Paket Meeting
Dalam banyak organisasi, ketika penyerapan anggaran harus segera dilakukan, strategi yang paling sering digunakan adalah menggelar paket meeting, terutama yang bersifat fullboard di hotel. Sebenarnya, tidak semua paket meeting bersifat insidental atau dadakan-beberapa memang sudah dipersiapkan sebelumnya. Namun, mayoritas meeting di hotel sering kali tidak efektif. Tidak jarang peserta hanya sekadar hadir tanpa interaksi bermakna, tanpa debat atau adu argumen yang konstruktif. Sesi rapat pun diwarnai dengan peserta yang mengantuk, mengangguk tanpa pemahaman, menikmati sajian hotel, atau bahkan merokok di luar ruangan.
Masalahnya bukan pada lokasi meeting di hotel semata, tetapi lebih pada ketidaksiapan organisasi dalam merancang rapat yang produktif. Banyak organisasi, baik kementerian maupun perangkat daerah, hanya membuat program sekadar untuk memenuhi seremonial, tanpa memperjelas output dan outcome yang diharapkan. Rapat pun sering menjadi formalitas belaka.
Alternatif: Kenapa Tidak Rapat di Kantor?
Untuk rapat internal, sebenarnya lebih baik dilakukan di kantor. Namun, dalam realitasnya, jika rapat melibatkan pemangku kebijakan yang lebih banyak, sering kali tingkat kehadiran peserta lebih rendah jika rapat diadakan di kantor. Untuk rapat kecil dengan sekitar 20 peserta dan durasi 1--2 jam, kantor adalah pilihan ideal. Namun, jika rapat berlangsung lebih lama dan melewati waktu makan siang, efektivitasnya menurun. Tidak semua kantor memiliki fasilitas makan siang atau ruang rapat dengan kapasitas cukup.
Konsinyasi: Efektif atau Tidak?
Salah satu alasan utama paket meeting digunakan adalah untuk konsinyasi, yaitu pertemuan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas teknis tanpa gangguan. Teorinya, konsinyasi bertujuan untuk menciptakan suasana kerja yang fokus dan kondusif. Namun, realitasnya tidak selalu demikian. Saya pernah mengikuti konsinyasi dua tahun lalu untuk memeriksa Detail Engineering Design (DED) sebuah proyek perencanaan. Apakah efektif? Tidak sama sekali.
Gangguan justru lebih banyak. Alih-alih fokus bekerja, peserta lebih sibuk membahas destinasi wisata di sekitar Bogor, lokasi tempat kami berkonsinyasi. Perencana tidak segera melakukan perbaikan, dan saya pun kesulitan berkonsentrasi. Inilah yang menjadi alasan bahwa konsep konsinyasi di hotel perlu dievaluasi kembali. Sebelum adanya instruksi penghematan oleh Presiden Prabowo, konsinyasi masih bisa dilakukan di lokasi minimal dua jam dari kantor. Namun, apakah model seperti ini benar-benar memberikan hasil yang maksimal? Masalah sesungguhnya bukan pada paket meeting tapi organisasinya.
Paket meeting sendiri bukanlah sesuatu yang sepenuhnya salah. Yang lebih bermasalah adalah organisasi itu sendiri. Baik di kementerian maupun perangkat daerah, banyak program yang tidak memiliki ide dan gagasan inovatif. Lebih buruk lagi, banyak program yang bagus tetapi tidak berkelanjutan, sehingga manfaatnya berhenti di tengah jalan.
Paket meeting bisa menjadi solusi yang efektif jika hasilnya berbobot dan dapat ditindaklanjuti. Tidak ada gunanya mengadakan diskusi tanpa ada langkah konkret setelahnya. Demikian pula, tidak ada gunanya pelatihan jika tidak dipersiapkan dengan baik dan diisi oleh pengajar yang tidak kompeten. Evaluasi harus dilakukan secara menyeluruh agar setiap anggaran yang dikeluarkan benar-benar membawa manfaat bagi organisasi dan masyarakat.
Perjalanan Dinas
Pernahkah Anda mendengar pernyataan Presiden yang meminta pegawai lebih sering turun ke lapangan? Menteri PUPR sebelumnya, Bapak Basuki, juga pernah menekankan hal yang sama. Tidak ada yang salah dengan perjalanan dinas, terutama jika dilakukan demi memastikan kelancaran program dan proyek di berbagai daerah. Namun, realitasnya, perjalanan dinas sering kali menjadi beban anggaran dan justru menyimpang dari tujuan awalnya.
Tangkapan layar, berita Menteri PUPR memerintahkan pegawai ke lapangan.Dari sisi ekonomi, perjalanan dinas memiliki dampak positif. Maskapai penerbangan tetap beroperasi di daerah yang kurang menarik, hotel-hotel tetap berjalan, dan bisnis penyewaan mobil mendapat keuntungan. Saya sendiri sering melakukan perjalanan dinas untuk memeriksa proyek di lapangan, memastikan segala sesuatu berjalan sesuai rencana. Secara teori, ini adalah hal yang benar dan seharusnya terjadi. Tetapi, tunggu dulu.
Tidak semua perjalanan dinas benar-benar diperlukan. Ada perjalanan dinas yang dilakukan hanya demi penyerapan anggaran tanpa memberikan dampak nyata. Terkadang, ini menjadi langkah terpaksa agar anggaran terserap, tanpa mempertimbangkan efektivitasnya. Selain itu, dalam praktiknya, kunjungan pegawai pusat ke daerah sering kali membuat instansi daerah kewalahan. Dari urusan penjemputan, pencarian hotel, hingga menjamu tamu dengan makan-makan di tempat mewah, semuanya bisa menjadi beban tambahan bagi pegawai daerah. Bahkan, ada praktik yang tidak sehat, seperti meminta fasilitas gratis dari mitra kerja di daerah.
Saya menyadari bahwa budaya seperti ini tidak sehat. Saat saya melakukan perjalanan dinas sendiri, saya lebih memilih untuk tidak meminta pelayanan berlebihan, cukup didampingi ke lapangan. Saya biasa keluar sendiri di malam hari untuk mencari makan sederhana di sekitar hotel. Namun, hal ini sering kali tidak berlaku bagi pejabat. Pegawai daerah harus sangat berhati-hati ketika menerima kunjungan pejabat dari pusat, karena ini menyangkut reputasi dan kenyamanan mereka. Sayangnya, kadang ini lebih kepada anggapan semata daripada tuntutan yang nyata.
