Halo sobat. Perkenalkan saya Ricka Juslia Sinaga, mahasiswa jurusan Manajemen Rekayasa, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Del angkatan 2017. Kali ini saya ingin membuat tulisan yang berkaitan dengan 'manajemen proyek rekayasa' dan memperkenalkan mata kuliah manajemen proyek rekayasa yang ada di jurusan saya. Lanjut bacanya ya sobat.
Secara umum, Manajemen Proyek Rekayasa itu seperti apa?
Sebelumnya apa itu Proyek? Proyek memiliki sifat sementara (temporary), unik (unique), terukur (quantifiable), tidak pasti (uncertainty), dan memiliki sponsor (has a sponsor). Siklus hidup proyek yaitu memulai proyek, mengorganisir dan mempersiapkan, melaksanakan pekerjaan, dan menyelesaikan proyek. Secara bebas Manajemen Proyek dapat diartikan sebagai ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan stakeholder. Dalam arti sempit Manajemen Proyek adalah Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek.
Apa manfaat/tujuan Manajemen Proyek?
Manfaat/tujuan dari manajemen proyek yaitu efisiensi baik dari segi biaya, sumber daya maupun waktu, kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan, meningkatkan kualitas, meningkatkan produktifitas, dapat menekan resiko yang timbul sekecil mungkin, koordinasi internal yang lebih baik, serta meingkatkan semangat, tanggung jawab, dan loyalitas tim terhadap proyek yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim.
Kapan Manajemen Proyek digunakan?
Manajemen Proyek digunakan bila menghadapi situasi sebagai berikut:
1. Menyangkut reputasi perusahaan
Bila keberhasilan atau pelaksanaan (implementasi) suatu kegiatan berpengaruh besar terhadap reputasi perushaan, maka dianjurkan untuk menggunakan manajemen proyek. Hal ini karena pendekatan ini memungkinkan mobilisasi tenaga dan sumber daya lain secara efektif.
2. Derajat keterkaitan dan keuntungan yang amat besar
Bila tujuan usaha dicapai dengan melaksanakan tugas-tugas yang memerlukan kerja sama erat dari berbagai bidang intenal maupun eksternal organisasi, maka akan terasa perlunya arus horizontal dan penanggung jawab tunggal yang merupakan unsur penting manajemen proyek.
3. Besarnya ukuran kegiatan (usaha)
Bilamana volume kegiatan sub organisasi secara substansional melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu, sehingga untuk melaksanakannya memerlukan tambahan sumber daya maka pendekatan pengelolaan dengan manajemen proyek berguna untuk dipertimbangkan dengan tujuan agar penggunaan sumber daya efektif dan efisien
Apa saja yang menjadi Area Pengetahuan Manajemen Proyek Rekayasa?
Knowledge Areas:
- Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management)
- Manajemen Lingkup (Scope Management)
- Manajemen Waktu (Time Management)
- Manajemen Biaya (Cost Management)
- Manajemen Kualitas (Quality Management)
- Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resources Management)
- Manajemen Komunikasi (Communication Management)
- Manajemen Resiko (Risk Management)
- Manajemen Pengadaan (Procurement Management)
- Manajemen Pemangku Kepentingan (Stakeholder Management)
Processes:
- Proses Memulai (Initiating Process)
- Proses Perencanaan (Planning Process)
- Proses Eksekusi (Executing Process)
- Proses Pemantauan dan Pengendalian (Monitoring and Controlling Process)
- Proses Penutupan (Closing Process)
Apa saja ruang lingkup dalam melakukan Manajemen setiap proses dalam Manajemen Proyek Rekayasa?
1. Project Initiation :
- Develop Project Charter
- Identify Stakeholder
2. Project Planning :
- Develop Project Management Plan
- Collect Requirements
- Define Scope
- Create WBS
- Define Activities
- Sequence Activities
- Estimate Activity Resources
- Estimate Activity Duration
- Develop Schedule
- Estimate Costs
- Determine Budget
- Plan Quality
- Plan Human Resource Management
- Plan Communication
- Plan Risk Management
- Identify Risk
- Perform Qualitative Analysis
- Perform Quantitative Analysis
- Plan Risk Responses
- Plan Procurement
3. Project Executing :
- Direct and Manage Project Execution
- Perform Quality Assurance
- Acquire Project Team
- Develop Project Team
- Manage Project Team
- Distribute Information
- Manage Stakeholder Expectations
- Conduct Procurement
4. Project Monitoring and Controlling :
- Monitor & Control Project Work
- Perform Integrated Change Control
- Verify Scope
- Control Scope
- Control Schedule
- Control Costs
- Perform Quality Control
- Report Performance
- Control Risk
5. Close Project :
- Close Procurement
Program Management adalah yang terpusat, terkoordinasi pengelolaan sekelompok proyek untuk mencapai tujuan program dan manfaat sedangkan Project Management adalah Manajemen terpusat dari satu atau lebih banyak portofolio dan termasuk mengidentifikasi, memprioritaskan, mengotorisasi, mengelola, dan mengendalikan proyek, program, dan lainnya pekerjaan yang berhubungan.
