Kotak Pengaduan, Sistem Online Tanpa Solusi Nyata

Pengaduan terkait masalah administrasi atau perpindahan institusi tidak selalu berjalan dengan lancar. 

Meskipun sistem yang ada sudah dirancang untuk mempermudah proses, kenyataannya banyak pengguna mengalami hambatan. 

Salah satu contoh kasus yang menggambarkan betapa kompleksnya proses pengaduan adalah kisah seorang pengajar yang mengalami kesulitan dalam mengurus perpindahan homebase dari satu sekolah tinggi ke sekolah tinggi lainnya.

Dosen tersebut sudah resmi dikeluarkan dari pangkalan data di sekolah tinggi asalnya. Namun, ketika data perpindahannya diunggah ke sistem  untuk memindahkan homebase ke institusi baru, muncul masalah. 

Baca juga: Membangun Karakter dan Spiritualitas Mengikis Pengakuan Pribadi

Data yang sudah diunggah tidak dapat terbaca atau teridentifikasi dengan baik oleh sistem, mengakibatkan status homebase-nya menjadi tidak jelas. Hal ini menciptakan ketidakpastian dalam statusnya sebagai dosen di sekolah tinggi baru tersebut.

Setelah menyadari masalah ini, dosen menghubungi dinas terkait untuk mendapatkan klarifikasi dan arahan lebih lanjut. 

Dinas terkait memberikan instruksi untuk mengunggah dokumen perpindahan, termasuk surat keputusan (SK) perpindahan dari homebase lama ke homebase baru yang telah dikeluarkan oleh yayasan.

Semua dokumen sudah lengkap dan diunggah sesuai prosedur, seharusnya proses perpindahan berjalan mulus.

Baca juga: Menulis: Jembatan Antara Pikiran dan Perasaan

Keunggulan Aplikasi Online

Baca juga: Politik Uang, Politik Praktis, dan Ancaman terhadap Kualitas Demokrasi

Sejatinya, sistem pengaduan yang ada saat ini sudah menggunakan aplikasi online yang memudahkan proses komunikasi antara pengguna dan pihak terkait. 

Dengan adanya aplikasi ini, pengguna dapat menyampaikan keluhan atau permintaan bantuan secara langsung melalui platform digital, tanpa harus datang ke kantor. 

Masalah yang Muncul

Meskipun semua prosedur sudah diikuti dan dokumen yang diperlukan sudah diunggah, perpindahan homebase yang diharapkan tidak terjadi. 

Masalah ini menimbulkan kebingungan karena tidak ada kesalahan yang teridentifikasi dalam dokumen yang diunggah. 

Persoalan ini menunjukkan bahwa ada kendala yang belum terpecahkan meskipun teknologi dan sistem pengaduan online telah digunakan.

Kendala Operator Sistem

Salah satu penyebab utama dari masalah ini adalah ketergantungan pada operator sistem. Meskipun sistem sudah berbasis online, proses validasi data dan persetujuan tetap memerlukan intervensi manusia. 

Operator di pangkalan data dan bagian Kementrian terkait memiliki kendali atas penerimaan dan verifikasi data yang masuk. 

Jika operator tidak menindaklanjuti pengajuan yang masuk, maka proses perpindahan akan terhenti di tengah jalan.

Budaya Bersih dan Anti-Korupsi

Budaya bersih dan anti-korupsi masih menjadi tantangan dalam sistem birokrasi kita. Di beberapa kasus, operator atau pejabat terkait mungkin menunda atau mengabaikan pengaduan jika tidak ada imbalan tertentu.

Dosen, meskipun sudah melakukan semua prosedur sesuai ketentuan, tetap menghadapi kendala. Hal ini menunjukkan bahwa integritas dalam pelayanan masih perlu ditingkatkan. 

Keberadaan celah yang memungkinkan praktek tidak transparan atau korupsi kecil-kecilan bisa menjadi penyebab lamanya proses pengaduan.

Dampak Ketergantungan pada Operator

Ketergantungan pada operator ini menciptakan potensi kesalahan manusia yang tidak dapat dihindari. 

Ada kemungkinan data tidak diproses karena kelalaian, kesalahan teknis, atau bahkan overload dalam penanganan pengajuan. 

Dalam kasus ini, ada indikasi bahwa proses perpindahan terhambat karena data yang tidak segera diproses oleh operator, meskipun seluruh prosedur telah diikuti dengan benar. 

Jika operator memiliki niat yang tidak bersih atau menunggu "pelicin," maka proses administrasi bisa semakin berlarut-larut.

Harapan terhadap Sistem yang Lebih Otomatis

Kisah ini menunjukkan perlunya sistem pengaduan dan perpindahan data yang lebih otomatis dan minim intervensi manusia. 

Dengan otomatisasi yang lebih baik, proses validasi dan verifikasi data dapat dilakukan secara real-time, mengurangi risiko keterlambatan atau kesalahan akibat kelalaian operator. 

Sistem otomatis juga akan mengurangi peluang terjadinya praktik korupsi, karena segala proses terekam dan terpantau secara transparan.

Mengulang Proses dari Awal

Karena masalah ini tidak kunjung teratasi, akhirnya harus mengulang proses dari awal, seperti mengisi ulang data dan mengunggah dokumen yang sama. 

Proses ini seperti memulai dari nol, yang mengingatkan pada mengulang meteran pom bensin saat mengisi bahan bakar. Semua usaha yang telah dilakukan sebelumnya menjadi tidak berarti dan hanya membuang waktu. 

Masalah seperti ini sering kali terjadi ketika tidak ada akuntabilitas dan transparansi dalam sistem.

Perbaikan yang Diperlukan 

Diperlukan evaluasi dan perbaikan terhadap sistem pengaduan yang ada. Salah satu langkah yang bisa diambil adalah memperkuat budaya anti-korupsi di semua tingkatan pelayanan. 

Selain itu, fitur tambahan dalam sistem yang memungkinkan pengguna melihat status pengajuan secara real-time akan memberikan transparansi. 

Pendekatan ini dapat mengurangi potensi korupsi dan meningkatkan akuntabilitas operator dalam menangani pengaduan.

Penutup

Pengaduan itu memang mudah di awal karena adanya sistem online yang mendukung. Dalam praktiknya, ada banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengaduan, seperti kendali operator dan kemungkinan kesalahan dalam verifikasi data. 

Kasus  ini menggambarkan pentingnya sistem yang lebih andal dan minim intervensi manusia agar proses administrasi berjalan lebih lancar dan transparan. 

Selain itu, budaya bersih dan anti-korupsi perlu ditanamkan dalam setiap level pelayanan agar semua proses dapat dijalankan dengan integritas tinggi.