Seperti misal, dari konseptor ke operator Komputer, dari konseptor ke sekretaris, lalu berlanjut ke kepala urusan, lalu diteruskan lagi ke kepala seksi hingga ke pejabat utama sebagai penandatangan sah.
Di sinilah kontrol paraf itu menjadi fungsi pengawasan dan pengendalian sekaligus sarana komunikasi dan koordinasi, apalagi kalau berkaitan dengan anggaran ataupun keuangan.
Sehingga ke depan kalau surat dinas tersebut tersandung kasus sudah jelas siapa-siapa yang akan bertanggung jawab.
Sehingga tidak akan begitu sulit mengusut kasus, kalau ada oknum yang berbuat penyelewengan, semisal memalsu paraf bahkan memalsu tanda tangan pejabat.
3. Bukti otentik pelengkap kronologis ekspedisi surat.
Selain wajib tercatat pada buku agenda dan buku ekspedisi surat yang berguna sebagai bukti perjalanan surat, maka kontrol paraf ini juga sebagai bukti pelengkap ekspedisi surat.
Jadi akan mudah ditelusuri dan dibuktikan, kalau kiranya surat itu tersendat, maka pejabat tersebutlah yang akan bertanggung jawab soal kenapanya surat dinas tersebut belum terselesaikan.
4. Bukti otentik bahwa arsip telah di dilegalisasi sebagai arsip pertinggal.
Pada umumnya naskah surat dinas yang selesai diolah akan diperbanyak kemudian ditanda tangani dan dicap basah lalu dikirim sesusai alamat tujuan.
Lalu yang ada kontrol parafnya sebagai arsip pertinggal dan dicatat dan dicap arsip pertinggal, lalu disimpan oleh sekretariat atau humas.
Nah pada saat diarsipkan inilah juga, kontrol paraf berfungsi sebagai bukti pendukung terkait legalisasi arsip surat dinas.
