Cara Promosi Sekolah yang Efektif untuk Mengoptimalkan PPDB

Cara Promosi Sekolah Yang Efektif Untuk Mengoptimalkan PPDB

Promosi sekolah yang efektif khususnya pada saat pandemi ini sangat dibutuhkan oleh semua sekolah. Tidak jarang pihak pengelola sekolah yang melakukan perubahan cara mempromosikan sekolah mereka. Hal ini sangat penting, mengingat promosi sekolah merupakan cara mendapatkan siswa baru bagi suatu sekolah. Dengan promosi yang tepat dan efektif, sebuah sekolah bisa mendapatkan siswa yang sesuai dengan harapan dan daya tamping sekolah. 

amun, sebelum kita membahas tentang cara promosi sekolah, ada baiknya kita bahas terlebih dahulu pengertian, tujuan, strategi dan teknik promosi baik secara konvensional maupun secara kontemporer. 

Salah satu indikator sekolah yang baik bisa dilihat dari jumlah siswa yang terdaftar dalam sekolah tersebut. Sebuah sekolah dengan jumlah siswa yang banyak atau sesuai dengan kapasitas sekolah menunjukkan bahwa sekolah tersebut mendapat kepercayaan dari masyarakat. Sebaliknya, sekolah dengan jumlah siswa yang sedikit atau bahkan rasio jumlah siswa dengan kapasitas sekolah kecil, maka hal tersebut dapat menjadi salah satu indikator bahwa sekolah itu kurang berkualitas, sehingga kurang mendapatkan kepercayaan dari masyarakat.

 

Pengertian dan Tujuan Promosi

Menurut KBBI, kata Promosi berarti dapat berarti naik pangkat, hal memdapatkan gelar doktor, pemberian gelar doktor dengan upacara khusus, atau perkenalan (dalam rangka memajukan usaha atau dagang dan sebagainya). Sedangkan menurut wikipedia, kata Promosi mempunyai arti upaya untuk memberitahukan atau menawarkan produk atau jasa pada dengan tujuan menarik calon konsumen untuk membeli atau mengkonsumsinya.

Sehingga secara mudah promosi sekolah dapat diartikan sebagai upaya memperkenalkan sekolah kepada calon siswa atau orang tua calon siswa dalam rangka mendapatkan perhatian agar di masa mendatang mereka dapat menjadi siswa sekolah tersebut atau orang tua siswa merekomendasikan sekolah tersebut kepada anaknya.

Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dari promosi sekolah adalah mendapatkan perhatian dari calon siswa maupun orang tua calon siswa. Sehingga dengan banyaknya perhatian yang didapatkan, diharapkan akan ada sebagian dari mereka yang benar-benar akan menjadi siswa atau merekomendasikan sekolah anda pada orang lain yang dikenal. Oleh karena itu, aktivitas promosi sekolah ini menjadi aktivitas yang sangat penting, karena menjadi ujung tombak dari sekolah itu sendiri. Dan tidak seharusnya pengurus sekolah menyepelekan aktivitas promosi ini.

Kita tidak bisa membayangkan jika hanya karena kurang promosi sekolah, maka selama masa pendaftaran sekolah berlangsung, jumlah calon siswa yang mendaftar kurang dari 10% kapasitas kelas. Tetapi sayangnya hal ini sudah terjadi di salah satu SMP di Indonesia yang hanya memiliki calon siswa baru sebanyak 1 orang siswa. Bagi sekolah negeri, jika hal ini terus berlanjut hingga 3-5 tahun ajaran berturut-turut, bisa mengakibatkan penutupan sekolah itu atau bahkan merger dengan sekolah terdekat. Tentu hal ini jangan sampai terjadi pada sekolah anda.

Strategi Promosi Sekolah

Dari penjelasan di atas, meskipun promosi sekolah merupakan aktivitas yang penting, pengurus sekolah tidak seharusnya melakukan promosi yang asal-asalan. Bagaimana strategi promosi sekolah yang baik? Kita bisa gunakan strategi PKP ini:

1. Pemetaan Target Siswa

Promosi tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Anda perlu memetakan dahalu siapa calon siswa yang cocok untuk menjadi siswa di sekolah anda. Sebagai contoh sebuah sekolah islam tidak mungkin akan melakukan promosi kepada sekolah di bawah yayasan non-islam, begitu juga sebaliknya. Atau sebuah sekolah menengah atas yang telah mempunyai kompetensi di bidang tertentu, misal sekolah kejuruan bidang otomotif, seharusnya melakukan promosi dan membuat materi promosi yang ditujukan kepada calon siswa laki-laki (meskipun tidak menutup kemungkinan siswa perempuan pun bisa jadi akan tertarik, akan tetapi ini bukanlah target utama).

