3 Tips dalam Membuat Presentasi agar Menjadi Lebih Persuasif

Selamat datang, semoga dalam keadaan sehat tanpa kekurangan apapun. Bagaimana menyusun presentasi agar tidak membosankan, ringkas, dan memberikan sentuhan persuasif ?

Jika Anda masih sering kesulitan memilah template power point, gemar menyusun presentasi secara dadakan, dan tidak memiliki sentuhan bakat desain grafis dalam membuat tampilan yang atraktif, maka Anda dan saya tidak jauh berbeda.

Setidaknya kesamaan sejarah di atas semakin menguatkan saya secara pribadi bahwa judul di atas sangat persuasif meskipun terdapat kata persuasif itu sendiri. Dan harapannya Anda sekalian menyetujuinya. Jika betul, mari kita lanjutkan.

Berangkat dari Sebuah Pertanyaan

Apa yang Anda sukai, mendengarkan presentasi orangnya atau langsung saja copy materi presentasinya? Mana yang paling disukai, cara presentasinya atau bahan presentasinya? 

Tergantung, kadang presentasinya bagus, tapi cara penyampaiannya kurang, ataupun sebaliknya.

Namun jika boleh digeneralisasi, mayoritas dari kita enggan memaksa otak untuk bekerja ekstra untuk sekadar mendengarkan seseorang dengan waktu lebih dari 10 menit.

Fokus menjadi berkurang, dan imbasnya di penghujung menit ke 10, kita berbisik pelan dalam hati, "Nanti kuminta file-nya sajalah." Di mana letak kesalahannya? Meski secara pribadi penyaji materi mungkin kurang persuasif, tetap saja bersikap demikian adalah suatu hal yang keliru dan dikhawatirkan semakin membudidaya. 

Kabar baiknya, sudah banyak tautan dalam mesin pencari yang menjelaskan bagaimana menjadi pribadi yang menarik saat presentasi, bagaimana membuat template presentasi yang menarik agar tidak membosankan dan semacamnya. 

Kabar buruknya, jika berbagai macam solusi yang ditawarkan semakin banyak, jatuhnya cenderung membuat bingung, jauh dari kata paham, dan bahkan menimbulkan kecemasan lain.

Mengapa Bukan Saya? 

Sebetulnya membuat presentasi rumit tidak si ? Tidak kok, sudah banyak yang menjual berbagai model template presentasi. Tinggal cuplik sana, cuplik sini, tempel, edit, copy, paste. Selesai. Begitu mudahnya. Lalu yang jago bikin presentasi itu adalah seseorang yang jago mengolah template dong? Hmmm, tunggu sebentar.

Dalam acaranya "The Big Idea with Donny Deutsch", Donny memberi pesan kepada pemirsanya. 

Ketika Anda melihat seseorang mengubah kesenangannya menjadi uang, tanyakan pada diri Anda sendiri, "Mengapa bukan saya?"

Saya mendorong Anda untuk melakukan hal sama, bukan dalam konteks bagaimana menjadi seorang presentator handal atau bagaimana caranya mengolah template presentasi, melainkan hal yang lebih fundamental, bagaimana mengkonsep suatu presentasi agar menarik, ringkas, dan persuasif. Terlepas siapa saja yang membawakannya. Mari kita lakukan.

Sumber Gambar : pixabay.com

1. Headline

Terdapat 3 poin konsep dasar dalam mencapai tujuan kita di atas, salah satu dia ntaranya membuat Headline. Tanyakan kepada diri kita, ide besar apa yang ingin ditanamkan kepada audiens? Ambil secarik kertas dan pena, mulailah menulis.

Anda tahu cara kerja Twitter? Betul, secara tidak langsung kita diajak untuk membuat suatu kalimat tidak lebih dari 140 karakter awalnya, sekarang menjadi 280 karakter. Faktanya, mereka mengubah sifat komunikasi bisnis dalam cara yang fundamental, memaksa orang menulis singkat.

Secara ringkas Headline adalah apa yang dapat membujuk Anda untuk membaca suatu cerita di koran, majalah, atau blog. Dalam hal ini difokuskan kepada presentasi.

Carilah kalimat Headline yang powerful, ringkas saja maksimal 140 karakter atau kurang, spesifik dan mudah diingat. Headline menarik perhatian audiens dan memberikan alasan bagi mereka untuk mendengarkan lebih jauh.

Dalam buku Beyond Bullet Points, Cliff Atkinson menekankan bahwa, "Hal yang paling penting yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan presentasi secara dramatis adalah bahwa Anda harus mempunyai sebuah kisah untuk diceritakan sebelum Anda menggarap slide presentasi Anda."

Dengan kata lain, kita harus menyingkirkan terlebih dahulu masalah desain, meliputi font, warna, latar belakang, template, dan transisi slide. Tulislah terlebih dahulu naskahnya, kisahnya, dan Headline-nya.

Meskipun terdengar kontraintuitif, ketika Anda menuliskan naskahnya terlebih dahulu, Anda sebenarnya memperluas kemungkinan berbagai macam kreativitas visual, karena penulisan tersebut mendefinisikan tujuan Anda sebelum mulai mendesain.

