Manajemen Perubahan Dalam Quality Assurance : Membangun Tim yang Adaptif dan Progresif

Dalam industri perangkat lunak perubahan harus dilakukan. Menjamin bahwa proses dan hasil pengujian perangkat lunak berjalan dengan efektif, efisien, dan sesuai dengan teknologi yang digunakan adalah salah satu tanggung jawab utama seorang Leader Quality Assurance (QA). Mengelola tim, proses, dan teknologi memerlukan penerapan manajemen perubahan untuk mencapai hal tersebut. Manajemen perubahan diartikan sebagai kompetensi manajerial yang penting dalam literatur eksekutif kontemporer (Somerville et al., 2021) ini adalah proses untuk terus menyelaraskan orang-orang dan budaya organisasi dengan perubahan sistem, strategi bisnis, dan struktur organisasi (Graetz & Smith, 2010). Berikut adalah beberapa perubahan strategis yang telah saya dan tim lakukan, serta bagaimana hal itu berdampak pada pembentukan lingkungan kerja yang lebih produktif dan kolaboratif.

Memberikan Kesempatan Menjadi Moderator Daily Routine

Memberikan kesempatan kepada setiap anggota tim untuk memoderasi daily routine secara bergantian adalah salah satu langkah awal dalam manajemen perubahan. Sebelum ini, hanya leader yang melakukan tugas ini, sehingga anggota tim merasa kurang dihargai untuk membuat keputusan harian. Dengan perubahan ini, setiap anggota tim memperoleh pengalaman kepemimpinan, memperoleh rasa percaya diri yang lebih besar, dan meningkatkan keterampilan komunikasi mereka. Hal ini juga memungkinkan tim untuk lebih memahami masalah dan perspektif satu sama lain, yang menghasilkan rasa tanggung jawab kolektif yang lebih besar.

Sistem rotasi ini meningkatkan antusias diskusi. Setiap anggota membawa gaya moderasi dan pendekatan yang berbeda, yang pada akhirnya akan menghasilkan solusi baru untuk setiap masalah. manfaatnya, tim dapat beradaptasi dengan lebih baik saat menghadapi masalah harian. Selain itu, inisiatif ini meningkatkan rasa kepemilikan produk.

Pelaporan Terstruktur Menggunakan Platform SharePoint

Salah satu perubahan yang signifikan adalah penerapan sistem pelaporan yang lebih terorganisir menggunakan platform SharePoint. Sebelum ini, pelaporan dilakukan secara sporadis dan tanpa format standar, yang sering menyebabkan kekeliruan dan keterlambatan dalam analisis data. Namun, dengan menggunakan SharePoint, masing-masing anggota tim dapat melaporkan secara mandiri (self-report), yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akses data secara real-time.

Peningkatan transparansi juga merupakan keuntungan dari sistem ini. Setiap anggota tim dapat melihat status pekerjaan secara keseluruhan, serta kemajuan dan hambatan. Ini mendorong komunikasi yang lebih terbuka dan membantu menemukan masalah potensial sebelum mereka menjadi hambatan yang lebih besar. Data yang terstruktur memudahkan evaluasi dan umpan balik konstruktif bagi manajemen.

 

Budaya Helping Others Grow yang Lebih Mikro

Transformasi ini berfokus pada budaya kerja yang mendukung pertumbuhan individu. Pada awalnya, budaya "helping others grow" hanya diterapkan oleh manajer kepada anggota tim. Namun, sekarang, leader dapat menerapkan budaya ini ke anggota. Hal ini menghasilkan lingkungan kerja yang lebih ramah karyawan di mana setiap anggota kelompok merasa didukung untuk maju.

Metode mikro ini menggunakan instruksi langsung untuk meningkatkan keterampilan teknis dan non-teknis, seperti soft skills. Dampak nya, setiap anggota tim mendapatkan bantuan dari atasan dan rekan kerjanya. Karena setiap anggota merasa dihargai dalam proses pertumbuhan mereka, kolaborasi menjadi lebih erat, dan semangat tim meningkat.

 

Eksplorasi Teknologi Baru dan Presentasi Tim

Eksplorasi teknologi baru dan memberi anggota tim kesempatan untuk menyampaikan hasil pekerjaan mereka kepada rekan kerja melalui media presentasi adalah inisiatif berikutnya. Sebelum nya, aktivitas ini tidak termasuk dalam budaya kerja. Dengan perubahan ini, semua anggota didorong untuk terus belajar dan menciptakan sesuatu yang baru. Ketika mereka memiliki kesempatan untuk berbagi pengetahuan, mereka juga merasa lebih percaya diri dan lebih baik dalam presentasi mereka.

