Delegasi Tugas

PERILAKU ORGANISASIONAL

DELEGASI TUGAS

UNIVERSITAS PAMULANG 

FAKULTAS EKONOMI 

 

Dosen pembimbing : 

Agus Afandi S.E.,M.Ak.

 

Di susun oleh :

Putri Ramadhanti            ( 191011200788 )

Rukiyah Alwi                      ( 191011200802 )

Sahrul Anwar                     (191011200834 )

Pendahuluan

Dalam setiap kehidupan pastinya tidak luput dari manajemen. Manajemen sendiri bisa dikatakan seorang pemimpin dalam sebuah kelompok dari berbagai individu yang berkesinambungan ( yang ada didalam sebuah organisasi).

Dalam konteksnya, manajemen mempunyai peranan dan hak dalam sebuah kelompok contohnya delegasi

Delegasi merupakan wewenang yang diberikan atasan untuk mengatur perputaran roda sebuah kelompok, dimana wewenang tersebut untuk mengatur kinerja ataupun kewajiban pada setiap individu yang berada di dalam kelompok tersebut.

Pendelegasian tugaspun sangat penting didalam sebuah kelompok. Atasan perlu pendelegasian tugas demi bisa menjalankan proses manajemen dengan baik dan terorganisir.

Pendelegasian tugas adalah sesuatu yang logis bagi seorang pemimpin kepasa orang yang dianggapnya sebagai bawahan terpercaya. Jika seorang pemimpin tidak  ada pendelegasian didalam sebuah kelompok, maka sesungguhnya kelompok tersebut itu tidak butuh siapa siapa melaikan dia sendiri. Jika seorang atasan mempunyai banyak pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan oleh seorang diri, maka dia perlu pendelegasian tugas.

Delegasi sendiri juga dilakukan agar pemimpin dapat mengembangkan bawahan sehingga memperkuat kelompok tersebut.

Didalam sebuah organisasi atau kelompok, seorang pemimpin mempunyai hak atas seseorang yang mempunyai delegasi tugas tersebut.

Pada intinya wewenang tersebut digunakan untuk melakukan sesuatu atau memerintah seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu demi tercapainya tujuan kelompok tersebut.

 

 

Delegasi Tugas

Pengertian Delegasi

Delegasi pada umumnya adalah pihak individu yang dipercaya sebagai perwakilan untuk bisa mewakili sebuah kelompok atau lembaga. Dalam ruang lingkup perusahaan,kegiatan pendelegasian bisa diserahkan langsung kepada bawahan atau kepada mereka yang tingkatannya lebih rendah.

Sedangkan menurut KBBI, Delegasi adalah individu yang ditunjuk atau diutus oleh suatu negara dalam suatu musyawarah, penyerahan atau pelimpahan wewenang, perutusan, atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu lingkungan tugas dan harus mampu mempertanggung jawabkannya kepada atasan.

Tujuan dan Manfaat Delegasi

Dari pengertian diatas, tujuan dan manfaat dari Delegasi adalah :

• Meningkatkan produktivitas serta kinerja dalam suatu perusahaan atau organisasi.
• Membantu pihak atasan dalam menilai dan membuat kebijakan yang tepat.
• Memberikan kesempatan kepada bawahan untuk bertumbuh kembang dalam karier, mampu mempertanggung jawabkan tugas yang diberikan kepada atasan, berprestasi serta belajar dari kesalahan dan keberhasilan yang diraih atas pendelegasian yang sudah dilakukan.
• Memotivasi setiap individu didalam organisasi untuk lebih fokus pada target dan kualitas yang ingin diraih.

 

Fungsi Delegasi

Berikut fungsi dari Delegasi Tugas, yaitu :

• Lebih Terfokus pada Perkembangan Organisasi/Perusahaan
• Pemberian tugas dari atasan kepada para staf akan membuat mereka menjadi lebih fokus kepada perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Sehingga, atasan ataupun orang yang didelegasikan sama-sama bisa fokus dalam mengerjakan tugas dan tanggung jawabnya.
• Proses Kerja Lebih Efisien dan Efisien
• Atasan atau manajer yang mendelegasikan orang lain kepada suatu tugas akan membuat seluruh pekerja dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Karena setiap orang akan mengerjakan masing-masing tugasnya. Sehingga pekerjaan bisa diselesaikan secara cepat dan tepat.
• Membantu dalam Membuat Kebijakan yang Tepat
• Delegasi juga bermanfaat untuk membantu para manajer perusahaan dalam menilai kebijakan yang sudah diterapkan. Jika terdapat ketidaksesuaian kebijakan, maka mereka bisa membuat kebijakan baru yang lebih relevan dengan perusahaan.
• Media Pembelajaran Bagi Karyawan
• Karyawan akan diberikan kesempatan untuk mencoba hal baru yang belum pernah mereka lakukan. Jadi, karyawan punya kesempatan untuk mempersiapkan jenjang karir yang jauh lebih tinggi. Delegasi akan bermanfaat untuk menjadi media pembelajaran serta membuat para karyawan bisa lebih mengembangkan bakatnya.

Unsur Delegasi

• Responsibility (Tugas)
• Tugas merupakan seluruh pekerjaan yang nantinya wajib dilaksanakan oleh seseorang yang akan menerima wewenang. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, seorang atasan dapat memberikan wewenang kepada bawahan langsung atau unit kerja dengan tingkatan yang lebih rendah.
•  Authority (Kekuasaan)
• Kekuasaan adalah seluruh hak atau wewenang yang diterima oleh seseorang untuk mengambil keputusan berkaitan dengan fungsinya. Pada hal ini, kekuasaan tersebut adalah sah dan legal untuk diberikan perintah, bertindak sesuatu, agar dapat menyelesaikan pekerjaan.
• Accountability (Pertanggungjawaban)
• Terakhir adalah pertanggungjawaban, yaitu seseorang yang diberikan kewajiban wewenang untuk mengelola suatu kegiatan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dan memberikan hasil pekerjaannya secara transparan.
• 
  

Jenis-jenis Delegasi

Dalam pelaksanaannya, ada lima jenis delegasi yaitu Delegasi umum, Delegasi Khusus, Delegasi Formal, Delegasi Informal, Delegasi Lateral.

