Delegasi Tugas

Jenis-jenis Delegasi

Dalam pelaksanaannya, ada lima jenis delegasi yaitu Delegasi umum, Delegasi Khusus, Delegasi Formal, Delegasi Informal, Delegasi Lateral.

• Delegasi Umum
• Delegasi umum adalah delegasi yang mana pihak bawahan akan diberikan wewenang untuk melakukan berbagai fungsi manajemen umum, seperti penempatan, pengarahan, perencanaan, pengorganisasian, serta pengawasan.
• Contohnya adalah karyawan yang diberi wewenang tertentu  untuk membantu manajemen personalia.
• 
  
• Delegasi Khusus
• Delegasi khusus adalah delegasi yang berhubungan dengan suatu tugas tertentu yang harus dilakukan oleh bawahan.
• Contohnya adalah seorang penjual yang diberi wewenang untuk bisa mengumpulkan bayaran dari para debiturnya.
• 
  
•  Delegasi Formal
• Delegasi formal adalah delegasi yang dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang berlaku di dalam perusahaan tersebut. Delegasi ini dinilai efektif karena pihak bawahan tidak mempunyai pilihan lain selain melakukan apa yang sudah diminta oleh atasannya.
• Contohnya adalah seorang manajer produksi yang memiliki wewenang untuk meningkatkan produksi barang atau jasanya.
• 
  
•  Delegasi Informal
• Delegasi informal adalah delegasi yang dilakukan oleh bawahan tanpa adanya wewenang yang diberikan atasan karena dia merasa mampu untuk melakukan pekerjaan tersebut.
• Contohnya adalah seorang bawahan yang  bisa memperbaiki komputer atau laptop perusahaan yang rusak tanpa adanya wewenang dari atasan karena merasa dirinya memang mampu memperbaikinya.

• Delegasi Lateral
• Delegasi lateral adalah suatu delegasi yang mana pihak yang menerima wewenang diminta untuk melakukan tugas tertentu dengan bantuan sejumlah orang.
• Contoh sederhananya adalah seorang manajer umum dari departemen penjualan yang meminta manajer penjualan untuk memberikan kumpulan data tenaga penjualan. Dalam kasus ini, manajer penjualan nantinya akan meminta bantuan dari manajer personalia untuk bisa mendapatkan data yang cukup lengkap.

Cara delegasi tugas yang efektif

Berikut cara delegasi tugas yang efektif.

• Menyesuaikan Job Description dengan Kemampuan Anggota Tim
• Sebagai atasan dapat memberikan tugas kepada bawahannya, tapi atasan lebih baik memberikan kepada bawahan yang sesuai dengan bidang pekerjaan. Hal ini dapat membantu karyawan dalam mengembangkan potensinya. Tetapi apabila atasan ingin memberikan tugas kepada karyawan yang tidak menguasai bidang pekerjaannya itu tetap diperbolehkan agar karyawan tersebut dapat mempelajari dan menguasai pekerjaan baru tersebut.
• Sampaikan Delegasi Tugas dengan Cara yang Tepat
• Sebagai pemimpin, pastikan Anda telah melakukan komunikasi dua arah, antara Anda dan anggota tim Anda. Ajaklah anggota tim Anda untuk mengobrol sejenak agar mereka nyaman lalu informasikan tugas baru yang ingin Anda berikan. Pastikan Anda jelaskan ekspektasi dan deadline secara tegas namun tetap pengertian: apakah ia sanggup menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan deadline? Apakah ia merasa sanggup diberikan tanggung jawab yang lebih besar?
• Dampingi Anggota Tim
• Jika anggota tim mengalami kendala saat bekerja, peran leader kembali dibutuhkan. Dampingilah anggota tim Anda untuk membantunya menyelesaikan permasalahan tersebut. Sebagai leader, Anda harus aktif menanyakan pekerjaan yang diberikan sudah sejauh mana, apa saja kendalanya secara spesifik. Ingat bahwa tida semua anggota tim dapat jujur tentang apa yang ia inginkan, mungkin karena takut atau malu.
• Dukungan dan Komunikasi
• Setelah Anda mendelegasikan tugas baru pada anggota tim, pastikan untuk memonitor apa yang sedang terjadi dan segera beritahu anggota tim apabila terjadi sesuatu atau ada perubahan. Jangan lupa untuk membuka kesempatan tanya jawab bagi mereka, terutama bila pekerjaan yang diberikan membutuhkan banyak data dan informasi.
•  Berikan Penghargaan
• Ketika anggota tim berhasil menyelesaikan tugas delegasi yang diberikan, berikan apresiasi terhadap pekerjaan yang telah diselesaikan dengan baik. Meskipun hanya dalam bentuk ucapan terima kasih, hal tersebut dapat meningkatkan kebahagiaan dan juga memberikan makna untuk anggota tim Anda. Hal tersebut juga dapat memicu mereka untuk terus memberikan yang terbaik untuk Anda dan perusahaan.

Kesimpulan 

Delegasi adalah pihak individu yang dipercaya sebagai perwakilan untuk bisa mewakili sebuah kelompok atau lembaga. Delegasi tugas bukan sekedar meminta atau memerintah anggota tim untuk bekerja, tetapi juga bertujuan memberi kesempatan bagi anggota tim lain untuk mengembangkan diri, meningkatkan mekanisme kerja organisasi, serta mendorong anggota tim untuk berorientasi pada target. Delegasi tugas juga menunjukkan kepercayaan seorang pemimpin ke anggota timnya.