Mengurus Sendiri Visa India Sehari Selesai

Awal Agustus 2016 lalu saya berkesempatan mengunjungi kedutaan besar India di Rasuna Said Kav. S-1, Kuningan, Jakarta Selatan. Tujuannya untuk mengurus permohonan visa kunjungan ke India. Saya menerima fellowship full bursary untuk mengikuti workshop Tomorrow’s News Programme yang diselenggarakan Thomson Reuters Foundation di kantor perwakilan India.  Seluruh biaya perjalanan seperti tiket pesawat ekonomi pergi-pulang, akomodasi dan makan selama di India ditanggung oleh pihak penyelenggara. Penerima fellowship biasanya hanya mengeluarkan biaya untuk visa dan transport lokal dari rumah ke bandara. 

Berhubung saya tinggal di Semarang, Jawa Tengah tentu saja ada tambahan biaya ekstra untuk mengurus permohonan visa. Awalnya, saya ingin meminimalkan biaya agar tak perlu repot-repot ke Jakarta dengan menggunakan jasa agen travel untuk urusan dokumen visa. Ternyata, si pemohon wajib hadir di kedutaan untuk sidik jari biometrik dan foto. Informasi mengenai kewajiban  si pemohon hadir ini tak saya temukan di situs resmi kedutaan India di Jakarta saat saya melakukan penelurusan mengenai persyaratan visa. Akhirnya saya putuskan untuk mengurus sendiri permohonan visa karena percuma saja meminta bantuan agen travel, toh si pemohon tetap harus ke Jakarta. 

Wajib Mendaftar Permohonan Visa Online

Setiap pemohon visa India wajib mendaftar terlebih dahulu secara online melalui situs resmi dan satu-satunya yaitu  disini . Pihak kedutaan mengingatkan kita agar berhati-hati dengan situs palsu yang menawarkan jasa visa online dan meminta pembayaran secara online. Sedangkan situs resmi hanya proses pendaftaran saja, sedang biaya visa dibayar langsung di kasir di kantor kedutaan. 

Sebelum melakukan pendaftaran visa online ada baiknya mempersiapkan informasi-informasi yang dibutuhkan supaya proses pengisian formulir online tak memakan waktu. Ada 9 bagian yang harus diisi dan kolom-kolom yang wajib diisi ditandai dengan bintang (*). Diantaranya, bagian personal (Personal Particular) meminta kita untuk mengisi nama sesuai yang tertera di paspor, jenis kelamin, tempat lahir, nomor kartu identitas kewarganegaraan (yang dimaksud adalah nomor KTP), status pernikahan, agama, negara kelahiran, pendidikan, kewarganegaraan, dan tanda lahir yang bisa digunakan untuk mengenali kita. Misalnya, tahi lalat di ujung hidung. Saya sendiri sempat bingung saat mengisi kolom ini karena tak memiliki tanda lahir yang terlihat. Berhubung kolom ini wajib isi, akhirnya saya isi dengan pakai kacamata. 

Bagian kedua yaitu detail paspor seperti nomor paspor, tempat dan tanggal dikeluarkan, serta tanggal kadaluarsa. Bagian ketiga mengenai kontak detail pemohon visa. Kita diminta untuk mengisi alamat sekarang lengkap dengan nomor telepon fixed line, hp dan email pribadi. Selain itu kolom alamat permanen wajib diisi. Bagian keempat adalah detail keluarga. Si pemohon diminta untuk mengisi nama ayah dan ibu, disertai dengan kewarganegaraan, tempat dan negara kelahiran orang tua kita. 

Pada saat pemeriksaan dokumen visa di counter kedutaan, memang tidak ditanyakan dokumen seperti Kartu Keluarga dan KTP yang menunjukkan ada nama orang tua kita. Saya merasa sedikit bingung dengan bagian yang ini karena baru sekali ini mengisi formulir visa yang meminta mencantumkan nama kedua orang tua. Dan ada satu pertanyaan yang meminta jawaban yes or no yaitu tentang apakah kakek/nenek kita berkewarganegaraan Pakistan atau berkewarganegaraan di area yang dikuasai Pakistan. Tentu saja kolom ini saya jawab tidak karena nenek moyang saya tulen dari Jawa Tengah.

