Agustus adalah bulan wisuda. Tercatat UGM dan UI melaksanakan wisuda lulusan untuk gelombang ke sekiannya bulan Agustus. Dan 22 Agustus 2019, penulis menghadiri wisuda itu. Universitas Gajah Mada, Yogyakarta. Kelulusan anak sulung, si Kakak. Dan wisuda yang dihadiri itu cukup menakjubkan. Tidak bisa dikatakan sebagai acara upacara wisuda terbaik karena seumur hidup penulis hanya merasakan upacara wisuda selama tiga kali. Tapi boleh lah dikatakan bahwa Wisuda UGM adalah contoh sebuah profesionalitas dalam upacara wisuda. Baik sebagai orang tua mahasiswa maupun sebagai seorang praktisi manajemen, bolehlah angkat topi terhadap panitia.
Profesional. Totalitas. Kompak. Rapi. Lancar. Smooth. Tepat waktu. Efektif.
Kenapa penulis bisa berkata demikian?
Inilah hal-hal yang penulis catat selama pelaksanaan upacara wisuda itu.
PROSESI AWAL
- Calon wisudawan masuk jam tujuh TEPAT. Memakan waktu lebih dari setengah jam untuk seluruh wisudawan memasuki ruangan utama Graha Sabha secara BERURUTAN dari baris terdepan. Posisi tempat duduk dan pintu masuk dibuat dua zonasi: Barat dan TImur, membantu kelancaran.
- Wisudawan duduk di kursi yang sudah disediakan sehingga yang terlambat datang kursinya dikosongkan. Yang menarik, ada pengumuman yang sangat jelas bagi mereka yang belum registrasi tidak akan diwisuda meskipun datang dan memakai toga. Bahkan pembawa acara pun mengabsen siapa-siapa yang belum registrasi lima menit sebelum acara mulai. Malu kan kalo nama anak atau adik kita disebut.
- Wisudawan breprestasi tiap fakuktas diposisikan duduk di depan, terpisah dari teman-temannya, untuk memudahkan prosesi.
- Rektor dan jajaran rektorat masuk ruangan TEPAT waktu, jam delapan. Ada dua orang petugas mengarahkan rektor dan jajarannya ke tempatnya sehingga waktunya efektif.
- Pemimpin paduan suara keluar dari barisannya dan langsung berdiri di panggung utama TANPA MENUNGGU aba2. Efektif, menyingkat waktu. Lalu MC meminta menyanyikan lagu kebangsaan secara bersama-sama.
- Lalu Rektor membuka acara langsung. Mengetuk palu. Lalu memberi sambutan singkat. Sangat singkat. TANPA PIDATO BERTELE-TELE.
PROSESI UTAMA
Hal utama dalam sebuah wisuda adalah ketika wisudawan diresmikan sebagai sarjana atau diploma. Dan itu akan terasa membanggakan jika sang wisudawan berjalan ke atas panggung dan menerima ijasah dari pimpinan universitas tempat mereka belajar. Kejadian itu akan disaksikan para orang tua dan kerabat yang mungkin ada di antaranya yang berurai air mata. Bangga. Lalu, cekrek. Suatu saat kelak foto pengabadian peristiwa itu bisa menjadi bukti cerita kepada anak cucu.
Tidak lama setelah upacara dibuka Rektor, prosesi utama dimulai. Penulis mencatat beberapa hal menarik dari pelaksanaan prosesi utama.
- Wisuda diresmikan rektor secara SIMBOLIS. Rektor secara resmi memindahkan kuncir, dari seorang wakil wisudawan terbaik. Selebihnya, pemindahan kuncir dilakukan sendiri oleh masing-masing mahasiswa. MENGHEMAT banyak sekali waktu.
- Lalu wisudawan berprestasi, pemegang IPK terbesar tiap fakultas maju ke panggung untuk menerima ijasah langsung dari rektor. Posisi duduk mereka yang ditempatkan terpisah dari barisan wisudawan dan berada DEKAT panggung, membantu prosesi berjalan sangat MULUS dan CEPAT.
- Prosesi utama dan tentunya akan memakan waktu adalah pemberian ijasah kepada masing-masing wisudawan oleh Dekan. Prosesi utama ini justru SANGAT MENARIK diperhatikan:
- Alur wisudawan tidak dibuat satu jalur seperti umumnya wisuda, dari sisi kanan panggung ke kiri, melainkan dua jalur
- Wisudawan dari dua zona tempat duduk yang berasal dari dua fakultas berbeda itu -- berdiri berbaris di tengah koridor
- Wisudawan berbaris mengikuti saf tempat duduk masing-masing. Saf yang dipanggil ke depan dipandu oleh seorang petugas dari tiap zona.
