Jangan Asal Kerja: Maksimalkan Produktif dengan Second Brain!

Apakah kamu ingat, apa warna baju yang kamu gunakan tepat seminggu yang lalu? 

Professor Charan Ranganath mengatakan dalam risetnya bahwa otak manusia memang lebih memprioritaskan memori yang berguna untuk keputusan di masa depan. Jadi, otak tidak mengingat semua memori, apalagi hal-hal yang terlampau kecil. 

Pernah memiliki ide kreatif tentang sesuatu tetapi tidak kunjung terwujud karena kamu lupa? Atau melihat video yang jadi referensi karya tapi entah di mana kamu bisa menemukan video itu lagi?

Ini semua karena kinerja otak manusia memang selalu siap menangkap informasi, tetapi bukan untuk mengingatnya selalu.

Bahkan, ada laporan yang menunjukkan bahwa sebanyak 54% pekerja kantoran di Amerika Serikat yang sudah professional menghabiskan lebih banyak waktunya untuk mencari file kerja mereka daripada untuk kerjanya itu sendiri.

Nah, ini tentu akan berdampak pada produktivitas, kan?

Ingatan manusia yang terbatas ini dibahas oleh Tiago Forte di buku Building a Second Brain, bahwa manusia butuh sebuah ekosistem kerja yang namanya second brain. Loh, gimana? Kita nyewa otak tambahan gitu? Bukan, bukan. Yuk, kita bahas!

Apa itu second brain?

Second brain adalah sebuah ekosistem hidup yang mengolah informasi, ingatan, dan ide untuk diorganisir agar mudah diakses. Kenapa ekosistem hidup? Karena second brain sebenarnya bisa dipakai juga untuk kehidupan secara general. Akan tetapi, kita akan membahas dari sisi produktivitas dalam bekerja.

Second brain erat kaitannya dengan digitalisasi. Hal ini karena ekosistem yang dimaksud bisa berupa tools atau sistem yang isinya berupa kebutuhan primer kita sebagai pekerja. Seperti daftar tugas beserta deadline-nya, catatan, supported files, referensi pekerjaan, dan lain-lainnya.

Untuk orang-orang yang selalu berpikir kerja tinggal kerja saja, rasanya mengorganisir semua ini akan terlihat memusingkan. Namun, Tiago Forte di buku Building a Second Brain mengajarkan kita soal bagaimana mengatur semua informasi dan ide-ide pekerjaan lebih rapi dengan 4 folder saja, yaitu Projects, Areas, Resources, dan Archives.

Projects

Projects berisi hal-hal yang memiliki tenggat waktu dan sedang aktif dikerjakan belakangan ini. Kita bisa memisahkannya antara project pekerjaan, side-hustle, magang, volunteer, atau apapun yang sedang kita kerjakan. Bisa berisi draft, file pendukung, dan lainnya yang disatukan dalam satu folder terkait.

Folder projects ini juga menghasilkan produk yang nyata, misalnya berupa tulisan artikel, video konten, laporan keuangan, dan sebagainya.

Areas

Areas meliputi apapun yang bersifat long-term, tidak se-urgent projects tetapi tetap penting. Biasanya kategori ini lebih personal karena bisa berisi financial planner, catatan dari topik yang sedang dipelajari, bahasa yang ingin dikuasai, dan sebagainya.

Resources

Resources adalah bank dari ide yang lahir dari kepalamu. Tiap kali kamu mendapatkan inspirasi, kamu bisa menaruhnya dalam folder ini. Yang terpenting adalah catat karena kamu bisa menyeleksinya di lain waktu. Resources akan mendukung project yang sedang kamu kerjakan selanjutnya.

Archives

Berisi tugas atau project yang sudah selesai. Menyimpan file-file tersebut dalam folder archives akan bermanfaat kalau kita mengerjakan project yang mirip, kita jadi punya referensi dan tinggal menyempurnakannya.

Dengan punya second brain, kita jadi punya kendali penuh terhadap pekerjaan kita yang sedang dikerjakan ataupun yang sudah selesai dikerjakan. Jadi, kita tidak terlalu mengandalkan otak untuk bekerja keras mengingat informasi-informasi itu disimpan. Sewaktu-waktu kita butuh resources untuk mengerjakan tugas atau menjalankan project, kita tahu harus ke mana. Kita jadi lebih fokus dan lebih produktif.