Selanjutnya pada bagian kelima, diminta mengisi informasi mengenai tujuan memohon visa. Tipe visa apa yang kita ajukan apakah visa turis, visa pendidikan,, visa bisnis, dan sebagainya ada beberapa pilihan jawaban dan kita tinggal memilih. Detail mengenai tipe-tipe visa dan biaya visa dapat ditemukan pada situs resmi kedutaan besar India di Jakarta http://indianembassyjakarta.com/ . Ada pilihan mengenai periode visa, kita mengisi dengan angka apakah 1, 6 atau 12 bulan dan sebagainya. Berapa kali kita akan memasuki  India apakah single entry atau multiple entry.  Disini pemohon juga diminta memilih bandara tempat kedatangan di India dan keberangkatan dari India, tempat-tempat yang akan dikunjungi selama di India, tujuan berkunjung. 

Bagian keenam tentang detail kunjungan ke India sebelumnya. Pemohon akan ditanya apakah pernah berkunjung ke India sebelumnya. Jika jawabannya ya pernah, maka selanjutnya diminta mengisi nama-nama kota di India yang pernah dikunjungi, tipe visa, nomor visa, tanggal dikeluarkannya visa dan sebagainya.  Jika jawabannya tidak  (No) , maka otomatis akan loncat ke pertanyaan selanjutnya yaitu diminta untuk menyebutkan nama-nama negara yang dikunjungi dalam 10 tahun terakhir. Lalu ada pertanyaan apakah permohonan visa atau perpanjangan visa kita pernah ditolak atau pernahkah kita dideportasi dari India. Jika kita menjawab ya, maka diminta untuk menjelaskan lebih detail. 

Bagian selanjutnya yaitu ketujuh adalah detail pekerjaan kita saat ini, nama perusahaan/instansi tempat kita bekerja, alamat tempat kerja. Kita juga ditanya apakah kita pernah bekerja untuk atau kerja sebagai tentara, polisi atau militer. Jika jawabannya yes, tentunya diminta menjelaskan lebih lanjut. Namun jika jawabannya tidak, maka otomatis kursor akan mengarah ke bagian delapan yaitu informasi tentang alamat tempat kita tinggal selama di India. Bagian ini tidak wajib diisi, sehingga bisa kita lewati.  Terakhir bagian kesembilan mengenai 2 (dua) nama referensi dari pihak India dan Indonesia yang wajib ada. Jadi si pemohon wajib menyiapkan siapa nama referensi selama kita di India dan siapa referensi kita dari Indonesia. Selain mengisi nama, juga diminta alamat kantor dan nomor kontak referensi kita. Demikian beberapa informasi yang perlu kita siapkan sebelum melakukan pendaftaran visa online. 

Pasphoto Visa Latar Putih

Pada saat melakukan pendaftaran visa online, si pemohon akan diminta mengunggah pasphoto berlatar putih dengan ukuran 5x5 cm dalam format jpeg dengan ukuran file tak lebih dari 300 KB. Detail mengenai persyaratan pasphoto bisa ditemukan di situs kedutaan besar India. Sebenarnya si pemohon tak harus mengunggah foto pada saat mendaftar online, jadi jika file foto belum ada, pemohon tak perlu khawatir tetap bisa melakukan pendaftaran visa online dengan men-skip pada bagian unggah foto. Lalu apa bedanya mengunggah foto saat mendaftar online dengan tidak mengunggah foto? 

Jika foto diunggah secara online, maka pada print-out dokumen permohonan visa, otomatis foto kita akan tampak pada bagian kiri atas, persis diatas barcode nomor code permohonan visa. Dan kita hanya membutuhkan satu lembar pasphoto lagi untuk ditempel pada kolom yang tersedia di bagian kanan atas. Namun, jika kita tidak mengunggah foto saat daftar online, maka kita memerlukan 2 (dua) lembar pasphoto ukuran 5x5cm untuk ditempel di bagian kiri atas dan kanan atas pada kolom yang telah disediakan.  

Tanda Tangan  Formulir Permohonan Visa

Setelah formulir permohonan visa online terisi secara lengkap, ada pilihan tombol di bagian bawah formulir yaitu edit atau submit. Jika kita sudah yakin bahwa setiap kolom terisi dengan benar, maka kita tinggal tekan tombol submit. Setelah melakukan submission dokumen, ada dua pilihan yaitu menyimpan atau print-out dokumen. Jika komputer kita terhubung dengan printer ya sebaiknya di print langsung. Harap diingat, jika saat daftar online kita sertakan dengan unggah pasphoto, maka sebaiknya formulir di print berwarna supaya foto kita terlihat. Tetapi jika kita tidak mengunggah foto, maka tak masalah jika formulir permohonan yang hanya terdiri dari 2 lembar tersebut di print hitam putih. 

