Trik Menerima Tugas Dadakan dari Atasan

Hello karyawan, pasti Anda sering kan mendapat tugas dadakan dari atasannya?

Tentu hal ini harus diterima dengan lapang dada sesuai dengan intruksi atau perintah. 

Meski terkadang, masih banyak aktivitas yang lain seperti laporan bulanan, meeting internal, sedang mengikuti pelatihan, dan lain sebagainya.

Pekerjaan dadakan berarti hal tidak terduga yang harus di respon sesuai dengan kebutuhan dari atasan tersebut.

Hampir rata-rata pimpinan menengah atau pimpinan ditengah-tengah serta pimpinan atas akan memberikan tugas kepada bawahannya "jawab karyawan - baik pak... atau siap pak"?

Tugas diberikan ada yang bersifat sudah ada, namun dibuatkan lebih baik dan menarik karena untuk dipresentasikan, entah itu data kegiatan, dokumen laporan dan semua kegiatan yang akan dipresentasikan oleh atasan, agar mewakili satu slide presentasi untuk diperkenalkan kepada pihak eksternal.

Sehingga dalam satu slide power point, menjadi perwakilan dari semua kegiatan atau aktivitas di devision atau department tertentu bisa saja berkaitan dengan "recruitment, training, proqurement, financial, general afair, tallent management, legal and contract, manager operational, industrial relation, dan lain sebagainya".

Data atau dokumen yang menjadi tugas dadakan, belum tentu sama apa yang minta oleh atasan.

Tugas dadakan sangat bervariasi, bisa melalui e-mail, whatsapp pribadi atau group, telpon personal, melalui karyawan lain, atau penyambung dari bawahan lain yang menyampaikan "bahwa ada tugas dari boss" dan lainnya.

Ini situasional, yang namanya dadakan "suka-sukanya atasan dan suka-suka boss". Yang penting tujuan utama tercapai, siap dan tidak siap "yang namanya bawahan harus mempersiapkan data atau dokumen yang diminta"?.

Selain data dan dokumen, tugas dadakan ini bisa berhubungan dengan pembuatan "konsep, sistem, prosedur" yang memerlukan diskusi dan mendapat arahan dari atasan, ini membutuhkan kecerdasan dari karyawan atau bawahan yang akan mendesign dari tugas dadakan.

Jawab karyawan "Baik pak, segera saya kerjakan, "Ujar pak Boss, 2 jam kedepan bisa selesai ngak...siap pak, di usahakan selesai...nanti mohon koreksi-nya ya pak?.

Tak...tik... tak...tik..."bunyi laptop" megang jidad...keluar/masuk kamar mandi...nyari ruang terbuka "mencari ide dan pikiran yang cemerlang"  terkait tugas dadakan dari atasan yang diuraikan diatas, 30 menit baru dapat ide satu kalimat "sisa waktu 1,5 jam lagi".

Kenapa harus memaksa mencari ide kalau belum ketemu, coba anda lihat orang-orang yang berada sekitar ruangan kerjanya "bertanya dengan department lain atau ajak tim berdiskusi sesuai tema yang akan dibahas".

Nah, jika sudah selesai "coba update dan laporkan kepada" atasan? Terkadang situasi dan kondisi tertentu bisa saja pimpinan sedang aktivitas lain, jadi tidak harus didiskusikan hari itu atau bisa juga "ayo kita cek sama-sama ujar pimpinan", kemudian komentar dan evaluasi atasan harus segera juga anda perbaiki baik itu dari isi, warna, tulisan, alur proses, bentuk, atau sesuai dengan selera atasan masing-masing.

Persepsi dari atasan harus menjadi satu pemikiran terutama tugas dadakan yang sudah dikoreksi karena "tugas dadakan ini" bagian dari tantangan yang harus disikapi sebaik-baiknya oleh setiap karyawan. Berikut adalah trik yang bisa membantu dalam menerima tugas dadakan dari atasan:

1. Fokus Dengan Tugas:

Kapan pun menerima tugas dari atasan harus siap dan fokus terhadap kebutuhan tugas yang diberikan. Selanjutnya dengarkan baik-baik, jika belum diajak diskusi sebaiknya diam dulu.

Setelah ada interaksi atau ada pertanyaan dari atasan, baru berikan respon untuk menjawab jika ada yang masih bingung dari tugas dadakan tersebut.

