2. Menghindari Stockout dan Overstock
Inventory management software diperlukan untuk menghindari dua masalah klasik: stockout (kehabisan stok) dan overstock (kelebihan stok). Dua hal ini adalah penyakit yang merugikan perusahaan, karena bisa memboroskan pengeluaran dan membuat customer kecewa.Â
Apa yang terjadi kalau perusahaan overstocking? Pertama, biaya penyimpanan (gudang) membengkak. Ingat, menyimpan barang berarti mengeluarkan biaya untuk transportasi, perawatan barang, resiko barang kedaluwarsa atau rusak, hingga biaya seperti menyewa forklift, kulkas, membayar listrik, dan sebagainya.
Belum lagi, menyimpan stok berlebih juga mengganggu cash flow, karena uang yang dipakai untuk membeli dan menyimpan stok barang sebenarnya bisa digunakan untuk keperluan lain. Jangan lupa juga bahwa uang bisa diubah menjadi stok, tapi mengubah stok kembali menjadi uang itu jauh lebih sulit.Â
Di sisi lain, Stockout atau kehabisan stok bisa merusak hubungan perusahaan dengan customer. Habisnya stok barang atau bahan baku bisa menghambat produksi, jadwal menjadi mundur dan customer tidak mendapatkan produk tepat pada waktunya. Oleh karena itu, banyak manajemen yang memilih melakukan overstocking karena takut mengecewakan customer. Tujuan IMS adalah menghindari stockout tanpa harus overstocking, atau sederhananya, menjaga produksi dengan inventaris seminimal mungkin.
Software ERP seperti Ukirama memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan IMS ke modul sales, sehingga manajer bisa menaksir jumlah stok yang dibutuhkan berdasarkan data pesanan dan penjualan. Dengan software ERP, penyakit kelebihan stok akan berkurang, sehingga menghemat biaya pembelian dan penyimpanan.
3. Melacak Lokasi Stok
Kalau perusahaan sudah mulai besar dan menyimpan ribuan jenis produk di gudang, otomatis mengatur penempatan barang jadi semakin rumit. Terbayang kan, kalau karyawan harus mencari barang tertentu diantara beberapa gudang yang luas dengan tumpukan peti dan karton di mana-mana.
Dengan memakai inventory management software, kita bisa mengetahui posisi setiap barang di dalam gudang. Hal ini bisa dilakukan dengan input manual oleh karyawan di saat menerima barang, atau dengan bantuan sensor otomatis yang terhubung ke jaringan (internet of things/IoT).
Dengan cara ini, saat kita ingin mencari barang tertentu di gudang, kita cukup hanya memasukkan kode atau nama barang untuk mendapatkan lokasinya. Karyawan pun menghemat waktu dan jadi lebih produktif.
4. Laporan Inventaris