Contoh Headline yang memenuhi syarat di atas adalah berbunyi demikian, "Apple New iPod Player Puts 1000 Songs in Your Pocket" Terjemahan ringkasnya "iPod. Seribu Lagu di Sakumu."

Di dalamnya terdapat 3 kriteria, yaitu singkat, spesifik (seribu lagu), dan mudah diingat. Begitulah caranya Steve Jobs memberikan deskripsi terkait produknya pada tanggal 23 Oktober 2001 silam. Dan menjadi salah satu Headline produk terhebat sepanjang masa. Menarik bukan?

Jadi poin pentingnya adalah:

1. Ciptakan Headline Anda secara ringkas, spesifik, dan mudah diingat.
2. Ulangi penyebutan Headline sepanjang Anda menjalankan presentasi.
3. Ingat, selain poin satu di atas, Headline Anda adalah suatu pernyataan yang menawarkan visi misi yang lebih baik kepada audiens. Pernyataan ini bukan mengenai Anda. Semua tentang mereka. Dengan kata lain ciptakan Headline dengan menyisipkan manfaat personal bagi mereka. Sebagaimana iPod, seribu lagu di sakumu, artinya Anda dapat membawanya ke mana-mana.

Sumber Gambar : pixabay.com

2. Menjawab Satu Pertanyaan Penting

Selama fase perencanaan pematangan konsep, selalu ingat bahwa presentasi ini bukan untuk Anda, tetapi untuk mereka, audiens Anda. Para pendengar akan selalu menanyakan pada diri mereka sendiri, "Mengapa saya harus mendengarkannya?"

Tidak ada orang yang mempunyai waktu untuk mendengarkan presentasi yang tidak ada manfaatnya. Hanya satu pertanyaan penting itu saja, jika mampu menjawabnya, perhatian audiens akan menjadi milik kita.

Dalam menemukan jawaban di atas tentunya kita harus terlebih dahulu memiliki gairah, kepercayaan diri, dan antusiasme lebih mengenai topik yang nantinya kita bahas. 

Bayangkan Anda adalah audiens, apa yang membuat saya memiliki antusiasme terhadap isi presentasi. Kalau berkaitan dengan suatu produk, apa manfaat yang mereka dapatkan setelah mendengarkan presentasi kita?

Dalam kisahnya, Carmine Gallo, penulis buku "Rahasia Presentasi Steve Jobs", pernah membantu persiapan seorang CEO dalam presentasi analisis yang besar, dan ia menanyakan bagaimana rencananya untuk memulai. Ia memberikan kalimat perkenalan yang kering, membosankan dan membingungkan.

"Perusahaan kami adalah developer utama dalam solusi properti intelektual semikonduktor cerdas yang secara dramatis mengakselerasi desain sistem pada chip yang kompleks sekaligus meminimalisir resiko"

Carmine terdiam, sembari mengulang satu pertanyaan dalam hatinya, "Mengapa pelanggan Anda harus peduli dengan produk Anda ?"

Dari kalimat awal sudah tergambar jelas, bahkan tidak sampai 10 menit audiens akan merasa bosan. Hal di atas menjadi alasan pertanyaan "mengapa saya harus mendengarkan" menjadi penting untuk dicari jawabannya sejak awal.

Hal ini terkait dengan metode SWOT, jika secara umum Anda kesulitan menjawab pertanyaan tersebut, gunakan metode SWOT yang lebih detail memilah peta kekuatan produk Anda. Jadi tidak main-main dalam membuat satu wujud presentasi yang persuasif, dibutuhkan waktu perencanaan awal yang cukup panjang dan detail.

Melanjutkan cerita CEO di atas, ia memutuskan merevisi kalimat perkenalannya. Saat tampil secara lugas ia berkata,

"Perusahaan kami menciptakan Headline yang dipakai untuk membuat chip yang terdapat dalam banyak telepon yang sekarang Anda pegang. Seiring dengan semakin kecil dan semakin murahnya chip tersebut, telepon Anda juga akan semakin kecil, tentunya akan bertahan lebih lama dalam satu kali charge, dan memainkan musik dan video, semuanya berkat teknologi kami yang bekerja di balik layar."

Menarik bukan.

Jadi poin pentingnya adalah:

1. Tanyakan kepada diri Anda sendiri, "Mengapa mereka perlu mendengarkan saya?"
2. Fokus kepada manfaat dari topik yang kita sajikan. Dan ulangi secara konsisten setiap Anda menjalankan presentasi.
3. Jadikan satu deskripsi yang konsisten disampaikan setiap kali Anda dan tim presentasi di berbagai tempat, ataupun di berbagai macam media publikasi.

Sumber Gambar : pixabay.com

3. Membuat Roadmap (Peta Perjalanan)

Perlu digaris bawahi, saya mengajak Anda untuk berkenalan dengan 3 poin konsep dasar membuat presentasi secara lebih persuasif sebelum dituangkan atau divisualisasikan ke dalam bentuk slide.

