejabat utama saja, akan sangat sulit mengusutnya kalau sewaktu-waktu ada kasus.
Di sinilah yang sering sekali juga kejadian, kenapa seorang pejabat instansi pemerintahan atau direktur perusahaan lengah langsung asal main tanda tangan saja tanpa meneliti terlebih dahulu surat yang ditandatanganinya tersebut.
Padahal surat dinas yang ditanda tangani tidak ada kontrol parafnya, sehingga pada akhirnya terjebak masalah hukum, akibat dari surat dinas tidak ada kontrol parafnya, menyebabkan bukti kasus hanya mengarah pada pejabat tersebut.
Oleh sebab itu, sebagai pengingat juga, bagi Anda yang menduduki jabatan penting di kantor, maka Anda jangan langsung tanda tangan kalau surat dinas tidak ada kontrol parafnya.
2. Sebagai fungsi pengawasan dan pengendalian antar pejabat terkait.
Setelah ada disposisi atau sejenis petunjuk pendelegasian, maka surat dinas tentunya akan diolah sesuai pada bidang tugas pokoknya masing-masing.
