Bisnis retail, manufaktur, food and beverages (F&B) serta bisnis lainnya yang melibatkan produk fisik pasti akan punya inventaris. Nah, Inventory Management Software adalah perangkat lunak pengelolaan barang atau inventaris yang mencakup proses pembelian, penyimpanan, penjualan, hingga pengembalian barang. Istilah inventaris juga sering disebut dengan stok, terutama di sektor industri retail dan manufaktur. Kenapa Inventory Management jadi penting?
Inventory Management System (IMS) sangat krusial terutama untuk bisnis non-jasa, karena berkaitan langsung dengan pemasukan dan pengeluaran, atau cash flow perusahaan. Tulisan ini akan membahas pengertian, fungsi, dan jenis IMS, serta pilihan solusi untuk IMS menggunakan software bisnis atau Enterprise Resource Planning (ERP).
Apa itu Inventory Management?
Singkatnya, Inventory Management adalah proses manajemen stok barang, mulai dari order atau pembelian, penyimpanan, pelacakan lokasi stok di berbagai gudang, hingga pemakaian, penjualan, bahkan pengembalian. Solusi inventory management di sini berbentuk software bisnis yang dioperasikan oleh divisi-divisi terkait, dan datanya bisa diakses oleh berbagai user di perusahaan tergantung kebutuhan.Â
Fungsi dan fitur inventory management software pun beragam, tergantung kebutuhan, dan idealnya bisa disesuaikan dengan keperluan setiap perusahaan yang berlangganan. Jenis software yang semakin banyak dipakai untuk IMS adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. Dengan ERP, fungsi IMS akan terintegrasi langsung dengan modul akuntansi dan manufaktur, sehingga laporan stok bisa akurat dan real-time. Selain itu, ada juga IMS yang hanya terdiri dari pembelian, penyimpanan, dan penjualan. Ada juga yang menawarkan fitur tracking lokasi, bahkan yang integrasi dengan sensor IoT.
Industri non-jasa yang bergerak di bidang produksi dan perdagangan sangat mengandalkan manajemen stok. Sehingga penerapan Inventory Management System yang tepat sangat diperlukan untuk menjalankan operasional secara strategis. IMS sederhana untuk pencatatan gudang misalnya, bisa dibuat dengan software yang sudah kita punya seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Tapi kalau skala operasi bisnismu semakin besar dan kompleks, maka perlu software khusus IMS yang mampu menangani pemrosesan data dengan cepat dan akurat. Lebih baik lagi kalau IMS bisa terintegrasi dengan fungsi-fungsi lain seperti akuntansi, proyek, reparasi/maintenance, dan sebagainya.
Fungsi Inventory Management Software
Kegunaan inventory management software pada dasarnya jelas untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan pembukuan stok. Hasil akhirnya pun akan dirasakan manfaatnya oleh semua divisi.
1. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi
Inventory management software yang andal akan menghemat waktu operasional dengan signifikan. Waktu yang dibutuhkan untuk input data akan berkurang, dan tidak perlu lagi input data yang sama berkali-kali, karena secara otomatis akan tercatat di laporan milik berbagai divisi yang terhubung.Â
Adanya software IMS juga menghemat waktu untuk pencocokan data, kalkulasi dan koreksi. Sekarang ini, berbagai perusahaan sudah meninggalkan proses manual dan beralih ke software IMS, termasuk cloud ERP yang bisa memberikan data berkualitas dalam beberapa klik saja. Pekerjaan yang dulu bisa memakan waktu berhari-hari kini bisa selesai dalam hitungan jam, bahkan menit