Jadi bukan hal-hal teknis seperti font apa yang bagus untuk dipakai? Di slide berapa saya harus menampilkan gambar dan kurva? Bagaimana efek transisinya? Pertanyaan di atas kurang tepat dibahas dalam fase perencanaan.

Saya mengajak Anda menarik secarik kertas dan menuliskan sebuah Headline sekaligus menyiapkan jawaban untuk satu pertanyaan penting. "Mengapa saya harus mendengarkan Anda?" Maka untuk menguatkan kedua poin yang telah disebutkan di atas, poin terakhir adalah membuat Roadmap.

Audiens menyukai daftar yang terlihat rapi dan berurutan, tetapi berapa poin yang harus disampaikan ke dalam daftar? Jawabannya tiga. Setiap film, buku, drama, atau presentasi yang bagus mempunyai struktur tiga adegan. Tiga adalah angka ajaib.

Dalam sebuah roadmap, kita harus mengunci perjalanan audiens dalam pengalamannya mendengarkan presentasi kita dengan menggunakan rumus yang dinamakan aturan tiga. Narasikan pesan-pesan penting yang hendak disampaikan dengan tidak lebih dari 3 gagasan utama, jika setiap gagasan memiliki penjabaran masing-masing, maka disarankan tidak lebih dari tiga.

Pada tahun 1965, George Miller seorang ilmuwan riset Bell Labs, mengutip studi yang menunjukkan bahwa manusia mengalami kesulitan dalam mempertahankan lebih dari tujuh hingga sembilan digit dalam memori jangka pendek.

Jumlah item yang dapat kita ingat dengan mudah adalah tidak lebih dari tiga atau empat. Jadi aturan tiga adalah salah satu konsep yang paling ampuh dalam teori komunikasi.

Pengungkapan narasi dalam kelompok tiga memberikan arah bagi pendengar. Hal ini menunjukkan dari mana Anda mulai menjelaskan dan kemana Anda akan menuju. Tentunya selaras dengan teori memori jangka pendek.

Buatlah roadmap menjadi tiga gagasan utama. Setiap gagasan perkuat narasinya dengan gambar, data, fakta-fakta, analogi, maupun perangkat lainnya. Jadi skenarionya nanti, jelaskan tiga gagasan utama kepada audiens di awal perkenalan agar mereka tahu dari mana mulanya dan di mana ujungnya. Kemudian kembali ke gagasan pertama, jelaskan lebih mendalam, lalu ringkaslah.

Kuncinya adalah harus konsisten, "Setelah saya jelaskan gagasan pertama maka akan saya ringkas untuk Anda. Lalu kita kembali ke gagasan kedua" dan begitu seterusnya. Ini adalah resep sederhana untuk memastikan audiens Anda akan mengingat informasi yang disampaikan.

Pada dasarnya, tujuan dari membuat roadmap itu sendiri adalah membuat pendengar anda tidak terlalu bekerja keras dalam menangkap pesan, gambar, dan belum lagi ketika mereka melakukan dialog internal sendiri. Ringkasnya, mudahkanlah mereka untuk mengikuti narasi Anda.

Jadi poin pentingnya adalah :

1. Buatlah daftar semua gagasan penting yang akan disampaikan dan ingin agar diketahui audiens.
2. Buatlah kategori dari daftar tersebut sehingga menyisakan tiga gagasan pesan utama. Ingat, aturan tiga.
3. Pada setiap gagasan utama, berikanlah penguatan secara narasi baik menampilkan gambar, data, fakta - fakta, analogi, maupun perangkat lainnya.

Penutup

Jika ketiga poin konsep dasar di atas sudah tersusun, maka percayalah Anda akan semakin mudah dalam membuat visualisasinya dalam bentuk slide. Beberapa saran yang sering kita dengar, jangan terlalu banyak teks/cerita pada slide, perbanyak saja gambarnya itu memang benar adanya.

Bagi yang sudah matang menyiapkan konsep presentasi, maka ia tidak butuh penjabaran detail dan panjang terhadap tiap gagasan utamanya. Tentunya presentasi akan menarik, ringkas, dan persuasif.

Meminjam kalimat Tedd Sorensen, penulis pidato John F. Kennedy, 

Pidato yang baik harus ditulis untuk telinga bukan untuk mata. 

Begitu pula saat melakukan presentasi, buatlah audiens betul-betul menangkap materi yang dibawakan. Terlepas dari siapapun yang membawakannya.

Jika dari ketiga konsep dasar di atas, dirasa ada yang kurang familiar, atau tidak sadar pernah diterapkan sebelumnya, berarti selama ini kita keliru memahami tahapan membuat suatu presentasi secara persuasif, baik dan benar.

Singkatnya, jangan langsung terfokus kepada hal-hal teknis, perkuat dulu konsep dasarnya. Tidak banyak, cuma tiga poin utama : Headline, menjawab pertanyaan penting, dan membuat Roadmap. Jadi secara resmi, hari ini kita akan mulai membuat presentasi secara lebih persuasif. Semangat ! Semoga bermanfaat. (Kkh)