Tentang Manajemen Proyek

Apa yang terlintas saat mendengar kata proyek?

Mungkin di benak kita sudah terbayang sebuah pembangunan jalan raya, infrastruktur bangunan, atau penggalian tanah di sebuah lokasi. Semuanya ini pasti memerlukan: perencanaan yang matang, biaya yang besar, banyak peralatan berat, sumber daya, organisasi, serta tenaga ahli yang bertugas untuk merancang proyek dalam sebuah, katakan proposal atau cetak biru, sehingga proyek tersebut dapat dimulai dan diselesaikan sepenuhnya. Kita akan memerlukan sebuah sistem yang dapat membantu kita dalam melihat keperluan diatas. Maka, dikembangkan sebuah disiplin ilmu yang menangani dan mengatur terkait keperluan tersebut, dan keilmuan tersebut adalah Manajemen Proyek. 

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk mencapai tujuan proyek. Orang yang mendalami atau profesional dalam bidang ini disebut sebagai manajer proyek atau project manager.

Seorang manajer proyek memiliki tanggung jawab atas perencanaan, pengadaan, dan pelaksanaan proyek, dalam setiap usaha yang memiliki ruang lingkup yang ditentukan, awal yang ditentukan dan penyelesaian yang jelas; terlepas dari industri. Manajer proyek adalah titik kontak pertama untuk setiap masalah atau perbedaan yang timbul dari dalam kepala berbagai departemen dalam suatu organisasi sebelum masalah meningkat ke otoritas yang lebih tinggi, sebagai perwakilan proyek.

Apa saja yang dapat dikatakan sebagai proyek?

Seperti halnya proyek pembangunan sebuah gedung, proyek penggalian tanah, proyek penggalangan dana atau proyek lainnya. Sebuah proyek diartikan sebagai suatu kegiatan yang bersifat sementara atau dalam rentang waktu spesifik, yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya, biasanya dibatasi oleh waktu dan sumber pendanaan, untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah.

Proyek berisikan kumpulan aktivitas yang bersifat unik, kompleks, dan berhubungan satu sama lain dimana semua aktivitas memiliki satu tujuan dan harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Output dari satu aktivitas dalam proyek akan menjadi input aktivitas lain. Beberapa proyek sekaligus dapat memiliki tujuan dan visi yang sama sehingga dinamakan sebagai Program. Katakan jika programnya adalah program kesejahteraan masyarakat, proyeknya adalah yang lebih spesifik dari program tersebut, seperti: proyek penggalangan dana untuk masyarakat lansia, proyek imunisasi di sekolah dasar, dan sejenisnya.

Secara umum, proyek memiliki 5 (lima) constraints atau batasan berikut.

1. Scope (Cakupan)

Yaitu pernyataan yang mendefinisikan batas-batas proyek. Memberitahu apa yang akan dilakukan tetapi juga apa yang tidak akan dilakukan. Cakupan sebuah proyek dapat berubah kapanpun karena pengerjaan proyek tetap dilakukan di lapangan sehingga banyak faktor tidak terprediksi. tetapi itu akan berubah. Disini, tugas seorang manajer proyek adalah mendeteksi perubahan itu dan memutuskan solusi untuk mengakomodasi itu dalam rencana proyek.

2. Quality (Kualitas)

Proyek memiliki 2 (dua) jenis kualitas:

a) Kualitas produk - Kualitas hasil dari proyek berupa proyek itu sendiri; dan
b) Kualitas proses - Kualitas proses manajemen proyek. Fokusnya adalah pada seberapa baik manajemen proyek bekerja.

3.  Cost (Biaya)

Biaya adalah pertimbangan utama di seluruh siklus hidup manajemen proyek. Pertimbangan pertama terjadi pada tahap awal dan informal dalam kehidupan suatu proyek. Klien dapat menawarkan angka yang setara dengan apa yang ada dalam pikirannya untuk proyek tersebut.