Bagaimana Studi kelayakan dalam Manajemen Proyek?
Studi kelayakan
1. Tujuan, Kriteria, dan Aspek Pengkajian
Mengkaji kelayakan suatu usulan proyek bertujuan mempelajari usulan tersebut dari segala segi secara profesional agar nantinya setelah diterima dan dilaksanakan betul-betul dapat mencapai hasil sesuai dengan yang direncanakan.
2. Kriteria Kelayakan
Kriteria kelayakan erat kaitannya dengan keberhasilan dan hal ini berbeda antara satu sama lain. Keberhasilan pembangunan suatu pabrik dari sudut pandang masyarakat adalah seberapa jauh mereka dapat berpartisispasi mengisi lapangan kerja. Bagi pemilik, titik berat keberhasilan terletak pada aspek finansial dan ekonomi, sedangkan pemerintah lebih luas lagi seperti pertumbuhan ekonomi, kesejahteraan masyarakat dan sebagainya.
3. Identifikasi dan Formasi Gagasan
4. Aspek, Mutu dan Jangkauan
Apa Kriteria Keberhasilan Proyek?
Keberhasilan proyek harus diukur dalam hal  menyelesaikan  proyek  dengan  batasan  ruang  lingkup,  waktu,  biaya,  kualitas, sumber  daya,  dan  risiko  yang  disetujui  antara  manajer  proyek  dan stakeholder. Keberhasilan  proyek  harus  dirujuk  ke baseline terakhir yang disetujui oleh stakeholder yang berwenang. Manajer proyek bertanggung  jawab  dan  akuntabel  untuk  menetapkan  batas-batas  realistis  dan dapat  dicapai  untuk  proyek  dan  untuk  menyelesaikan  proyek  dalam  baseline disetujui. Kesuksesan  suatu  proyek  diukur  dari  ketepatan  waktu  penyelesaian sebagaimana  dijadwalkan,  tidak  melebihi  dana  yang  dianggarkan,  spesifikasi (kualitas)  yang  disyaratkan  terpenuhi,  serta  memuaskan  kebutuhan  konsumen. Faktor yang terakhir sering terlupakan, bahwa apabila proyek tersebut tidak dapat memberikan kepuasan kepada konsumen, maka sebenarnya proyek tersebut tidak bisa dikatakan sukses. Bahkan menurut Shenhar, Levy & Dvir (1997), kesuksesan proyek  termasuk  diukur dari sejauh mana keberhasilannya secara  komersial  dan kontribusi yang diberikannya  terhadap pengembangan pasar atau teknologi baru.
Bagaimana Upaya untuk Membuat Suatu Proyek Berhasil?
Upaya-upaya untuk membuat suatu proyek berhasil adalah:
- Mendefinisikan proyek dengan rinci
- Pilih proses yang sesuai yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek
- Gunakan pendekatan yang didefinisikan yang dapat disesuaikan untuk memenuhi persyaratan
- Membangun  dan memelihara komunikasi  dan keterlibatan dengan stakeholder  yang sesua
- Mematuhi persyaratan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder
- Melakukan estimasi biaya, waktu dan sumber daya yang tepat
- Seimbangkan batasan scope, schedule, budget, quality, resources, dan risk untuk menghasilkan produk tertentu, layanan, atau hasil
- Mengelola resiko proyeksehingga bisa mencegah resiko yang ada
Siapa saja Faktor-Faktor yang Menentukan Keberhasilan Proyek?
