Membuat Laporan Eksternal: perusahaan menggunakan system informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, SPT pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industry perbankan dan utilitas. Laporan jenis ini mengikuti suatu struktue yang diterapkan oleh organisasi-organisasi seperti Financial Accounting Standars Board-FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS), Securities and Exchange Commission-SEC (Badan Pengawas Pasar Modal AS), Internal Revenue Service-IRS (Dinas Pajak AS), dan regulator lainnya. Oleh karena bentuk dan isi yang ditetapkan untuk laporan-laporan ini secara relative tetap dan sama untuk banyak organisasi, para pemasok peranti lunak (software) dapat menyediakan peranti lunak akuntansi yang mengotomatiskan sebagian besar proses pelaporan. Sebagai hasilnya, setelah informasi yang diperlukan dicatat, laporan-laporan eksternal dapat dihasilkan dengan jauh lebih cepat dan lebih mudah dibandingkan dengan dimasa lalu.
Mendukung Aktivitas Rutin: Manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani operasi rutin selama siklus operasi perusahaan. Contohnya termasuk menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, menyiapkan faktur pelanggan, dan mengumpulkan dana pelanggan. System computer mahir menangani transaksi-transaksi yang berulang, dan banyak paket peranti lunak akuntansi yang mendukunh fungsi-fungsi yang rutin ini. Teknologi lain, seperti scanner untuk memindai kode produk, akan membantu meningkatkan efiesiensi dari proses bisnis.
Mendukung Pengambilan Keputusan: Informasi juga diperlukan untuk membuat keputusan non-rutin di semua tingkatan organisasi. Contohnya antara lain mengetahui produk mana yang terjual dengan baik dan pelanggan mana yang paling banyak membeli. Selain itu, informasi ini juga sangat penting untuk merancang produk baru, memutuskan produk-produk apa yang harus ada dipersediaan, dan memasarkan produk kepada para pelanggan.
Perencanaan dan Pengendalian: Suatu system informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh system informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah actual. Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang dibeli dan dijual mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya rendah, memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci. Sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa diakukan ditingkatan produk secara individu. Data historis dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja (spreadsheet) atau program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas. Para perencana dapat menggunakan data mining (penggalian data dengan menggunakan peranti lunak untuk mencari penyimpanan yang besar dari data historis) untuk mengungkapkan tren jangka panjang dan pola hubungan data.
Menerapkan Pengendalian Internal: Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan system informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Dimungkinkan untuk membangun pengendalian ke dalam suatu system informasi akuntansi yang terkomputerisasi untuk membantu mencapai tujuan ini. Sebagai contoh, satu system informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Selain itu, format data entri dapat dirancang untuk secara otomatis memeriksa error dan mencegah jenis tertentu dari data entri yang akan melanggar aturan-aturan yang sudah dibuat.
Mengapa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) perlu didokumentasikan?
Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan system yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola data keuangan mereka agar lebih efisien. Oleh karena itu Sistem Informasi Akuntansi (SIA) harus memastikan keandalan dan keakuratan informasi yang dihasilkan, dalam hal ini SIA harus didokumentasikan dengan baik.
Arti dari dokumentasi sendiri adalah sebuah teknik penjelasan komponen-komponen sistem penginputan data, pengolahan data, penyimpanan, pembuatan laporan, dan pengawasan terhadap sistem yang disederhanakan dalam bentuk grafis agar lebih mudah di pahami, di evaluasi, serta dirancang dalam sistem informasi. Alasan diperlukannya dokumentasi pada SIA yaitu:
1. Diperlukan untuk merancang sebuah sistem yang berguna sebagai alat untuk diskusi dan komunikasi antar perancang, dan analis.
2. Berguna untuk menilai kekuatan dan kelemahan sebuah system
3. Berguna sebagai media pelatihan untuk karyawan baru dalam mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan.
