Berikan perkiraan waktu kepada pengadu untuk instansi Anda menyelesaikan masalah aduan. Berikan waktu yang realistis sesuai dengan tingkat permasalahan.
Bila Bukan Kesalahan Instansi Anda
Bila ternyata permasalahan yang dikemukakan bukan merupakan kesalahan instansi Anda, maka ucapkan permohonan maaf dan sampaikan bila itu bukan merupakan kesalahan instansi Anda.
Bila Anda dapat membantu atau merujuk ke pihak lain yang harus menyelesaikan, maka bantulah agar masyarakat/pelanggan tersebut tahu harus kemana.
Ganti Kerugian
Bila ada kerugian yang dialami oleh pelanggan yang diakibatkan kesalahan instansi Anda, maka jangan ragu untuk mengganti kerugian atau memberikan bonus layanan yang sesuai dengan kerugian yang dialaminya. Selain untuk menjaga kepuasan pelanggan ini juga untuk menjaga citra instansi Anda.
Bila Pelanggan Mengancam
Ada beberapa kondisi dimana masyarakat/ pelanggan sangat marah dan ingin meluapkan kemarahannya. Mengancam Anda dan membuat keributan. Tetaplah tenang  dalam menjawab dan jangan terpancing.
Namun juga jangan segan memanggil petugas keamanan jika pengadu mulai menunjukkan tanda-tanda berlebihan seperti berkata kasar, membanting barang dan melakukan kekerasan.
Jalur Hukum
Jika pengadu mengancam untuk mengadukan perkara ke proses hukum, Anda dapat mengusulkan pengadu untuk dapat berbicara dengan staf Bagian Hukum untuk menyelesaikan masalah tersebut. Sehingga penyelesaiannya pun didampingi oleh mereka yang mengerti hukum.Â