- Dekan masing-masing fakultas berdiri di panggung. Tiap Dekan didampingi dua petugas perempuan, satu untuk memberikan ijasah kepada sang Dekan, satu lagi pembawa baki berisi ijasah.
- Wisudawan yang bergerak menuju Dekan akan dipandu oleh seorang petugas dari masing-masing Zona. Mereka berdua bertugas seperti portal yang membuka dan menyilakan wisudawan bergerak pada saat yang tepat. Menahan wisudawan yang terlalu semangat untuk segera menerima ijasah atau mendukung wisudawan yang gugup dan grogi naik panggung J. Efektif. Petugas juga akan mengatur kapan mempersilakan wisudawan mulai berjalan menyesuaikan dengan aba-aba dari pembawa acara ketika terjadi penggantian fakultas dari wisudawan.
- Setelah menerima ijasah, wisudawan lalu bergerak ke kiri atau ke kanan panggung, arah Barat atau TImur, dan berjalan melingkar menuju tempat duduknya semula.
- Pemberian ijasah beradasarkan nama-nama yang dibacakan MC, bergiliran, wisudawan fakultas satu dan fakultas lainnya
- Wisudawan langsung turun, tidak perlu berpose untuk berfoto. Petugas foto mengambil segmen saat wisudawan menerima ijasah. Ada dua petugas foto di sana.
- Dengan alur prosesi seperti itu, flow acaranya begitu mulus, efektif dan cepat
- Jika satu fakultas telah selesai sementara fakultas lain masih berjalan, maka petugas akan membacakan statistik wisudawan dari fakultas selanjutnya secara sangat singkat. Dalam jeda itu, wisudawan dari fakultas lain yang menunggu giliran dipanggil tetap mengikuti panggilan.
- Saat memulai memanggil wisudawan pertama tiap fakuktas, MC menyebut 'wisudawan pertama'. Ini memberi jeda yg cukup. Demikian pula untuk wisudawan terakhir dengan menyebut 'wisudawan terakhir dari fakultas ..., Nama'. Hal ini menarik.
- Pembacaan nama dilakukan secara bergantian oleh dua orang petugas. Beberapa saat sebelum nama dalam daftar yang dipegang satu petugas habis dibaca, petugas pengganti sudah siap di belakangnya, dengan daftar nama wisudawan yang dibaca sesuai urutan. Menyambung. Sebuah resiko tinggi jika nama yang dibacakan tidak menyambung dan tidak sesuai dengan nama wisudawan yang siap maju menerima ijasah. Sementara ijasah yang diterimanya pun ternyata berisi ijasah asli. Bukan hanya map nya doing. Resiko yang sangat matang dimanage.
- Pembacaan nama disertai dengan predikat jika wisudawan itu cum laude. Bangga gak sih.
- Untuk fakultas dengan jumlah wisudawan banyak, dalam wisuda kemaren adalah Fakultas Teknik, maka pemanggilan dilakan dalam dua fase. Hal ini untuk memberikan kesempatan kepada Pak Dekan untuk beristirahat. Karenanya, terlihat jelas bahwa saf wisudawan yang maju antara Zone Barat (dominan diisi oleh Fakultas Teknik) dan Zone TImur berbeda.
- Penyerahan ijasah Zone Barat dan Zone TImur tetap selesai pas secara bersamaan, meski saf yang dipanggil menjadi berbeda karena hal di atas.
PROSESI AKHIR
Di tahapan ini, kebanyakan diisi oleh seremonial dan pidato.
Seremoni yang dilakukan adalah penyematan pin alumni kepada wakil dari wisudawa. Kali ini, penyematan dilakukan oleh Ketua Kagama Cab Papua Barat yang adalah Bupati Kabupaten Tambrauw, Gabriel Assem. Beliau adalah alumni FEB UGM tahun 2007. Seremoni yang simbolik banget, mengingat saat itu sedang rame-rame tentang Papua.
Sementara itu dari sisi sambutan, pidato wakil wisudawan terdengar terlalu monoton, formal dan terlalu pendek. Penulis masih mengharapkan pidato yang lepas, sedikit personal dan inspiratif. Penulis malah memuji pidato Pak Rektor yang lugas, tidak bertele-tele, tapi berisi sekali. Tentang SDM unggul sebagai kunci keberhasilan Indonesia masa datang. "Dunia bukan berubah tapi terdisrupsi". Pekerjaan lama, pekerjaan mapan hilang, tapi banyak pekerjaan baru muncul yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya. Kualitas SDM menjadi harga yg tidak dapat ditawar. "Karenyanya UGM melakukan inovasi dan penyesuaian kurikukum yang sesuai dengan perkembangan jaman". Â Kemampuan soft skill. Gotong royong. Peduli rakyat kecil dan memperhatikan mereka yang jauh dari hingar bingar pembicaraan.