Apa saja aplikasi penunjang second brain?

Aplikasi penunjang second brain itu syaratnya mencakup yang kamu butuhkan mulai dari reminder, to-do list, penyimpan file, ataupun time blocking. Selain itu, gunakan yang bisa disinkronisasi ke semua device-mu dan mudah digunakan (user friendly).

Tentu, setiap orang akan punya seleranya sendiri. Ada beberapa rekomendasi yang bisa kamu coba nih!

Google Notes

Google Notes adalah aplikasi catatan yang simpel. Kamu bisa menuangkan ide dan informasi yang kamu dapatkan di dalamnya. Namun, pastikan kamu menggunakan labels yang tersedia untuk mengkategorikan catatan dan file kamu.

Dengan menggunakan Google Notes, catatan laptop, ponsel dan tabletmu akan tersinkronisasi secara otomatis. Kamu bisa membuat to-do list, menulis catatan, memasang reminder, dan sebagainya. Kamu juga bisa memberi akses bagi partner kerja kamu melalui email-nya.

Google Calendar

Aplikasi ini cocok untuk mengatur jadwal dan kesibukan-mu. Terkadang, kita luput dari meeting atau pekerjaan kecil yang harus kita lakukan. Untuk mengaturnya, kamu bisa mulai menerapkan jadwal pekerjaan di Google Calendar agar mendapatkan reminder dan notifikasi di setiap jadwal.

Kamu bahkan bisa membuat kalender bersama rekan kerja yang mungkin berkesinambungan kerjanya, lho! Dengan semua manfaat ini, kamu juga jadi bisa melihat kapasitas diri mengenai waktu yang kamu habiskan untuk bekerja

Google Drive

Google Drive menyediakan penyimpanan 15 GB untuk setiap akun. Oleh karenanya, Google Drive mungkin cocok buat kamu yang bidang kerjanya membutuhkan banyak penyimpangan file termasuk gambar atau video. Di Google Drive, kamu juga bisa memberikan akses kepada rekan kerja yang berkaitan, jadi kamu bisa mengerjakannya bersama-sama secara real time.

Notion

Di antara semuanya, Notion adalah tools paling lengkap fasilitasnya. Kamu bebas mengkustomisasi ekosistem kerjamu. Bisa menyimpan file, membuat jadwal/schedule, jurnal harian, reading list, bahkan tabel progress. Di sini, kamu juga bisa mengkreasikan warna dan ikon sesuai gaya-mu. Bahkan di notion ada AI yang bisa mempermudah pekerjaanmu.

Obsidian

Aplikasi ini menggunakan konsep markdown notes yang berarti pengguna dapat membuat koneksi antara catatan dengan link yang berfungsi ganda. Di aplikasi ini juga kamu bisa melihat gambaran grafik ide-ide dan catatan yang terhubung itu.

Anytype

Anytype adalah second brain yang menekankan pada format. Aplikasi ini bisa menyimpan catatan dengan format data struktur, misalnya daftar tugas, tabel, database, dan banyak lagi. Selain bisa meng-custom ekosistem kerjamu, Anytype juga menyediakan real-time collaboration yang membuat kamu dan rekan bisa mengerjakan tugas dalam dokumen dan waktu yang bersamaan.

Kesalahan saat mulai menggunakan second brain

Saat memulai menggunakan second brain, banyak orang langsung overwhelmed karena mereka langsung menumpahkan segala aktivitas dari bangun tidur hingga tidur lagi ke dalam second brain. Memang, tools dan sistem yang digunakan mampu menyimpan itu semua, tetapi kita harus terus meng-updatenya secara berkala. Biasanya, ketika semuanya langsung ditumpahkan, kita akan cenderung semangat di awal dan berlanjut malas karena terlalu banyak mengorganisir.

Untuk menghindari ini, coba aplikasikanlah second brain untuk satu bagian kehidupanmu dulu. Misalnya kamu menggunakan second brain untuk hal pekerjaan saja. Nantinya second brain kamu akan berisi to-do list harian atau mingguan, ide-ide dan referensi, drafting file yang sedang dikerjakan, jadwal meeting progress, dan sebagainya. Ketika kamu sudah cukup memahami alurnya, baru kamu bisa mulai menginternalisasi bagian hidupmu yang lainnya.