Bekerja Lebih Cerdas Bukan Lebih Keras, Bagaimanakah Tipsnya?

Pada tahun 1930-an, Allen F. Morgenstern menciptakan ungkapan "Work smarter, not harder" yang artinya "Bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras".

Ungkapan ini sebenarnya sebagai tanggapan atas pekerjaan panjang dan melelahkan yang dilakukan oleh para pekerja di pabrik-pabrik industri. 

Dengan menemukan cara agar mereka lebih efisien dengan sedikit usaha, maka Morgenstern menemukan peningkatan produktivitas dan kebahagiaan terhadap mereka. Lantas, bagaimana mereka melakukannya? Bagaimana seseorang bisa bekerja "cerdas" daripada "keras"?

Sebagian besar dari kita telah mendengar istilah ini dan bertanya-tanya bagaimana hal itu dapat diterapkan pada pekerja saat ini.

Ada banyak cara untuk meningkatkan produktivitas kita dengan menggunakan praktik manajemen waktu yang baik dan beberapa alat tambahan untuk mengelompokkan tugas, melacak waktu, dan memprioritaskan apa yang paling penting bagi kita.

Yuk, simak lima tips manajemen waktu yang bisa membantu kita bekerja cerdas, bukan keras.

1. Perencanaan 

Mengembangkan rencana tindakan untuk harian, mingguan, atau bulanan, membantu kita memperjelas apa yang perlu dilakukan sehingga kita tidak perlu mengulang daftar tugas berulang kali.

Seorang konsultan dan Direktur Perencanaan Perusahaan di Spokane, Washington, Geroge T. Doran, mengembangkan akronim "SMART" pada tahun 1981, sebagai alat yang berguna untuk manajemen perencanaan.

Meskipun tidak memiliki satu arti yang pasti---dan telah direvisi dari waktu ke waktu---untuk memenuhi situasi dan kebutuhan individu, "SMART" memiliki lima acuan perencanaan:

S = Specific (spesifik); menentukan tujuan yang hendak kita capai secara specifik dan jelas.

M = Measurable (terukur); memiliki beberapa gagasan tentang bagaimana kita akan melacak kemajuan kita dengan cara menetapkan tenggat waktu untuk menunjukkan berapa lama kita harus mencapai tujuan ini.

A = Assignable (dapat dialihkan); memutuskan siapa yang akan melakukannnya. Jika bekerja sendiri, jelas pelakunya adalah kita. Jika bekerja dengan tim, pastikan orang yang diberi tugas mampu dan mau menyelesaikannya dalam kerangka waktu yang telah ditentukan.

R= Realistis (realistis); setelah mengetahui apa tujuannya dan siapa yang akan melakukannya, pastikan pekerjaan itu dapat dicapai secara realistis dalam kerangka waktu yang telah kita tetapkan dan dengan sumber daya yang tersedia.

T=Time (waktu); menetapkan tanggal target yang masuk akal dan dapat dicapai. Itu artinya, kita memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang ingin kita selesaikan sehingga membuka jalan untuk mencapainya.

2. Mengatur Kalender

Setelah memiliki perencanaan dan mengetahui tugas apa yang ingin kita selesaikan, kita dapat meletakkannya di kalender atau papan perencanaan sehingga kita dapat melihat gambaran yang lebih besar dan menetapkan kerangka waktu untuk mencapai setiap pekerjaan.

Dengan pengelompokan tugas, kita dapat mengelompokkan topik serupa, menghindari mode multitasking yang menguras energi. 

Saat kita melakukan banyak tugas, melompat dari satu pekerjaan yang tidak terkait ke pekerjaan lain, otak kita membutuhkan waktu untuk mengatur ulang kembali sebelum kita dapat sepenuhnya terlibat dalam satu pekerjaan.

Satu studi dari Universitas California menemukan bahwa dibutuhkan waktu lebih dari 23 menit untuk memfokuskan kembali setelah gangguan---bayangkan kita harus mengambil 23 menit dari setiap pekerjaan, hanya untuk kembali ke pekerjaan lain yang kita pikirkan.

Gunakan kelompok waktu yang berisi tugas serupa, seperti menghabiskan satu jam di pagi hari dan satu jam di penghujung hari untuk membaca, lalu kita dapat menetapkan tugas serupa ke kelompok waktu lain. Pikirkan tentang satu tugas pada satu waktu, dan fokus pada hal itu.

3. Menghilangkan Gangguan dan kekacauan  

Hal yang perlu kita jaga adalah area kerja kita bersih dari kekacauan. Ketika memiliki tumpukan dokumen dan terlalu banyak obyek di area kerja kita, otak kita akan secara otomatis memperbesarnya, mengalihkan perhatian kita dari pekerjaan yang ada.

Jika melihat tugas lain yang memanggil kita dari sela-sela, kita dapat benar-benar teralihkan dari apa yang kita lakukan sekarang. Dengan merapikan area kerja kita, kita dapat menjernihkan pikiran dan lebih fokus pada pekerjaan yang ada. 

