Tuan Presiden, Pemangkasan Anggaran Saja Tidak Cukup!

Reformasi ini membawa dampak besar bagi negara. Keuangan Prusia menjadi lebih stabil, dan kas negara menguat. Pendapatan pajak meningkat tanpa harus membebani rakyat kecil, berkat sistem perpajakan yang lebih adil dan pegawai yang bekerja secara profesional. Uang yang berhasil dikumpulkan digunakan untuk membangun infrastruktur dan memperkuat militer, menjadikan Prusia sebagai salah satu kekuatan utama di Eropa.

Kebijakan-kebijakan inilah yang kemudian diwarisi oleh putranya, Friedrich yang Agung, untuk lebih mengembangkan Prusia menjadi negara yang disegani di kancah mancanegara. Friedrich Wilhem memulai dari diri sendiri dahulu.

Pemborosan Uang Negara

Menyebut pemborosan anggaran seperti perjalanan dinas, paket meeting di hotel, dll adalah bentuk penyederhanaan masalah. Perjalanan dinas atau rapat di hotel hanya alat, ada masalah yang berakar yang perlu dipecahkan.

Seminar Kit

Pemborosan uang negara itu memang benar adanya. Coba liat gambar di bawah ini:

Gambar seminar kit berupa totebag, buku catatan dan pouch. (Sumber: Pribadi)

Gambar di atas ada tote bag, notebook dan pouch.Gambar di atas hanya beberapa seminar kit yang saya simpan. Karena tinggal di kos kecil jadi saya tidak punya cukup ruangan untuk mengoleksi berbagai macam seminar kit setiap seminar, FGD yang saya ikuti. Hampir sebagian besar terpaksa saya "buang". Teman-teman PNS lain pasti mengalami hal serupa, mengoleksi berbagai buku catatan, tumbler dan tas polo. Buku-buku catatan itu begitu banyak sehingga tidak semua terpakai. Hanya beberapa orang yang tidak punya gengsi masih mau memakai tas seminar tersebut. Selebihnya kalau tidak disimpan di gudang, dihibahkan dan yang paling buruk adalah dibuang.Bagi saya seminar kit tidak lebih hanya sebagai bentuk penghargaan peserta yang datang.

Paket Meeting

Dalam banyak organisasi, ketika penyerapan anggaran harus segera dilakukan, strategi yang paling sering digunakan adalah menggelar paket meeting, terutama yang bersifat fullboard di hotel. Sebenarnya, tidak semua paket meeting bersifat insidental atau dadakan-beberapa memang sudah dipersiapkan sebelumnya. Namun, mayoritas meeting di hotel sering kali tidak efektif. Tidak jarang peserta hanya sekadar hadir tanpa interaksi bermakna, tanpa debat atau adu argumen yang konstruktif. Sesi rapat pun diwarnai dengan peserta yang mengantuk, mengangguk tanpa pemahaman, menikmati sajian hotel, atau bahkan merokok di luar ruangan.

Masalahnya bukan pada lokasi meeting di hotel semata, tetapi lebih pada ketidaksiapan organisasi dalam merancang rapat yang produktif. Banyak organisasi, baik kementerian maupun perangkat daerah, hanya membuat program sekadar untuk memenuhi seremonial, tanpa memperjelas output dan outcome yang diharapkan. Rapat pun sering menjadi formalitas belaka.
Alternatif: Kenapa Tidak Rapat di Kantor?
Untuk rapat internal, sebenarnya lebih baik dilakukan di kantor. Namun, dalam realitasnya, jika rapat melibatkan pemangku kebijakan yang lebih banyak, sering kali tingkat kehadiran peserta lebih rendah jika rapat diadakan di kantor. Untuk rapat kecil dengan sekitar 20 peserta dan durasi 1--2 jam, kantor adalah pilihan ideal. Namun, jika rapat berlangsung lebih lama dan melewati waktu makan siang, efektivitasnya menurun. Tidak semua kantor memiliki fasilitas makan siang atau ruang rapat dengan kapasitas cukup.

Konsinyasi: Efektif atau Tidak?

Salah satu alasan utama paket meeting digunakan adalah untuk konsinyasi, yaitu pertemuan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas teknis tanpa gangguan. Teorinya, konsinyasi bertujuan untuk menciptakan suasana kerja yang fokus dan kondusif. Namun, realitasnya tidak selalu demikian. Saya pernah mengikuti konsinyasi dua tahun lalu untuk memeriksa Detail Engineering Design (DED) sebuah proyek perencanaan. Apakah efektif? Tidak sama sekali.

Gangguan justru lebih banyak. Alih-alih fokus bekerja, peserta lebih sibuk membahas destinasi wisata di sekitar Bogor, lokasi tempat kami berkonsinyasi. Perencana tidak segera melakukan perbaikan, dan saya pun kesulitan berkonsentrasi. Inilah yang menjadi alasan bahwa konsep konsinyasi di hotel perlu dievaluasi kembali. Sebelum adanya instruksi penghematan oleh Presiden Prabowo, konsinyasi masih bisa dilakukan di lokasi minimal dua jam dari kantor. Namun, apakah model seperti ini benar-benar memberikan hasil yang maksimal? Masalah sesungguhnya bukan pada paket meeting tapi organisasinya.

Paket meeting sendiri bukanlah sesuatu yang sepenuhnya salah. Yang lebih bermasalah adalah organisasi itu sendiri. Baik di kementerian maupun perangkat daerah, banyak program yang tidak memiliki ide dan gagasan inovatif. Lebih buruk lagi, banyak program yang bagus tetapi tidak berkelanjutan, sehingga manfaatnya berhenti di tengah jalan.

Paket meeting bisa menjadi solusi yang efektif jika hasilnya berbobot dan dapat ditindaklanjuti. Tidak ada gunanya mengadakan diskusi tanpa ada langkah konkret setelahnya. Demikian pula, tidak ada gunanya pelatihan jika tidak dipersiapkan dengan baik dan diisi oleh pengajar yang tidak kompeten. Evaluasi harus dilakukan secara menyeluruh agar setiap anggaran yang dikeluarkan benar-benar membawa manfaat bagi organisasi dan masyarakat.

Perjalanan Dinas