Audit Atas Siklus Perolehan dan Pembayaran

Siklus perolehan dan pembayaran meliputi dua golongan transaksi yang berbeda, yaitu : perolehan barang dan jasa dan pengeluaran kas untuk perolehan tersebut. Retur pembelian dan pengurangan harga juga merupakan satu golongan transaksi, tetapi untuk kebanyakan perusahaan jumlahnya tidak material.

Pemrosesan Order Pembelian.

Permintaan pembelian (purchase requisition);  adalah permintaan akan barang dan jasa oleh pegawai yang berwenang. Bentuknya  dapat berupa permintaan perolehan untuk bahan-bahan oleh mandor atau pengawas gudang, reparasi di luar oleh pegawai kantor atau   pabrik,   atau   asuransi   oleh   direktur   perusahaan   yang   bertanggung   jawab   atas properti dan peralatan.

Order pembelian (purchase order)

Adalah dokumen yang mencatat deskripsi, jumlah, dan informasi   yang   berkaitan   dengan   barang   dan   jasa   yang   hendak   dibeli   perusahaan. Dokumen   ini seringkali   digunakan untuk menunjukkan  otorisasi  untuk   mendapatkan barang dan jasa.

Pengendalian Intern

Otorisasi yang memadai untuk perolehan merupakan bagian utama dari fungsi ini sebab otorisasi akan menjamin bahwa setiap barang dan jasa yang dibeli memang sesuai dengan kepentingan perusahaan dan untuk mencegah pembelian yang berlebihan atau barang yang tidak diperlukan. Untuk   membentuk   bagian   pembelian   dengan   maksud memastikan kualitas yang baik untuk barang dan jasa dengan harga yang minimum. Untuk pengendalian intern yang baik, bagian pembelian hendaknya tidak bertanggung jawab mengotorisasi perolehan atau penerimaan barang.

Penerimaan Barang Dan Jasa

Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan yang berasal dari pemasok merupakan titikkritis  dalam  siklus   ini,  sebab  pada  saat  inilah  kebanyakan perusahaan   pertama  kali mengakui timbulnya kewajiban sehubungan dengan perolehan tersebut di dalam catatan mereka. Saat barang diterima, pengendalian yang memadai mengharuskan dilakukannya penelitian atas deskripsi, jumlah, saat kedatangan, serta kondisi barang.

Laporan penerimaan barang (receiving report)

Adalah dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud diterima yang menunjukkan  deskripsi tentang barang, jumlah yang diterima, tanggal penerimaan, dan data lain yang relevan. Penerimaan barang dan jasa dalam kegiatan operasi normal perusahaan menunjukkan tanggal saat mana biasanya klien mengakui adanya kewajiban karena perolehan tersebut.

Pengendalian Intern

Kebanyakan   perusahaan   mempunyai bagian penerimaan barang yang bertugas membuat laporan penerimaan sebagai bahan bukti bahwa barang sudah diterima   dan   diperiksa.   Biasanya   sebuah   rangkapan   dikirim   ke   bagian   gudang   dan rangkapan   lain   diberikan   ke   bagian   hutang   usaha   untuk   informasi   yang   mereka perlukan. 

Untuk mencegah terjadinya pencurian dan penyalahgunaan, penting bahwa barang   tersebut   diawasi   secara  fisik  sejak   saat   penerimaan   sampai   penggunaannya. Pegawai  di bagian penerimaan  harus independen dari  bagian gudang dan  akuntansi. Akhirnya, catatan akuntansi seharusnya memindahkan tanggung jawab barang tersebut dari bagian penerimaan ke gudang dan selanjutnya duri gudang ke pabrik.

Pengakuan Kewajiban

Pengakuan   kewajiban yang memadai untuk setiap penerimaan barang dan jasa mengharuskan pencatatan yang akurat dan tepat.

Jurnal perolehan (acquisition journall)

Adalah jurnal untuk mencatat transaksi perolehan. Jurnal perolehan yang rinci meliputi masing-masing transaksi  perolehan. Biasanya mencakup beberapa klasifikasi untuk kebanyakan jenis perolehan yang signifikan, seperti  pembelian persediaan: perbaikan dan pemeliharaan, perlengkapan,ayat pembukuan ke hutang usaha, dan aneka debet dan kredit.

 

Laporan ikhtisar perolehan (summary acquisition report)

 Adalah dokumen yang dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan perolehan untuk satu periode. Laporan  ini biasanya berisi informasi yang dianalisis berdasarkan komponen kunci seperti klasilikasi akun, jenis persediaan, dan divisi.

Faktur pemasok (vendor invoice)

Adalah  dokumen yang menunjukkan hal-hal  seperti deskripsi dan jumlah barang dan jasa yang diterima, harga termasuk ongkos angkut, syarat potongan tunai, dan tanggal penerimaan kas.

Nota debet (debet note)

Adalah dokumen yang menunjukkan pengurangan jumlah yang menjadi hak pemasok karena pengembalian barang atau pengurangan harga.

Voucher

Adalah dokumen yang seringkali digunakan oleh berbagai organisasi sebagai sarana formal pencatatan   dan  pengendalian perolehan. Voucher berisi nama vendor, jumlah kewajiban dan tanggal pembayaran. Voucher meliputi lembar sampul atau map yang diisi dokumen atau paket dokumen yang relevan seperti order pembelian, rangkapan slip pengepakan, laporan penerimaan barang, dan faktur pemasok. Setelah pembayaran, rangkapan cek ditambahkan ke paket voucher. Voucher merupakan alat pengendalian perusahaan sebagai otorisasi atas pencatatan dan pembayaran kewajiban

Berkas induk hutang usaha (account payable master file)

Adalah berkas untuk mencatat perolehan individual, pengeluaran kas, dan retur dan pengurangan harga perolehan untuk masing-masing pemasok. Total dari saldo akun individual dalam berkas induk sama dengan total saldo hutang usaha dalam buku besar.

Neraca saldo hutang usaha (account payable trial balance)

Adalah daftar yang menjadi jumlah hak masing-masing pemasok pada satu titik waktu tertentu. Neraca saldo ini disiapkan langsung dari berkas induk hutang usaha.

Laporan pemasok (vendor statement)

Adalah laporan yang disiapkan setiap bulan oleh pemasok yang menunjukkan saldo awal, perolehan, retur dan pengurangan harga, pembayaran kepada pemasok, dan saldo akhir.

Pengendalian intern dalam beberapa perusahaan, pencatatan kewajiban akibat perolehan dibuat  berdasarkan penerimaan barang dan jasa, dan di perusahaan lain, kewajiban ditangguhkan sampai faktur pemasok diterima. Dalam  kedua kondisi, bagian hutang usaha  umumnya bertanggung jawab memverifikasi kepatutan setiap perolehan.

 Ini dilakukan dengan membandingkan rincian dalam order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur pemasok untuk menentukan apakah deskripsi, harga, jumlah, syarat pembayaran, dan ongkos angkut dalam faktur pemasok benar. Pengendalian yang penting dalam bagian hutang usaha dan PDE adalah persyaratan bahwa pegawai yang mencatat perolehan tidak mempunyai akses pada  kas, efek-efek, dan aktiva lainnya. Dokumen dan catatan yang memadai, prosedur penanganan catatan yang memadai, dan adanya pengecekan yang independen atas pelaksanaan juga merupakan unsur pengendalian yang perlu dalam fungsi hutang usaha.