Faktor-faktor  yang  mempengaruhi  keberhasilan  suatu  proyek  hampir umum  bagi  semua  perusahaan.  Namun  prioritas  dan  pentingnya  faktor  mungkin berbeda  dari  perusahaan  ke  perusahaan  yang  lain  berdasarkan  budaya  mereka, wilayah, struktur organisasi, lingkungan  dan  bisnis  utama  yang  mereka hadapi. Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan dari suatu proyek adalah :
1. Manajer Proyek Manajer  proyek  menyelesaikan  pekerjaan melalui  tim  proyek  dan stakeholder lainnya. Manajer   proyek   yang   efektif   memerlukan keseimbangan  keterampilan etika, interpersonal, dan konseptual  yang membantu mereka menganalisis situasi dan berinteraksi dengan tepat.
2. Tim Proyek Tim  proyek  mencakup  manajer  proyek  dan  kelompok  individu  yang bertindak  bersama-sama  dalam  melakukan  pekerjaan  proyek  untuk mencapai  tujuannya.  Tim  proyek  mencakup  manajer  proyek,  staf manajemen  proyek,  dan  anggota  tim  lain  yang  melaksanakan  pekerjaan tapi  yang  tidak  harus  terlibat dengan  manajemen  proyek. Tim  ini  terdiri dari  individu-individu  dari  kelompok  yang  berbeda  dengan  pengetahuan subyek  tertentu  atau  dengan  keahlian  khusus  yang  ditetapkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Struktur dan karakteristik dari sebuah tim proyek dapat sangat bervariasi.
3. Stakeholder Stakeholder  dapat  berdampak  positif  atau  negatif pada  tujuan  proyek, proyek dapat dirasakan oleh para stakeholder sebagai memiliki hasil yang positif atau negatif. Sebagai contoh, para pemimpin bisnis dari masyarakat yang  akan  mendapatkan  keuntungan  dari  proyek  perluasan  industri  akan melihat  manfaat  ekonomi  yang  positif  bagi  masyarakat  dalam  bentuk pekerjaan  tambahan,  infrastruktur  pendukung,  dan  pajak. Dalam  kasus stakeholder  dengan  harapan  positif  untuk  proyek  tersebut,  kepentingan mereka yang terbaik dilayani dengan membuat proyek sukses. Sebaliknya, kepentingan stakeholder terkena dampak negatif, seperti pemilik rumah di dekatnya  atau  pemilik  usaha  kecil  yang  mungkin  kehilangan  properti, dipaksa  untuk  pindah,  atau menerima  perubahan  yang  tidak  diinginkan dalam  lingkungan  lokal,  dilayani  dengan  menghambat  kemajuan  proyek. Kepentingan   stakeholder   yang   terkena   dampak   negatif   dapat mengakibatkan  kemungkinan  peningkatan  kegagalan,  penundaan,  atau konsekuensi negatif lainnya terhadap proyek.
4. Tata Kelola Organisasi Keberhasilan  proyek  dapat  dinilai  berdasarkan  seberapa  baik  produk  atau jasa  yang  dihasilkan  mendukung  tata  kelola  organisasi,  penting  bagi manajer  proyek  untuk  memiliki  pengetahuan  tentang  kebijakan  dan prosedurtata  kelola  organisasi/perusahaan  yang  berkaitan  dengan  subyek produk  atau  jasa  (misalnya,  jika  suatu  organisasi  telah  mengadopsi kebijakan  yang  mendukung  praktik  keberlanjutan  dan  proyek  meliputi pembangunan  gedung  kantor  baru,  manajer  proyek  harus  menyadari persyaratan   keberlanjutan   yang   berhubungan   dengan   konstruksi bangunan.)
5. Pengguna Walaupun proyek sudah  diselesaikan dengan tepat waktu dan tepat biaya, suatu proyek masih dapat gagal memenuhi harapan penggunanya.
6. Proyek itu sendiri
Kesimpulan:
Dari  hasil  pembahasan  yang  telah  dilakukan  maka  dapat  diambil kesimpulan bahwa:
1. Suatu  proyek  bisa dikatakan berhasil jika ketepatan  waktu  penyelesaian sesuai  dengan  yang  dijadwalkan,  tidak  melebihi  dana  yang  dianggarkan, spesifikasi (kualitas)  yang  disyaratkan  terpenuhi,  serta  memuaskan kebutuhan konsumen
2. Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan suatu proyek adalah manajer proyek,  tim  proyek,  stakeholder,  tata  kelola  organisai,  pengguna  dan proyek itu sendiri
Penutup:
Demikian pembahasan mengenai Manajemen Proyek Rekaysa, sedikit banyaknya isi dari tulisan ini semoga bermanfaat, terima kasih :)
Â
Â
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