Selain kategori umur, kriteria pemetaan target bisa bermacam-macam variabel. Misal tentang keminatan calon siswa, jika sekolah anda adalah sekolah kejuruan bisa lakukan promosi dengan memberikan tes minat, bakat dan kemampuan calon siswa dan memberikan konsultasi rencana lanjut studi secara gratis. Atau jika sekolah anda merupakan sekolah dengan siswa yang berdomisili di daerah tertentu, maka bisa dilakukan promosi yang memberikan kemudahan layanan transportasi antar jemput siswa.

Pemetaan target ini sebaiknya dilakukan terus-menerus dan dievaluasi secara berkala, supaya pihak sekolah mendapatkan data yang up to date sehingga akan memudahkan melakakuan strategi promosi pada tahun-tahun ajaran berikutnya. Pemilihan target yang cocok ini akan meningkatkan jumlah pendaftar pada sekolah tersebut.

2. Kenalkan Sekolah

Setelah pengurus sekolah membuat pemetaan target siswa, tahap selanjutnya adalah memperkenalkan sekolah kepada target, baik kepada calon siswa langsung atau orang tua calon siswa.

Pada tahap ini, tujuan yang akan dicapai adalah calon siswa atau orang tua calon siswa yang sebelumnya tidak kenal dengan sekolah tersebut menjadi mengenalnya, atau jika sudah pernah kenal maka akan mengenal lebih dekat dengan sekolah tersebut. Jadi pada tahap ini, tidak tepat jika terburu-buru mengajak atau meminta calon siswa atau orang tua calon siswa mendaftar ke sekolah.

Pada faktanya, tidak semua calon siswa atau orang tua calon siswa yang pernah mendengar nama suatu sekolah akan serta-merta mendaftarkan untuk menjadi siswa di sekolah tersebut. Biasanya mereka akan mencari informasi yang lebih mendalam tentang suatu sekolah terlebih dahulu sebelum akhirnya memutuskan untuk mendaftar menjadi siswa di sekolah. Untuk itulah tahap ini ada.

3. Promosikan Sekolah

Setelah menjalani tahap 1 dan 2, saatnya tahap terakhir yaitu promosi. Pada tahap ini, sebaiknya anda perlu mendata apa saja yang menjadi kelebihan yang bisa ditawarkan kepada calon siswa atau orang tua calon siswa. Bisa juga dengan mencari kekhawatiran apa yang dialami calon siswa atau orang tua calon siswa ketika akan memilih sekolah dan sekolah anda bisa menjadi jawaban atas keraguan mereka.

Dalam rangka membuat materi promosi sekolah hendaknya diperhatikan hal-hal berikut ini:

• - Profil guru dan tenaga kependidikan
• - Fasilitas unggulan sekolah
• - Program unggulan sekolah (akademik dan non-akademik)
• - Kultur atau lingkungan sekolah
• - Suasana dan kreativitas KBM
• - Prestasi akademik maupun non akademik

Keenam hal tersebut dapat meningkatkan kepercayaan calon siswa atau orang tua calon siswa terhadap sekolah anda. Sehingga hal ini diharapkan mampu meningkatkan pendaftaran siswa di sekolah.

Teknik Promosi Sekolah

Pada bagian ini akan kita bahas tentang teknik-teknik yang bisa digunakan untuk mengoptimalkan promosi sekolah, supaya jangkauannya lebih luas dan mengarah pada target yang sesuai dengan harapan sekolah. Jika dahulu sekolah masih menggunakan cara konvensional, maka di era kemajuan teknologi ini sudah mulai banyak sekolah yang menggunakan cara online dalam melakukan teknik promosi.

Khusus pada masa pandemi ini, cara promosi online merupakan pilihan yang tepat yang wajib diambil oleh pihak sekolah. Karena pada saat ruang gerak orang dibatasi di dunia nyata, maka ruang gerak di dunia maya justru semakin ramai. Oleh karena itu, sayang sekali jika suatu sekolah melewatkan kesempatan berharga ini untuk memanfaatkan media online sebagai ajang promosi kepada target yang tepat. Boleh jadi juga tren PPDB di masa mendatang (setelah pandemi) justru akan beralih ke tren online. Maka pada saat itu, sekolah yang sudah sejak awal menerapkan sistem promosi dan PPDB onlinelah yang akan mendapatkan keuntungan lebih banyak.

1. Teknik Promosi Offline (Konvensional)

Teknik ini adalah teknik promosi yang dipakai oleh kebanyakan sekolah terutama sebelum masa pandemi. Seperti kebanyakan sekolah, teknik ini menggunakan media fisik maupun tatap muka. Di antaranya:

1. Membuat brosur, baliho, poster dan sejenisnya

2. Promosi dengan cara ini adalah teknik promosi yang paling lazim digunakan. Biasanya media fisik seperti brosur dibagikan kepada calon siswa dan orang tua calon siswa. Sedangkan baliho dan poster ditempatkan atau ditempelkan di tempat-tempat strategis semisal pinggir jalan raya, kaca belakang angkutan umum, atau papan pengumuman di sekolah lain yang jenjang pendidikannya lebih rendah.