Nah, jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan dua kali pada lembar pertama dan lembar kedua. Pada lembar pertama, letak kolomnya tepat dibawah kotak pashoto kanan atas. Tanda tangan kedua pada kolom pernyataan (lembar kedua) bahwa informasi yang kita isi diatas adalah benar. Tanda tangan formulir harus sama dengan tanda tangan yang kita gunakan pada buku paspor. Untuk menandatangani dokumen resmi seperti permohonan visa ini sebaiknya menggunakan pena isi biru supaya terlihat tangannya benar-benar asli bukan hasil print out, karena seluruh isian dokumen tercetak hitam meski menggunakan printer berwarna kecuali pasphoto. 

Dokumen Pendukung Permohonan Visa

Setelah formulir permohonan visa online kita printing dan ditanga tangani, maka kita perlu mempersiapkan dokumen pendukung lainnya. Pertama, itinerary perjalanan dan akomodasi. Untuk visa turis, visa bisnis dan sebagainya saran saya pemohon membuat satu lembar itinerary berisi rangkuman perjalanan keberangkatan dan kedatangan, dari negara asal ke negara tujuan dan saat kembali nanti. Informasi akomodasi yaitu nama hotel dan alamat hotel dimana kita akan tinggal selama di India. 

Dan nama-nama tempat yang akan kita kunjungi selama berada di India lengkap dengan hari dan tanggal kunjungan. Itinerary perjalanan yang kita buat sendiri ini tentunya untuk mempermudah pihak kedutaan memproses permohonan visa kita, disamping memang merupakan dokumen yang wajib disertakan. Kedua, fotocopy konfirmasi tiket pesawat atau print-out e-ticket. Ketiga, dokumen yang menunjukkan kita telah booking hotel. Untuk dokumen ini kita bisa memohon pada pihak hotel untuk menyediakannya atau biasanya kita mendapatkan notifikasi pada saat melakukan booking. 

Keempat, printing-out rekening koran tabungan 3 bulan terakhir. Rekening koran ini penting untuk menunjukkan pada pihak kedutaan bahwa kita punya cukup uang untuk biaya hidup selama berada di India. Bagi permohon visa turis, rekening koran ini sifatnya wajib. Sedangkan bagi pemohon visa bisnis seperti saya, rekening koran dapat diganti dengan dokumen lain seperti undangan dari pihak penyelenggara. Dan kebetulan undangan untuk saya dari pihak penyelenggara menyebutkan secara lengkap apa saja yang ditanggung oleh pihak penyelenggara seperti tiket pesawat pulang-pergi, akomodasi dan meals selama di India. Tetapi demi kelancaran, saya tetap menyertakan rekening koran tabungan 3 bulan terakhir.  

Penyerahan Formulir Permohonan dan Dokumen Pendukung

Bagi pemohon visa yang mengurus sendiri ke kedutaan, wajib melakukan cek dan ricek terlebih dahulu agenda libur kedutaan India melalui website. Supaya kedatangan kita ke kedutaan tak sia-sia, apalagi si pemohon dari luar kota atau luar Jawa. Setiap kedutaan tentu punya agenda libur tersendiri. Nah, untuk kedutaan India, pada Agustus 2016 ini tidak ada hari libur khusus terkait dengan hari perayaan di India, kecuali pada tanggal 17 Agustus ditetapkan sebagai hari libur karena bertepatan dengan Hari Kemerdekaan Indonesia. Jam operasional penyerahan formulir permohonan visa pun terbatas. Dibuka dari jam 8:30 hingga jam 12:00 siang. Pada sore hari, counter dibuka kembali jam 16:00 sampai dengan 16:30 wib, namun hanya untuk pengambilan paspor saja. 

Dokumen yang perlu disiapkan untuk diserahkan antara adalah

1. Buku Paspor

2. Pasphoto 1 lembar atau 2 lembar (bila belum mengunggah saat daftar online). Ditempel pada print-out formulir permohonan visa

3. Print-out formulir permohonan visa online

4. Itinerary (dibuat sendiri)

5. Bukti konfirmasi tiket pesawat atau print-out e-ticket

6. Bukti booking hotel/akomodasi

7. Rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir 

8. Surat Undangan (bagi pemohon visa bisnis)

Setelah dokumen yang diperlukan lengkap, saya memutuskan untuk berangkat ke Jakarta pada Rabu malam dengan kereta api. Harapannya, saya sampai pada Kamis subuh, sehingga masih punya cukup waktu untuk membersihkan diri dan melakukan perjalanan dari Gambir ke Rasuna Said tanpa harus terburu-buru. Saran saya, pakai Gojek atau Grab agar bisa sampai di kedutaan sesuai harapan. 