Seorang konsultan proyek sering menghadapi situasi dimana klien hanya mau menghabiskan sejumlah tertentu untuk pekerjaan itu. Dalam situasi ini, Anda melakukan apa yang Anda bisa dengan apa yang Anda miliki. Dalam situasi yang lebih formal, manajer proyek menyiapkan proposal untuk pekerjaan yang diproyeksikan. Proposal itu termasuk estimasi dari total biaya proyek. Bahkan jika angka awal telah dipasok oleh manajer proyek, proposal tersebut memungkinkan klien untuk mendasarkan keputusan  berdasarkan estimasi yang lebih baik.

4. Time (Waktu)

Klien dari proyek menentukan kerangka waktu atau tanggal batas waktu di mana proyek harus diselesaikan. Tujuanny adalah untuk menggunakan waktu mendatang yang dialokasikan untuk proyek dengan cara yang paling efektif dan produktif.

5. Resources (Sumber Daya)

Sumber daya adalah aset seperti orang, peralatan, fasilitas fisik, atau inventaris lainnya yang memiliki ketersediaan terbatas, dapat dijadwalkan, atau dapat disewa dari pihak luar. Beberapa diperbaiki; yang lainnya hanya variabel dalam jangka panjang. Mereka adalah pusat untuk penjadwalan kegiatan proyek dan penyelesaian proyek.

Manajemen proyek dibagi menjadi 5 (lima) tahapan besar yang disebut dengan project life cycle.

1. Initiating (awal)

Tahap initiating siklus hidup proyek terdiri dari 2 proses terpisah: piagam proyek dan daftar pemangku kepentingan. Tujuan fase ini adalah menentukan visi untuk proyek Anda, mendokumentasikan apa yang Anda harapkan untuk capai, dan mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan yang memberikan sanksi. Komponen utama dari piagam proyek meliputi:  

• ruang lingkup proyek 
• tujuan proyek 
• sumber daya dibutuhkan 
• rencana dan jadwal waktu 
• estimasi biaya 
• risiko dan masalah 

2. Planning (perencanaan)

Kelompok proses fase perencanaan adalah membangun infrastruktur proyek yang akan memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan Anda dalam batasan waktu dan anggaran yang telah ditentukan, dimulai dengan rencana manajemen proyek, ruang lingkup proyek, struktur rincian pekerjaan dan banyak lagi — dan menyelesaikan dengan kualitatif dan analisis risiko kuantitatif dan respons risiko.

Ini adalah peta jalan terperinci Anda — cetak biru Anda untuk sukses. Saat  fase ini selesai, semua orang di tim Anda tidak hanya akan memahami visi proyek, mereka juga akan memahami dengan tepat apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai garis akhir tepat waktu dan sesuai anggaran. 

3. Executing (pelaksanaan)

Tahap pelaksanaan adalah ketika sebagian besar anggaran dialokasikan dan sebagian besar hasil proyek dihasilkan, dalam artian proyek sudah berjalan. Anda mengambil rencana proyek Anda dan mewujudkannya, baik itu berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun. Pada tahap ini, manajer proyek juga dapat mengelola tim secara efektif sambil mengatur ekspektasi jadwal waktu dan mencapai sasaran patokan  Yang termasuk dalam tahap ini mencakup pengembangan tim, pelibatan pemangku kepentingan, dan kegiatan penjaminan kualitas, baik secara formal maupun informal. 

4. Monitoring and Controlling (pemantauan dan pengendalian) 

Tahap pemantauan dan pengendalian melibatkan mengawasi kemajuan aktual proyek terhadap rencana Anda dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Tidak ada perencanaan yang sempurna yang akan membebaskan Anda dari kebutuhan untuk selalu waspada dengan pelacakan dan pelaporan. 

5. Closing (penutupan) 

Tahap penutupan adalah fase terakhir dari siklus hidup proyek yang mencakup hanya satu proses yaitu mengecek proyek seperti yang telah dilakukan. Sangat penting untuk menutup secara resmi proyek dan mengamankan sign-off atau persetujuan dari pelanggan, pemangku kepentingan, dan / atau sponsor proyek. Proses ini termasuk: 

• mengadakan pertemuan post-mortem atau pembelajaran 
• pengarsipan catatan proyek 
• merayakan atau mengakui pencapaian proyek 
• membubarkan atau melepaskan tim secara resmi