Jika kita kesulitan memutuskan apa yang harus dilakukan dengan semua item di meja kita atau sesuatu yang tidak lagi kita butuhkan karena tidak memiliki tujuan lain, satu aturan praktis adalah menyimpannya, memberikannya, atau membuangnya.

Sebagian besar item akan berada di bawah salah satu kategori tersebut, maka kita menyimpan barang-barang itu ke dalam file, rak, atau laci yang tertata.

Sehingga itu semua memudahkan kita menemukannnya nanti sehingga menghemat lebih banyak waktu --dan itu akan menunggu kita ketika kita siap tanpa memenuhi kepala kita dengan semua hal yang kita lihat di meja kita.

4. Istirahat dan Minum Air

Meskipun tidak ada yang salah dengan bekerja keras, terutama ketika kita bersemangat tentang apa yang kita lakukan, istirahat sebenarnya dapat meningkatkan kinerja kita. 

Kurangnya istirahat dapat berakibat buruk, membuat kita kurang efektif, belum lagi efek jangka panjangnya bagi tubuh dan kesehatan mental kita.

Berjalan-jalan, tidur siang, bermeditasi, dan bermain dengan hewan peliharaan adalah contoh cara untuk melepaskan diri dari tugas yang sedang kita kerjakan. Berdiri dan bergerak memungkinkan darah kita bersirkulasi.

Selain itu, mengubah aktivitas memberi kita kesempatan untuk menggunakan berbagai bagian otak kita daripada terus-menerus menggunakan area yang mengontrol pemecahan masalah, pengambilan keputusan, dan bahkan kreativitas.

Atur timer untuk mengingatkan diri kita agar meluangkan waktu untuk melakukan sesuatu yang berbeda. Kita bahkan dapat menjadwalkannya di kalender sehingga kita memiliki waktu yang disisihkan untuk itu. 

Anggap itu sebagai tujuan kita yang lain untuk hari itu sehingga kita tidak akan merasa seolah-olah itu menjauhkan kita dari tugas-tugas kita yang lain --ini sama pentingnya dengan semua hal lain dalam daftar kita.

Saat melakukannnya, ingatlah untuk minum air, baik pada istirahat yang dijadwalkan maupun sepanjang hari saat kita bekerja. Minum banyak air mendorong fungsi otak. 

Semua sel dan sistem tubuh kita membutuhkan air untuk berfungsi pada tingkat yang optimal. Saat kita mengalami dehidrasi, kita mungkin akan mengalami sakit kepala, mengantuk, atau tekanan darah turun dan itu bukan situasi terbaik untuk melakukan pekerjaan terbaik kita.

5. Kita bisa melakukan apa saja, tetapi tidak harus melakukan semuanya

Dalam sebuah buku berjudul "The power of Fokus", pengarangnya, Jack Canfield, Mark Victor Hensen, dan Les Hewwit menggambarkan 4D dari daftar manajemen waktu: Do, Defer, Delegate, Delete (lakukan, tunda, delegasikan, hapus).

Memutuskan apa tujuan kita dan bagaimana kita akan mencapainya akan sangat membantu untuk memprioritaskan pentingnya setiap tujuan dan bagaimana hal itu akan dilaksanakan.

Saat melihat daftar kita, kategorikan tugas dengan salah satu dari 4D tersebut:

Do; jika pekerjaan itu sebagai sesuatu yang harus dilakukan.

Defer; jika pekerjaan itu yang kurang mendesak dan kita dapat memilih untuk menjadwalkannya untuk hari lain.

Delegate; Jika pekerjaan itu mendesak, tetapi kita masih terlalu sibuk, kita dapat mendelegasikannya kepada anggota tim lain yang memiliki ruang di jadwal mereka.

Delete; kita mungkin melihatnya dan memutuskan pekerjaan itu bukan sesuatu yang ingin selesaikan sama sekali. Dalam hal ini, kita mungkin memutuskan untuk menghapusnya dari daftar kita sama sekali.

Dengan menggunakan metode 4D, kita dapat mengatur tugas kita dengan memprioritaskan yang paling penting terlebih dahulu, meminta bantuan saat dibutuhkan, dan mengetahui apa yang layak dilakukan, dan apa yang tidak.

***

Dengan mengelola waktu secara efisien, kita dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi stres, dan membantu segala sesuatunya berjalan lebih lancar di lingkungan yang lebih santai.

Ingatlah juga untuk menjadwalkan istirahat dan buatlah sedikit ruang gerak untuk hal-hal yang tidak terduga. Kemudian, jika sesuatu muncul yang tidak bisa kita antisipasi, kita dapat menghadapinya dengan tenang dan bijaksana tanpa harus lembur.

Kesimpulannnya, tanpa manajemen waktu, kita mungkin memiliki ilusi bahwa tidak ada cukup waktu. Filsuf Romawi, Seneca, berkata , "Bukan karena kita memiliki waktu yang singkat, tetapi karena kita menyia-nyiakannya."

Jadi, bekerja cerdas membuat semuanya selesai.

-Shyants Eleftheria, salam Wong Bumi Serasan-