Langkah ini terbukti sangat efektif dalam memasukkan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan produk. Selain itu, sesi presentasi ini menjadi forum diskusi di mana seluruh tim dapat memperkaya pengetahuan mereka satu sama lain. Dengan mengetahui lebih banyak tentang teknologi baru, tim dapat lebih cepat beradaptasi dengan perubahan di industri dan meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja.

  

Automasi Pengujian Smoke Test dan Integration Test

Memastikan bahwa smoke test dan integration test dilakukan secara konsisten dan akurat adalah salah satu tantangan utama dalam pemeriksaan kualitas. Sebelumnya, proses ini dilakukan secara manual, yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, tetapi dengan menggunakan automasi ini, tim QA dapat mengurangi waktu pengujian secara signifikan dan mendapatkan hasil yang lebih akurat.

Automasi pengujian juga dapat dilakukan secara intens dan cepat, yang membuat anggota tim bisa melakukan pengujian secara pararel seperti security test atau performance test. Hal ini penting untuk mengurangi biaya perbaikan di sprint berikutnya.

 

Task Tracking dan Bugs Metric Berbasis Data

Sebelum perubahan dilakukan, task tracking dan bugs metric dilakukan berdasarkan asumsi, hal ini sering kali tidak menggambarkan kondisi sebenarnya. Akhirnya perubahan pun dilakukan,  terdapat cara yang lebih baik untuk mengelola proyek dengan menggunakan sistem yang berbasis data. Dimana anggota tim dapat melakukan analisis lebih mendalam setelah semua task dan bugs yang ditemukan dicatat secara rinci.

Data ini bermanfaat untuk evaluasi kinerja, perencanaan produk, dan pelaporan. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang pola masalah yang muncul, tim QA dapat menemukan area mana yang perlu diperbaiki dan membuat rencana yang lebih baik untuk menghindari masalah yang sama.

 

Pembentukan Sistem Rolling Squad Leader

Transformasi terakhir adalah sistem rolling squad leader, dirancang untuk mendorong pengembangan soft skills dan leadership secara langsung. Dengan sistem rolling ini, setiap anggota tim memiliki kesempatan untuk meningkatkan kemampuan kepemimpinan mereka dalam situasi secara real.

Tidak hanya meningkatkan kemampuan setiap anggota tim, sistem rolling squad leader juga membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih bergerak dan terbuka. Manfaatnya, kemampuan kolaborasi setiap anggota tim juga meningkat, dan konflik yang mungkin terjadi dapat ditangani dengan lebih baik karena setiap anggota memahami kesulitan yang dihadapi oleh seorang squad leader.

 

Dampak Perubahan terhadap Kinerja Tim

Secara keseluruhan, perubahan yang dilakukan telah meningkatkan kinerja tim QA. Lingkungan kerja sekarang lebih kooperatif, terbuka, dan fleksibel terhadap perubahan. Setiap anggota tim merasa dihargai dan termotivasi untuk melakukan yang terbaik untuk tim.

Selain itu, proses kerja menjadi lebih terorganisir dan efisien, yang memungkinkan tim untuk menghadapi tantangan dengan lebih percaya diri. Tim QA juga berhasil meningkatkan kualitas hasil kerja mereka dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan task.

 

Tantangan dan Pembelajaran

Namun, penerapan perubahan ini pasti akan sulit. Perlawanan terhadap perubahan merupakan hambatan utama, terutama pada tahap awal implementasi. Ada beberapa anggota tim yang tidak siap dengan tugas baru atau khawatir mereka tidak akan memenuhi ekspektasi. Pelatihan dan komunikasi yang terbuka menjadi kunci utama untuk mengatasi hal ini.

Pentingnya melakukan evaluasi terus menerus untuk setiap inisiatif yang diterapkan juga merupakan pelajaran penting. Dengan melakukan evaluasi secara teratur, tim QA dapat memastikan bahwa perubahan yang dilakukan tetap relevan dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.

 

Kesimpulan

Meskipun rumit, manajemen perubahan sangat penting untuk membuat tempat kerja menjadi inovatif dan adaptif. Tim QA berhasil meningkatkan efisiensi, kolaborasi, dan kualitas kerja dengan menerapkan perubahan strategis seperti mentoring, rotasi peran, dan automasi. Tantangan yang dihadapi selama proses ini menunjukkan pentingnya komunikasi, pelatihan, dan evaluasi yang berkelanjutan.

 

Referensi

Graetz, F., & Smith, A. C. T. (2010). Managing organizational change: Aphilosophies of change approach. In Journal of Change Management, 10(2), 135–154. https://doi.org/10.1080/14697011003795602

Somerville, K., Cinite, I., & Largacha-Martínez, C. (2021). Organizational change skills: An empirical cross-national study. Open Journal of Business and Management, 09(02), 894–911. https://doi.org/10.4236/ojbm.2021.92048