Sesampai di depan gerbang Kedutaan Besar India, saya tak menyangka sudah terdapat antrian dan saya berada di urutan ke-6 padahal masih menunjukkan jam 8 pagi. Pintu gerbang dibuka tepat jam 8:30 wib dan satu persatu pemohon diminta masuk. Seperti halnya di kedutaan-kedutaan lain, tas dan handphone tidak bisa dibawa masuk. Barang-barang kita dititipkan pada Satpam. Jadi kita hanya membawa masuk formulir permohonan, dokumen pendukung dan dompet berisi uang untuk membayar visa tentunya. 

Kita diminta untuk mengisi absensi kehadiran dan tujuan berkunjung di kedutaan, lalu kita diberi nomor tanda pengenal sekaligus sebagai bukti penitipan barang. Lapis kedua, kita diperiksa dengan alat detektor dari ujung rambut hingga ujung kaki. Setelah itu, kita diarahkan ke ruangan tempat pengurusan visa. 

Nah, diruangan ini terdapat semacam alat untuk mengambil nomor antrian. Tetapi pada saat saya berada disana, tidak berlaku nomor antrian. Alat tersebut memang berfungsi tetapi tidak digunakan. Display nomor antrian di dinding pun tidak menyala. Bagi pemohon perseorangan seperti saya, apalagi baru pertama kali ke kedutaan India, harus waspada dan peka dengan hal-hal seperti itu. Kebetulan saya juga mengobrol dengan beberapa pemohon lain. Tetapi ternyata barisan di depan saya saat di gerbang tadi adalah rombongan pemohon yang menggunakan jasa Personal Assistant (PA) sehingga mereka saat diruang pemrosesan visa tak perlu mengambil nomor antrian. Dan saya mengetahui nomor antrian tidak berlaku karena hasil print-out nomor tidak up-to-date. Sepertinya ada kesalahan teknis sehingga tanggal dalam print out nomor antrian tidak sesuai dengan tanggal hari itu. Lebih lanjut mengenai peran Personal Assistant Visa ini, saya tulis secara terpisah. 

Dan begitu counter penyerahan dokumen permohonan dibuka, ada satu PA yang begitu saja menuju ke counter dan menyerahkan setumpuk formulir. Ya begitulah, harap dimaklumi karena ia terbiasa mondar mandir di kedutaan sehingga sudah tahu apa yang harus dilakukan. Selesai mengecek setumpuk dokumen tersebut, petugas memanggil antrian berikutnya dengan berteriak ‘Next’. Tentu saja setiap orang yang hadir disitu celingukan karena memang tak ada nomor antrian. Saya diberi kode oleh seorang PA untuk maju saja dan saya maju lalu saya serahkan formulir dan dokumen pendukung lengkap di counter. Setelah diterima oleh petugas, saya duduk kembali menunggu panggilan selanjutnya untuk proses sidik jari dan foto. 

Jadi pada hari saya mengurus visa, bisa dihitung dengan jari pemohon perseorangan tak kurang dari 5 orang. Sisanya adalah pemohon yang menggunakan jasa PA. Sehingga pemohon perseorangan harus peka dan berebut cepat menunju counter dengan para PA. Pada waktu itu saya mendeteksi ada  sekitar 4 orang PA. 

Sidik Jari dan Foto

Sekitar 1,5 jam kemudian saya mendapat giliran untuk diambil sidik jari dan foto.  Waktu menunggu lumayan lama karena dari pengamatan saya ada kendala teknis pada komputer. Petugas tampak berulang kali bolak balik ke dalam dan kembali lagi di depan komputer. Informasi yang saya peroleh dari seorang PA, biasanya waktu menunggu dari penyerahan formulir permohonan ke proses sidik jari dan foto tidak kurang dari satu jam, jika tidak ada gangguan teknis. 

Bayar Visa via Counter Bank SBI Indonesia

Setelah diambil sidik jari dan foto, kita diminta menunggu lagi untuk proses selanjutnya yaitu pembayaran visa. Jeda waktu dari proses sidik jari ke proses pembayaran memang tak lama. Singkat cerita, saya dipanggil ke counter dengan latar Bank SBI Indonesia. SBI singkatan dari State Bank of India. Letak counter ini sederet dengan counter penyerahan formulir dan counter sidik jari, sehingga mudah dikenali. Lalu kita disodori 2 (dua) jenis slip setoran. Satu slip dengan account atas nama India Embassy. Dalam slip ini sudah tertulis jumlah uang visa yang harus kita bayar. Jadi kita tak perlu repot mengisi slip setoran, tinggal tanda tangan dan menyerahkan uang dalam mata uang rupiah. Visa fee untuk tiap-tiap jenis visa berbeda-beda, dan informasi lengkap mengenai visa fee ini dapat dibaca melalui website Kedutaan Besar India. 

