Audit of Expenses Cycle: Cost and Payment

Nama   : Ririn Indah Kurniawati

NIM    : 2014017041

Kelas   : 4A2

Pengeluaran kas dan pembelian merupakan dua kelompok dari siklus.

Berikut adalah program audit untuk menguji transaksi pembelian

1.      Berbagai fungsi yang terkait dengan transaksi pembelian

a.       Fungsi gudang, fungsi ini bertugas untuk mengadakan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

b.      Fungsi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penawaran berbagai vendor dan kemudian memilih pemasok yang terbaik. Setelah dipilih, kemudian fungsi pembelian akan membuat order pembelian ke vendor yang telah dipilih tersebut.

c.       Fungsi penerimaan, fungsi ini bertanggung jawab dalam pemeriksaan dan penerimaan barang dari vendor. Setelah barang diverifikasi kemudian disimpan oleh fungsi gudang. Selain itu fungsi ini juga harus menulis laporan penerimaan untuk bagian akuntansi.

d.      Fungsi akuntansi, fungsin ini bertugas melakukan pencatatan atas kewajiban perusahaan atas transaksi pembelian.

2.      Berikut Adalah Berbagai Dokumen yang Terkait dengan Transaksi Pembelian

a.       Surat permintaan pembelian, dokumen ini berguna untuk menyampaikan permintaan pembelian kepada untuk meminta fungsi pembelian.

b.      Surat permintaan otorisasi invesatasi, dokumen ini digunakan jika diperlukan perssetujuan untuk investasi.

c.       Surat permintaan otorisasi reparasi, dokumen ini dikeluarkan jika adanya pengeluaran modal karena hal ini harus dilakukan reparasi.

d.      Surat permintaan penawaran harga, dokumen ini digunakan untuk menawar harga kepada pemasok yang tidak dilakukan berulang kali.

e.       Surat order pembelian, dokumen ini dikleuarkan jika ada pemesanan barang kepada pemasok.

f.       Laporan penerimaan barang, dokumen ini digunakan sebagai tanda bahwa perusahaan telah menerima pesanan barang.

g.      Surat perubahan order pembelian, dokumen ini digunakan jika dalam surat oerder pembelian terdapat perubahan.

h.      Bukti kas keluar, dokumen ini gigunakan untuk mencatat berbagai transaksi pembelian.

i.        Faktur dari pemasok, dokumen ini merupakan tagihan dari vendor.

3.      Berikut Adalah Catatan Akuntansi yang Terkait dengan Siklus Pembelian

a.       Register bukti kas keluar, jika perusahaan menggunakan vocher payable procedure maka register ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.

b.      Jurnal pembelian, jika jika perusahaan menggunakan account payable procedure maka untuk mencatat transaksi pembelian menggunakan jurnal pembelian.

c.       Buku pembantu utang, buku pembantu utang digunakan untuk mencatat utang jika perusahaan menggunakan account payable procedure. Namun, ada perusahaan yang menggunakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file) untuk mencatat utang jika menggunakan voucher payable procedure.

d.      Buku pembantu sediaan, jika ada persediaan yang akan dibeli maka buku pembantu sediaan digunakan sebagai catatan kos sediaan tersebut.

4.      Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Berikut adalah Beberapa Pengendalian yang Digunakan

a.       Pengotorisasian setiap pembelian baik yang umum maupun khusus.

b.      Surat order pembelian yang telah diotorisasi menjadi dasar bagi setiap surat order pembelian.

c.       Surat order pembelian yang telah diotorisasi menjadi dasar bagi setiap penerimaan barang.

d.      Sebagaimana yang tercantum data barang dalam surat order pembelian maka barang yang diterima harus dihitung, diinspeksi, dan dibandingkan oleh Fungsi penerimaan.

e.       Barang yang diterima fungsi gudang dari fungsi penerimaan barang harus didokumentasikan.

f.       Dokumen pendukung yang lengkap harus menjadi lampiran dalam bukti kas keluar.

g.      Akun kontrol yang berkaitan dalam buku besar harus dilakukan pengecekan secara independen dengan buku pembantu utang usaha, sediaan, aktiva tetap.

h.      Semua formulir bernomor urut tercetak harus dipertanggungjawabkan secara periodik.

i.        Pemberian kode akun harus ada panduan akun dan review.

j.        Secara periodik dilakukan review kinerja.

5.      Berikut Adalah Bebagai Prosedur Audit untuk Menguji Transaksi Pembelian Terhadap Pengendalian

a.       Keberadaan atau Keterjadian

·         Surat permintaan pembelian, order pembelian, penerimaan barang, dan pembuatan bukti kas keluar merupakan dokumen yang harus diamati.