Jangan sampai hanya bilangnya "Siap Pak atau Baik Pak" tapi sebenarnya tidak memahami tugas yang diberikan. Ini sering dilakukan "hanya membuat atasan senang" tapi sejujurnya masih binggung dan belum paham terhadap tugasnya.

Sebaiknya poin-poin penting dalam pemaparan tugas "Agar di catat" sehingga bisa di konfirmasi ulang kepada atasan seperti "Pak izin, saya mau mengulang apa yang bapak sampaikan" artinya jika ada kekeliruan terhadap hal yang dicatat bisa diklarifikasi pada saat itu juga

Ini hal yang wajar untuk memberikan penekanan terhadap tugas dadakan, agar mempersamakan tujuan tugas yang akan dikerjakan.

2. Prioritas Dengan Pekerjaan :

Menentukan prioritas sama penting Anda membuat delegasi tugas dan hal yang fokus sesuai yang sudah di intruksikan oleh pimpinanan. Semua pekerjaan penting juga, namun perlu di rangkingkan "kira-kira yang mana akan diselesaikan dalam waktu dekat".

Sehingga semua pekerjaan tidak terbangkalai alias diluar target, karena tugas dadakan belum tentu juga bisa diselesaikan dari satu hari atau sampai satu minggu ke depannya.

Yang perlu digarisbawahi, jika tugas harus di selesaikan dalam waktu satu minggu kedepan artinya 75 % tetap mengerjakan tugas meskipun pekerjaan dikesampingkan tapi bukan berarti diabaikan, karena pekerjaan itu tidak akan habis "pasti selalu yang akan dikerjakan". 

Apalagi program kerja sudah dibuatkan dalam jangka waktu satu tahun, ini menjadi kekuatan seorang bawahan untuk mengatur baik hal pekerjaan yang fokus maupun pekerjaan prioritas.

3. Rencana Kerja Dengan Target :

Hubungan dengan "fokus dan prioritas" tentu menjadi target sesuai dengan deadline harus di mapping berdasarkan aktivitas kerja yang sudah dikomunikasikan kepada rekan kerja terutama dalam satu tim atau depertment yang pekerjaannya sama.

Dari deadline pekerjaan bisa mengetahui mana yang sedang di selesaikan, sedang proses dan pekerjaan yang baru di mulai "pasti semua menjadi acuan" dalam menyelesaikan pekerjaan.

Rencana kerja ini untuk menentukan apakah tugas dadakan tersebut bisa dikategorikan dapat diselesaikan jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.

Semua belum dipastikan apakah bisa satu hari, dua hari, satu minggu, satu bulan, bahkan bisa diselesaikan dalam waktu yang cukup lama yakni satu satu tahun.

Ini perlu dianalisa tergantung dari atasan yang memberikan tugas dadakan di support atau sebaliknya "evaluasi dan koreksi hasilnya" yang sudah dikerjakan oleh bawahannya.

4. Komunikasikan Dengan Hasil:

Fokus dengan tugas dadakan sudah dilakukan?

Prioritas dengan tugas dadakan sudah dikerjakan?

Rencana kerja dengan tugas dadakan sudah dibuatkan?

Kalau tidak dikomunikasi dengan baik, makan sia-sia "tugas dadakan tersebut" tidak menjadi sebuah tugas sesuai dengan  kebutuhan, apapun yang terjadi "mampu atau tidak" bawahan tetap menyampaikan kondisi yang sebenarnya, pasti ada solusi dari atasan.

Jangan diam-diaman, kalau tidak di tanya "tidak ada tindakan untuk memberikan informasi".

Ini kebiasaan negatif yang tidak perlu dicontoh artinya harus aktif "ngobrol dan bicara" kepada atasan "mintalah saran dan perbaikannya".

Jadi, kesimpulannya apapun tugasnya "mau dadakan atau tidak" harus berdiskusi dan berkomunikasi untuk mencari solusi dengan tujuan tugas bisa diselesaikan secepatnya.

Bagi yang pernah merasakan, tentu menjadi pengalaman yang tak terlupakan dan bisa juga menjadi pengetahuan yang belum pernah dijumpai sebelumnya.

Sehebat apapun teorinya, kalau mendapat tugas dadakan pasti bergegas untuk mengerjakannya.

Ref: Dokpri