• Delegasi Umum
• Delegasi umum adalah delegasi yang mana pihak bawahan akan diberikan wewenang untuk melakukan berbagai fungsi manajemen umum, seperti penempatan, pengarahan, perencanaan, pengorganisasian, serta pengawasan.
• Contohnya adalah karyawan yang diberi wewenang tertentu  untuk membantu manajemen personalia.
• 
  
• Delegasi Khusus
• Delegasi khusus adalah delegasi yang berhubungan dengan suatu tugas tertentu yang harus dilakukan oleh bawahan.
• Contohnya adalah seorang penjual yang diberi wewenang untuk bisa mengumpulkan bayaran dari para debiturnya.
• 
  
•  Delegasi Formal
• Delegasi formal adalah delegasi yang dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang berlaku di dalam perusahaan tersebut. Delegasi ini dinilai efektif karena pihak bawahan tidak mempunyai pilihan lain selain melakukan apa yang sudah diminta oleh atasannya.
• Contohnya adalah seorang manajer produksi yang memiliki wewenang untuk meningkatkan produksi barang atau jasanya.
• 
  
•  Delegasi Informal
• Delegasi informal adalah delegasi yang dilakukan oleh bawahan tanpa adanya wewenang yang diberikan atasan karena dia merasa mampu untuk melakukan pekerjaan tersebut.
• Contohnya adalah seorang bawahan yang  bisa memperbaiki komputer atau laptop perusahaan yang rusak tanpa adanya wewenang dari atasan karena merasa dirinya memang mampu memperbaikinya.

• Delegasi Lateral
• Delegasi lateral adalah suatu delegasi yang mana pihak yang menerima wewenang diminta untuk melakukan tugas tertentu dengan bantuan sejumlah orang.
• Contoh sederhananya adalah seorang manajer umum dari departemen penjualan yang meminta manajer penjualan untuk memberikan kumpulan data tenaga penjualan. Dalam kasus ini, manajer penjualan nantinya akan meminta bantuan dari manajer personalia untuk bisa mendapatkan data yang cukup lengkap.

Cara delegasi tugas yang efektif

Berikut cara delegasi tugas yang efektif.

• Menyesuaikan Job Description dengan Kemampuan Anggota Tim
• Sebagai atasan dapat memberikan tugas kepada bawahannya, tapi atasan lebih baik memberikan kepada bawahan yang sesuai dengan bidang pekerjaan. Hal ini dapat membantu karyawan dalam mengembangkan potensinya. Tetapi apabila atasan ingin memberikan tugas kepada karyawan yang tidak menguasai bidang pekerjaannya itu tetap diperbolehkan agar karyawan tersebut dapat mempelajari dan menguasai pekerjaan baru tersebut.
• Sampaikan Delegasi Tugas dengan Cara yang Tepat
• Sebagai pemimpin, pastikan Anda telah melakukan komunikasi dua arah, antara Anda dan anggota tim Anda. Ajaklah anggota tim Anda untuk mengobrol sejenak agar mereka nyaman lalu informasikan tugas baru yang ingin Anda berikan. Pastikan Anda jelaskan ekspektasi dan deadline secara tegas namun tetap pengertian: apakah ia sanggup menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan deadline? Apakah ia merasa sanggup diberikan tanggung jawab yang lebih besar?
• Dampingi Anggota Tim
• Jika anggota tim mengalami kendala saat bekerja, peran leader kembali dibutuhkan. Dampingilah anggota tim Anda untuk membantunya menyelesaikan permasalahan tersebut. Sebagai leader, Anda harus aktif menanyakan pekerjaan yang diberikan sudah sejauh mana, apa saja kendalanya secara spesifik. Ingat bahwa tida semua anggota tim dapat jujur tentang apa yang ia inginkan, mungkin karena takut atau malu.
• Dukungan dan Komunikasi
• Setelah Anda mendelegasikan tugas baru pada anggota tim, pastikan untuk memonitor apa yang sedang terjadi dan segera beritahu anggota tim apabila terjadi sesuatu atau ada perubahan. Jangan lupa untuk membuka kesempatan tanya jawab bagi mereka, terutama bila pekerjaan yang diberikan membutuhkan banyak data dan informasi.
•  Berikan Penghargaan
• Ketika anggota tim berhasil menyelesaikan tugas delegasi yang diberikan, berikan apresiasi terhadap pekerjaan yang telah diselesaikan dengan baik. Meskipun hanya dalam bentuk ucapan terima kasih, hal tersebut dapat meningkatkan kebahagiaan dan juga memberikan makna untuk anggota tim Anda. Hal tersebut juga dapat memicu mereka untuk terus memberikan yang terbaik untuk Anda dan perusahaan.

Kesimpulan 

Delegasi adalah pihak individu yang dipercaya sebagai perwakilan untuk bisa mewakili sebuah kelompok atau lembaga. Delegasi tugas bukan sekedar meminta atau memerintah anggota tim untuk bekerja, tetapi juga bertujuan memberi kesempatan bagi anggota tim lain untuk mengembangkan diri, meningkatkan mekanisme kerja organisasi, serta mendorong anggota tim untuk berorientasi pada target. Delegasi tugas juga menunjukkan kepercayaan seorang pemimpin ke anggota timnya.