·         Setelah itu, lakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung dan ambil sampel dari register bukti kas keluar.

b.      Kelengkapan

·         Formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban pemakaiannya harus diperiksa sesuai dengan bukti. Setelah itu, ambil sampel bukti kas keluar dan kemudian lakukan pengusutan ke catatan akuntansi yang bersangkutan dan dokumen pendukung.

c.       Penilaian atau alokasi

Posting dalam jurnal dan buku pembantu harus diperiksa apakah ada pengecekan independen.

A.    Rancangan Program Audit Dalam Transaksi Pembayaran atau Pengeluaran Kas

1.      Berikut Adalah Berbagai Fungsi yang Terkait dengan Transaksi Pembayaran

a.       Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung jawab dalam pembuatan cek jika ada yang memerlukan pengeluaran kas untuk pembayaran.

b.      Fungsi pencatatan utang, fungsi ini harus mengecek  validitas dokumen penndukung serta kelengkapannya yang akan digunakan sebagai dasar untuk bukti kas keluar.

c.       Fungsi keuangan, fungsi ini bertanggung jawab dalam pengisian cek, meminta otorisasi atas cek tersebut, dan mengirimkan cek yang telah diotorisasi kepada kreditur.

d.      Fungsi akuntansi biaya, fungsi ini bertanggung jawab dalam hal yang menyangkut biaya dan sediaan dengan melakukan pencatatan pengeluaran kas.

e.       Fungsi akuntansi umum, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat register cek dan jurnal pengeluaran kas atas berbagai transaksi pengeluaran kas.

f.       Fungsi audit intern, fungsi ini bertanggung jawab secara periodik untuk menghitung kas dan mencocokkan hasilnya dengan saldo kas atas dasar catatan akuntansi.

2.      Berikut Adalah Berbagai Dokumen yang Terkait dengan Transaksi Pembelian

a.       Permintaan cek, dokumen ini digunakan fungsi pencatatan utang untuk membuat bukti kas keluar atas permintaan fungsi yang memerlukan kas.

b.      Bukti kas keluar, dokumen ini digunakan oleh fungsi keuangan sebagai perintah pengeluaran kas.

c.       Cek, dokumen ini diperuntukkan kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek untuk memerintah bank melakukan pembayaran atas sejumlah uang yang tertera dalam cek tersebut.

3.      Berikut Adalah Catatan Akuntansi yang Terkait dengan Transaksi Pembelian

a.       Register cek, untuk pembayaran pada kreditur perusahaan atau pihak lain register cek ini digunakan untuk mencatat cek-cek yang dikeluarkan perusahaan.

b.      Buku besar, dalam buku besar ini terdapat akun utang usaha dan kas, keduanya terkait dengan pengeluaran kas.

4.      Aktivitas yang digunakan sebagai pengendalian dalam Pengeluaran Kas

a.       Review bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya sebelum menandatangani cek.

b.      Kas keluar yang telah dibayar beserta dokumen pendukungnya harus ditandai dengan bukti berupa pembubuhan cap lunas.

c.       Antara cek dengan bukti kas keluar harus dilakukan pengecekan secara independen.

d.      Semua nomor urut cek harus dipertanggungjawabkan.

e.       Posting ke catatan akuntansi harus dilakukan pengecekan secara independen.

f.       Pihak ketiga yang independen secara periodik harus melakukan rekonsiliasi bank.

g.      Tanggal pencatatannya dan tanggal tercantum dalam cek (check stub) harus dilakukan pengecekan secara independen.

5.      Berikut Adalah Prosedur Audit untuk Pengujian Pengendalian Transaksi Pembayaran

a.       Keberadaan atau Keterjadian

·         pencatatan cek ke register dan prosedur pembuatan cek harus diamati.

·         lakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung serta ambil sampel dari register cek mengenai transaksi pengeluaran kas.

b.      Kelengkapan

·         formulir bernomor urut tercetak harus diperiksa bukti penggunaanya dan mempertanggungjawaban pemakaian formulir tersebut.

·         kas keluar yang telah dibayar diambil sampel buktinya dan kemudian usut ke catatan akuntansi dan dokumen yang bersangkutan.

c.       Penilaian atau Alokasi

·         posting ke buku pembantu dan jurnal harus diperiksa apakah ada pengecekan secara independennya.

(Sumber : Mulyadi. 2002. Auditing Buku 2 Edisi 6. Jakarta : Salemba Empat)