   Cara ini masih tergolong efektif dengan catatan bahwa penerima media promosi fisik adalah orang yang tepat sesuai dengan target yang dikehendaki oleh pihak sekolah. Permasalahannya sekarang adalah bagaimana media promosi itu bisa sampai ke tangan orang yang sesuai target? maka itu adalah hal lain lagi.

   Misal sebuah sekolah islam terpadu akan melakukan promosi sekolahnya, maka pihak sekolah bisa membuat even pasar sembako murah sekaligus even pentas seni keislaman yang diperankan oleh siswa-siswi sekolah tersebut untuk mengenalkan sekolah kepada para pengunjung. Atau jika sekolah mempunyai anggaran yang memadahi, bisa juga dengan mengundang penceramah yang biasanya akan banyak dihadiri jamaah. Dari even itulah media promosi fisik bisa tersampaikan kepada target yang sesuai.

3. Even Promosi di Sekolah Lain
4. Cara efektif lainnya adalah dengan membuat even promosi di sekolah lain yang jenjangnya lebih rendah. Cara ini bisa dilakukan jika pihak sekolah yang akan melakukan promosi memberikan tawaran kerja sama kepada pihak sekolah yang jenjangnya lebih rendah. Tawarkan sebuah kesepakatan yang win-win solution bagi kedua belah pihak sekolah, maka besar kemungkinan cara ini akan dapat terealisir.

   Misalkan anda mengelola sebuah SMA favorit propinsi akan mengadakan even di SMP-SMP di berbagai kota di propinsi itu. Tawarkan kerja sama kepada pihak SMP bahwa sekolah yang bersedia kerja sama akan mendapatkan quota dengan jumlah tertentu untuk menjadi siswa di SMA anda tanpa tes atau yang lainnya. Sehingga sekolah anda mendapat kesempatan untuk promosi yang bisa dimanfaatkan untuk menjelaskan keunggulan sekolah dan hal-hal menarik lainnya. Pihak SMP juga akan mendapatkan keuntungan bahwa salah satu atau beberapa siswanya diterima di sekolah unggulan.

5. Membuat promo diskon atau beasiswa

6. Sampai saat ini, promosi jenis ini masih banyak dipakai. Pemberian diskon bagi calon siswa yang mendaftar pada awal periode PPDB merupakan langkah jitu. Selain menguntungkan bagi pihak sekolah yaitu memastikan quota siswa terpenuhi, pihak calon siswa atau orang tua siswa juga mendapatkan keuntungan berupa biaya yang terjangkau. Cara ini sangat efektif dilakukan jika calon siswa atau orang tua calon siswa sudah mengenal dekat dengan sekolah terlebih jika sudah ada kecenderungan memiliki rencana akan melanjutkan di sekolah tersebut.

   Pemberian beasiswa bagi siswa baru berprestasi juga akan menguntungkan pihak sekolah, misalkan dengan membebaskan dari biaya sumbangan uang gedung. Hal ini bisa menaikkan prestasi sekolah baik akademik maupun non-akademik sesuai dengan kemampuan siswa.

7. Promosi dari mulut ke mulut (Word of Mouth)

8. Teknik promosi konvensional yang paling ampuh adalah teknik promosi dari mulut ke mulut. Teknik tidak bisa dibangun dengan instan. Pihak sekolah harus mampu memberikan layanan pendidikan terbaik bagi para siswa-siswinya terlebih dahulu. Sehingg mereka merasakan manfaatnya.

   Jika para alumni mendapatkan manfaat yang signifikan, maka tanpa dimintapun mereka akan dengan senang hati merekomendasikan sekolah anda. Bahkan tidak perlu menunggu para siswa itu lulus dulu, jika pelayanan pendidikan sekolah benar-benar berkualitas, mereka pun akan suka rela memberikan rekomnedasi bagi kenalannya atau kerabatnya. Jika suatu sekolah telah mencapai titik ini, promosi sekolah menjadi hal yang mudah. Tugas sekolah hanya terus meningkatkan kualitas pelayanan kepada siswa-siswinya. 

    Kesimpulan

   Cara mempromosikan sekolah dapat ditempuh dengan berbagai cara, dari mulai cara konvensional sampai dengan cara online atau bahkan dengan mengombinasikan keduanya. Meskipun demikian pada masa pandemi ini cara online merupakan cara paling efektif dalam melakukan promosi sekolah. Karena ada beberapa cara offline yang saat ini sangat sulit terlaksana. Mengingat proses pembelajaranpun juga terbatas, tidak bisa dilakukan dengan tatap muka. Oleh karena itu, saat inilah saat yang tepat bagi pihak sekolah untuk memulai strategi promosi online untuk menjaring peserta didik dengan lebih efisien dan sesuai dengan pemetaan target yang telah dibuat.