Yang menarik, dalam sambutannya Pak Rektor menyentuh juga tentang budi pekerti. Juga ancaman terhadap adab sopan santun dan kearifan local bangsa. Beliau memandang kalau kita perlu mengadapi keterbukaan dengan kewaspadaan dan bijaksana, dalam bertutur, mengelola informasi dan berinteraksi dengan sesama. Bukan berarti tidak boleh berubah. HARUS BERUBAH SECARA RADIKAL, TETAPI JANGAN LUPA KEARIFAN LOKAL.
Di antara pidatonya yang padat berisi, Pak Rektor pun memberikan informasi statistic wisudawan
- 61persen wisudawan peremouan
- Rata-rata masa kuliah empat tahun tiga bulan rata2
- Lulusan tercepat 3 tiga tahun 3 bulan
- Lulusan termuda 18 tahun lebih dari kedokteran
- IPK tertinggi 3.99 dari Prodi Kehutanan
CATATAN TENTANG PETUGAS PROFESIONAL
Dari semua prosesi yang berjalan sangat mengalir dan lancar itu, terlihat jelas bahwa semuanya telah melewati perencanaan yang matang. Selain gladi resik yang dilaksanakan bersama dengan calon wisudawan sehari sebelumnya, tidak bisa dipungkiri bahwa petugas-petugas yang ada menjalankan tugasnya dengan cekatan, rapi, teratur, professional dan sungguh sungguh. Entahlah, apakah petugas itu berasal dari sebuah perusahaan Event Organiser ataukah internal karyawan UGM sendiri.
Dari prosesi wisuda utama di ruang utama Graha Sabha ini, penulis mengamati jumlah petugas aktif sebagai berikut:
- Pengarah/pengatur barisan wisudawan: dua orang (tidak terlihat ada penggantian)
- Petugas buka tutup wisudawan: dua orang (tidak terlihat ada penggantian)
- Pembawa baki ijasah: dua orang, dengan pengganti dua orang, total empat
- Pemberi ijasah ke Dekan: dua orang, dengan pengganti dua orang, total empat
- Pembawa baki dan pemberi ijasah sepertinya berjumlah dua kali lipat karena tiap ganti fakultas, sepertinya petugasnya berbeda
- Pengarah wisudawan ke tempatnya: dua orang, dengan pengganti dua orang, total empat
- Fotografer, dua orang di tiap sayap, total empat orang. Ganti fakultas, fotografernya berganti. Total berarti delapan orang.
- Pembaca nama wisudawan: dua orang, dengan pengganti dua orang. Total empat orang. Itu minimal, karena terlihat lebih dari empat. Apresiasi tambahan buat petugas ini: suaranya bagus-bagus, baik petugas pria ataupun wanita.
Total, minimal ada 36 petugas yang tertangkap mata menjalankan rolenya masing-masing. Tentunya akan lebih dari jumlah itu jika ditambah mereka yang bekerja di belakang layar atau mereka yang tidak terhitung oleh mata. Intinya, ada keseriusan mengerahkan seberapa banyak pun jumlah petugas untuk bekerja professional untuk mendukung sebuah acara seperti ini.
CATATAN LAIN
Beberapa catatan lain yang menarik dari hasil pengamatan
- Kesan Indonesia banget terasa dengan gending jawab ketika menyambut para calon wisudawan masuk ruangan dan ketika menyambut rektor dan jajarannya.
- Penyediaan panggung tempat penyerahan ijasah yang cukup dekat dengan posisi barisan wisudawan, serta alur jalan wisudawan sangat bagus, sehingga mempercepat proses. (ish...ish...sudah dikemukan berkali-kali
- Levil panggung tempat Pak Dekan lebih tinggi, sehingga terlihat bagus
- Petugas MC dan pembaca nama wisudawan diberi panggung khusus yang terlihat oleh para wisudawan dan undangan, tidak disembunyikan
- Seragam petugas sederhana dan elegan
- Dan ini yang juga penting. Wisuda ini adalah tentang mahasiswa yang lulus saja. Karenanya, acara ini tidak digabung dan tidak dihadiri oleh mahasiswa baru. Hasilnya, area Graha Sabha memang efektif diisi oleh para mahasiswa dan tribun dikuasai oleh para orang tua dan kerabat.
Terakhir, yang amazing lagi adalah acara semua selesai TEPAT WAKTU, bahkan lebih cepat beberapa menit dari skedul.
Selamat dan keren untuk Universitas Gajah Mada.
Selamat untuk para wisudawan UGM dan wisudawan universitas-universitas lain.
2 September 2019
Penulis adalah orang tua wisudawan UGM Gelombang IV dan juga praktisi manajemen dan teknik.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