Satu lagi slip setoran sebesar 22 ribu rupiah ditujukan  untuk account atas nama ICWF (Indian Community Welfare Fund). Jadi kita semacam dimintai sumbangan untuk membantu warga negara India yang mendapat kesulitan di negara lain. Berarti sumbangan kita ini ditujukan untuk masyarakat India yang mendapat kesulitan di Indonesia. Permintaan sumbangan ini resmi dan disetujui oleh  Menteri Luar Negeri India. Salah satu sumber pendanaan ICWF ya melalui visa, paspor dan sebagainya. Informasi lengkap mengenai ICWF dapat ditemukan pada situs Kedutaan Besar India. 

Pengambilan Buku Paspor dan Visa

Dalam kondisi normal, misalnya tidak ada staff bagian pemrosesan Visa yang cuti, maka keesokan harinya kita sudah bisa mengambil buku paspor lengkap dengan visa. Jadi sebenarnya hanya butuh waktu 2 hari untuk mendapatkan visa India. Waktu pengambilan buku paspor sudah ditentukan yaitu pada jam 16:00 sampai 16:30 wib. Informasi ini tercantum pada slip setoran pembayaran visa. Pada saat saya mengurus visa ini (Kamis, 04/08/2016), kebetulan ada staf yang cuti, sehingga permohonan visa saya baru bisa diambil pada hari Senin minggu depan (08/08/2016). 

Nah, bagi pemohon yang berasal dari luar kota dan tidak memungkinkan untuk menginap di Jakarta karena alasan tertentu, bisa meminta bantuan staff keamanan di gerbang masuk untuk mengambilkan buku paspor kita. Tentunya sifat bantuan ini tak resmi. Kita juga memberikan uang seikhlasnya dimuka. Caranya, cukup menitipkan slip setoran pembayaran (sebagai syarat pengambilan) pada petugas plus sejumlah uang. Jangan lupa tinggalkan catatan alamat pengiriman dan nomor handphone kita pada petugas. Sebaliknya, kita juga perlu mencatat nama dan nomor handphone petugas. Dalam keadaan tak terduga seperti adanya staff yang cuti, proses permohonan visa tentu menjadi lebih lama dari biasanya. Dengan adanya bantuan seperti ini tentunya cukup menguntungkan bagi pemohon dari luar kota. Tak perlu khawatir mengeluarkan biaya besar karena harus tinggal lebih lama di Jakarta. Bahkan dengan meminta bantuan seperti ini, lebih menghemat biaya. 

Selain petugas keamanan kedutaan, kita bisa pula meminta bantuan para PA. Caranya ya sama saja dengan menitipkan bukti slip setoran visa, uang secukupnya untuk pengiriman plus uang jasa seiklasnya. Serta meninggalkan alamat pengiriman visa dan nomor telepon. Komunikasi selanjutnya dengan pihak PA biasanya dilakukan melalui whatsapp. PA akan meng-update perkembangan ke kita, seperti mengirimkan foto visa yang telah ia ambil dan menunjukkan resi pengiriman buku paspor. Untuk mengenali apakah dia seorang PA atau bukan, mudah kok. Pada saat kita berada di ruang tunggu, dengan sendirinya kita akan tahu mana yang berprofesi sebagai PA dan mana si pemohon visa. PA ini biasanya akan bertegur sapa dan mengobrol akrab dengan staf kedutaan. Mereka biasanya tak duduk di tempat yang disediakan. Lebih senang berdiri sambil menenteng tumpukan dokumen. Mereka lebih senang berdiri agar mudah memberikan bantuan/bimbingan klien saat dipanggil petugas menuju ke counter. Disela-sela waktu menunggu, terkadang seorang PA mendekati counter mengajak ngobrol petugas atau consular officer disitu. 

Nah, jika dari awal kita sudah berniat ingin meminta bantuan seorang PA untuk mengambilkan buku paspor, maka sebaiknya menghubungi PA pada saat berada di ruang pemrosesan visa. Bahkan kita bisa meminta bantuan mulai dari pembayaran visa, jika kita tak sabar menunggu. Yang terpenting, kita sudah melakukan sidik jari dan foto. Kita tak perlu khawatir, seorang PA akan menggelapkan uang kita. Toh kita punya nomor kontaknya, dan seorang PA tentu sudah dikenal luas oleh orang-orang kedutaan sehingga jika terjadi sesuatu, kita mudah menemukan kembali orang tersebut.  

Demikian pengalaman saya mengurus sendiri visa India dan sedikit memperkenalkan personal assistant visa. Semoga informasi ini berguna bagi pembaca.