KEREN! MAHASISWI KKN UNDIP BANTU MENGOPTIMALKAN ADMINISTRASI DESA DENGAN SURAT KETERANGAN OTOMATIS

Kabupaten Tegal (06/08/2023)- Tata pemerintahan yang baik (Good Governance) merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan roda pemerintahan suatu negara atau wilayah. Prinsip Good Governance mencakup transparansi, akuntabilitas, partisipasi publik, supremasi hukum, efisiensi, dan kesetaraan dalam penyelenggaraan pemerintahan. Implementasi Good Governance menjadi kunci utama dalam menciptakan pemerintahan yang responsif, efektif, dan berorientasi pada kepentingan masyarakat. Dalam konteks pemerintahan desa, peran administrasi desa menjadi fondasi penting dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Administrasi desa memiliki peran penting dalam membantu masyarakat mengurus berbagai keperluan administratif, termasuk penerbitan Surat Keterangan. Surat Keterangan ini biasanya berisi informasi tertentu, seperti kependudukan, status pernikahan, atau keterangan lainnya.

Namun, seringkali proses manual dalam pembuatan surat-surat tersebut memakan waktu dan menimbulkan potensi kesalahan. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi baik instasi pemerintah maupun swasta sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai. Karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi. Dengan mengubah sistem manual atau konvensional ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan surat-surat sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi untuk mewujudkan manajemen administrasi yang lebih baik.

Menyadari kebutuhan masyarakat akan layanan administrasi yang lebih efisien dan cepat salah satu mahasiswi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro, Prita Veronica Putri Oktaviana yang tergabung dalam Tim II KKN UNDIP 2022/2023 mengimplementasikan teknologi Excel dan metode VLOOKUP guna menciptakan Surat Keterangan otomatis yang dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kualitas pelayanan administrasi desa. Adapun program ini dilakukan pada Kamis 27 Juli 2023 di Kantor Balai Desa Semedo yang dihadiri oleh Kepala Desa, Perangkat Desa yang terdiri dari Sekretaris Desa, Kaur, Kasi Pemerintahan, serta beberapa Staff di Balai Desa Semedo.

Gambar 2. Dokumentasi Pemaparan Surat Keterangan Otomatis/Dok pribadi

Langkah-langkah Membuat Surat Keterangan Otomatis di Excel menggunakan metode Vlookup :

• Menyiapkan Data Pendukung

Pertama, mengumpulkan data pendukung yang akan digunakan untuk pembuatan Surat Keterangan. Data ini berisi informasi seperti Nama, Nomor Induk Kependudukan (NIK), dan keterangan lain sesuai dengan jenis surat yang diminta oleh masyarakat.

• Membuat Tabel Data Pendukung

Selanjutnya, membuat tabel data pendukung di Microsoft Excel. Tabel ini berfungsi sebagai database yang akan diakses oleh formula VLOOKUP. Setiap jenis Surat Keterangan memiliki kolom-kolom khusus, seperti Nama, NIK, dan keterangan lainnya.

• Membuat Formulir Surat Keterangan

Mendesain sebuah formulir Surat Keterangan menggunakan Microsoft Excel. Formulir ini berisi beberapa pertanyaan yang harus diisi oleh masyarakat, seperti Nama, Jenis Surat Keterangan, dan alasan pembuatan surat.

• Menggunakan Formula VLOOKUP

Pada langkah ini, kami menggunakan formula VLOOKUP untuk mengisi otomatis data pada formulir Surat Keterangan berdasarkan NIK yang diinputkan oleh masyarakat. Formula VLOOKUP ini mencocokkan NIK yang dimasukkan dengan data yang ada di tabel data pendukung. Hasil dari VLOOKUP adalah informasi seperti Nama dan keterangan lainnya yang sesuai dengan NIK tersebut.

• Menambahkan Fungsi IFERROR

Untuk meningkatkan kualitas formulir Surat Keterangan, kami menambahkan fungsi IFERROR pada setiap formula VLOOKUP. Fungsi IFERROR ini berfungsi untuk menampilkan pesan kesalahan apabila NIK yang dimasukkan oleh masyarakat tidak ditemukan dalam tabel data pendukung.

• Penyempurnaan dan Uji Coba

Setelah semua langkah selesai, kami melakukan penyempurnaan pada formulir Surat Keterangan dan mengujinya untuk memastikan kinerjanya berjalan dengan baik. Selama uji coba, kami berperan sebagai masyarakat yang meminta Surat Keterangan, sehingga dapat mengidentifikasi dan memperbaiki potensi kesalahan.

Keuntungan dari surat keterangan otomatis ini berupa pertama, dapat menghemat waktu dan usaha dalam menulis surat secara manual. Kedua, surat otomatis memastikan konsistensi dalam format dan isi surat yang dikirim. Dengan adanya surat otomatis ini mendapat respon yang sangat baik dari perangkat Desa Semedo. Melalui Surat Keterangan Otomatis ini juga meningkatkan kemampuan mengaplikasikan teknologi informasi dalam penyelesaian permasalahan masyarakat. Semoga dengan adanya inovasi ini, dapat memberikan manfaat yang lebih besar dan berkelanjutan bagi masyarakat sekitar.

Nama Penulis : Prita Veronica Putri Oktaviana (Administrasi Publik-Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik)
DPL : Ardiana Alifatus Sa'adah., S.Si., M.Si.,

Lokasi : Desa Semedo, Kecamatan Kedungbanteng, Kabupaten Tegal

#KKNUndipTim2
#p2kknundip
#lppmundip
#undip