Mohon tunggu...
Prita Veronica
Prita Veronica Mohon Tunggu... Mahasiswa - Mahasiswa Administrasi Publik Universitas Diponegoro

Saya merupakan mahasiswi aktif program studi S1 Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Diponegoro. Saya mahasiswi dengan motivasi tinggi,dapat berkomunikasi dengan sopan,dapat memanajemen waktu dengan baik,mampu berkerja secara tim maupun individu,serta tertarik dalam mempelajari berbagai bidang seperti bidang edukasi,komunikasi,wirausaha maupun kepemimpinan. Saya juga memiliki ketertarikan dalam berbagai organisasi dan budaya kerja untuk membentuk mindset yang semakin berkembang dan lebih baik.

Selanjutnya

Tutup

Kebijakan

KEREN! MAHASISWI KKN UNDIP BANTU MENGOPTIMALKAN ADMINISTRASI DESA DENGAN SURAT KETERANGAN OTOMATIS

6 Agustus 2023   14:07 Diperbarui: 6 Agustus 2023   14:15 294
+
Laporkan Konten
Laporkan Akun
Kompasiana adalah platform blog. Konten ini menjadi tanggung jawab bloger dan tidak mewakili pandangan redaksi Kompas.
Lihat foto
Gambar 1. Dokumentasi Bersama Perangkat Desa Semedo/Dok pribadi

Kabupaten Tegal (06/08/2023)- Tata pemerintahan yang baik (Good Governance) merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan roda pemerintahan suatu negara atau wilayah. Prinsip Good Governance mencakup transparansi, akuntabilitas, partisipasi publik, supremasi hukum, efisiensi, dan kesetaraan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Implementasi Good Governance menjadi kunci utama dalam menciptakan pemerintahan yang responsif, efektif, dan berorientasi pada kepentingan masyarakat. Dalam konteks pemerintahan desa, peran administrasi desa menjadi fondasi penting dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Administrasi desa memiliki peran penting dalam membantu masyarakat mengurus berbagai keperluan administratif, termasuk penerbitan Surat Keterangan. Surat Keterangan ini biasanya berisi informasi tertentu, seperti kependudukan, status pernikahan, atau keterangan lainnya.

Namun, seringkali proses manual dalam pembuatan surat-surat tersebut memakan waktu dan menimbulkan potensi kesalahan. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi baik instasi pemerintah maupun swasta sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai. Karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi. Dengan mengubah sistem manual atau konvensional ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi untuk mewujudkan manajemen administrasi yang lebih baik.

Menyadari kebutuhan masyarakat akan layanan administrasi yang lebih efisien dan cepat salah satu mahasiswi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro, Prita Veronica Putri Oktaviana yang tergabung dalam Tim II KKN UNDIP 2022/2023 mengimplementasikan teknologi Excel dan metode VLOOKUP guna menciptakan Surat Keterangan otomatis yang dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kualitas pelayanan administrasi desa. Adapun program ini dilakukan pada Kamis 27 Juli 2023 di Kantor Balai Desa Semedo yang dihadiri oleh Kepala Desa, Perangkat Desa yang terdiri dari Sekretaris Desa, Kaur, Kasi Pemerintahan, serta beberapa Staff di Balai Desa Semedo.

Gambar 2. Dokumentasi Pemaparan Surat Keterangan Otomatis/Dok pribadi
Gambar 2. Dokumentasi Pemaparan Surat Keterangan Otomatis/Dok pribadi

Langkah-langkah Membuat Surat Keterangan Otomatis di Excel menggunakan metode Vlookup :

  • Menyiapkan Data Pendukung

Pertama, mengumpulkan data pendukung yang akan digunakan untuk pembuatan Surat Keterangan. Data ini berisi informasi seperti Nama, Nomor Induk Kependudukan (NIK), dan keterangan lain sesuai dengan jenis surat yang diminta oleh masyarakat.

  • Membuat Tabel Data Pendukung

Selanjutnya, membuat tabel data pendukung di Microsoft Excel. Tabel ini berfungsi sebagai database yang akan diakses oleh formula VLOOKUP. Setiap jenis Surat Keterangan memiliki kolom-kolom khusus, seperti Nama, NIK, dan keterangan lainnya.

  • Membuat Formulir Surat Keterangan

Mendesain sebuah formulir Surat Keterangan menggunakan Microsoft Excel. Formulir ini berisi beberapa pertanyaan yang harus diisi oleh masyarakat, seperti Nama, Jenis Surat Keterangan, dan alasan pembuatan surat.

  • Menggunakan Formula VLOOKUP

Pada langkah ini, kami menggunakan formula VLOOKUP untuk mengisi otomatis data pada formulir Surat Keterangan berdasarkan NIK yang diinputkan oleh masyarakat. Formula VLOOKUP ini mencocokkan NIK yang dimasukkan dengan data yang ada di tabel data pendukung. Hasil dari VLOOKUP adalah informasi seperti Nama dan keterangan lainnya yang sesuai dengan NIK tersebut.

  • Menambahkan Fungsi IFERROR

Untuk meningkatkan kualitas formulir Surat Keterangan, kami menambahkan fungsi IFERROR pada setiap formula VLOOKUP. Fungsi IFERROR ini berfungsi untuk menampilkan pesan kesalahan apabila NIK yang dimasukkan oleh masyarakat tidak ditemukan dalam tabel data pendukung.

  • Penyempurnaan dan Uji Coba

Setelah semua langkah selesai, kami melakukan penyempurnaan pada formulir Surat Keterangan dan mengujinya untuk memastikan kinerjanya berjalan dengan baik. Selama uji coba, kami berperan sebagai masyarakat yang meminta Surat Keterangan, sehingga dapat mengidentifikasi dan memperbaiki potensi kesalahan.

Keuntungan dari surat keterangan otomatis ini berupa pertama, dapat menghemat waktu dan usaha dalam menulis surat secara manual. Kedua, surat otomatis memastikan konsistensi dalam format dan isi surat yang dikirim. Dengan adanya surat otomatis ini mendapat respon yang sangat baik dari perangkat Desa Semedo. Melalui Surat Keterangan Otomatis ini juga meningkatkan kemampuan mengaplikasikan teknologi informasi dalam penyelesaian permasalahan masyarakat. Semoga dengan adanya inovasi ini, dapat memberikan manfaat yang lebih besar dan berkelanjutan bagi masyarakat sekitar.

Nama Penulis : Prita Veronica Putri Oktaviana (Administrasi Publik-Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik)
DPL : Ardiana Alifatus Sa'adah., S.Si., M.Si.,


Lokasi : Desa Semedo, Kecamatan Kedungbanteng, Kabupaten Tegal

#KKNUndipTim2
#p2kknundip
#lppmundip
#undip

Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H

HALAMAN :
  1. 1
  2. 2
Mohon tunggu...

Lihat Konten Kebijakan Selengkapnya
Lihat Kebijakan Selengkapnya
Beri Komentar
Berkomentarlah secara bijaksana dan bertanggung jawab. Komentar sepenuhnya menjadi tanggung jawab komentator seperti diatur dalam UU ITE

Belum ada komentar. Jadilah yang pertama untuk memberikan komentar!
LAPORKAN KONTEN
Alasan
Laporkan Konten
Laporkan Akun