RAHASIA : Ternyata Digitalisasi Koperasi Itu TIDAK MAHAL dan Aman!

Yang membuat digitalisasi terkesan mahal adalah ketika digitalisasi dijadikan proyek berbiaya besar. Seharusnya digitalisasi adalah pekerjaan biasa dengan alokasi biaya operasional seperti halnya pembelian alat tulis kantor, biaya telpon, air listrik dll yang memudahlan pekerjaan dan mengefisienkan waktu dan proses.

Dalam sebuah pelatihan pengawasan internal koperasi yang diikuti 29 orang peserta saya membuat kuesioner semacam pre-test dengan pertanyaan sbb : 

Pengurus Koperasi masih banyak yang enggan melakukan digitalisasi karena :

Baca juga: Koperasi Digital: Apa, Mengapa, dan Bagaimana

a. Lebih suka konvensional = 4 orang (13,8 %)

b  Merasa sudah tua = 0

c. Mahal =  16 (55,2 %)

Baca juga: Rahasia: Digitalisasi Koperasi Menciptakan Pendapatan Baru

d. Takut ketahuan jika ada kecurangan = 9 (31%)

Menarik,  ternyata benar bahwa anggapan penerapan  aplikasi teknologi pada koperasi  itu mahal (55,2%) yang menjadi hambatan utama penggunaa aplikasi. 

Baca juga: Koperasi Digital: Sekelas M-Banking dan Fintech

Yang menarik juga bahwa 31 % (9 orang) yang nota bene adalah Pengawas Koperasi menyatakan bahwa dengan digitalisasi takut ketahuan jika ada kecurangan. Artinya, mindset Pengawas masih belum berubah seolah Pengawas tambah kerjaan jika koperasi berdigital. Bah ! Padahal, justru dengan digitalisasi bisa mencegah kecurangan, meningkatkan kepercayaan anggota dan Pengawas lebih santai, heheh...

Lalu ada 4 orang yang menyatakan bahwa lebih suka konvensional. Ini pantas diteliti ulang apakah usia Pengawas atau Pengurus sudah uzur atau merasa gagap teknologi, tidak bisa mengolah lagi, heheh... Padahal kalau gagap, cukup  latihan supaya tidak gagap kan?

ANGGARAN DIGITALISASI KOPERASI

Karena terkesan mahal banyak pengurus tidak menganggarkan biaya digitalisasi  koperasi karena menganggap belum prioritas .Atau pernah trauma karena gagal mengimplementasikan digitalisasi yang pernah menghabiskan biaya yang tidak sedikit (diproyekkan).

Sebagai koperasi yang ingin lebih baik dan mensejahterakan Anggota, sebaiknya Pengurus memasukkan  anggaran digitaisasi dalam RAPBK (Rencana Belajanja dan Pendapatan Koperasi), yang biasa disusun sebelum RAT dan disahkan dalam RAT. Misalnya masuk dalam RAPBK 2024 yang disisapka pada Desember 2023. Namun jika terlewat, masih ada strategi dengan memanfaatkan atau relokasi biaya operasional yang telah disetujui RAT.

Mari kita coba susun :

1. Membangun/membuat aplikasi  sendiri (Biaya Investasi)

   -  Biaya pembelian perangkat 1 unit laotop dan 1 unit komputer server dan periperalnya Rp 20.000.000,-

   -  Biaya rekrut 1 orang SDM/Admin yang membangun aplikasii dengan gaji Rp 5.000.00/bulan atau Rp 60.000.000/tahun

   -  Biaya pelatihan Pengurus/Anggota 3 x @ Rp 2.000.000 - Rp 6.000.000

   -  Langgaranan internaet (eksploitasi) Rp 500.000/bulan atau Rp 6.000.000/tahun

   Katakan total anggaran setahun Rp 92.000.000 dan waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan aplikasi 6-12 bulan

2. Bekerjasama dengan Perusahaan Platform digital (Biaya Eksploitasi/Operasional)

   - Tidak ada penambahan perangkat, cukup menggunakan/optimalisasi perangkat yang ada.

   - Tidak perlu merekrut SDM/Programmer, cukup mengoptimalkan staf yang biasa menangani Administrasi

   - Biaya sewa cloud server dan aplikasi Rp 2.000.000/bulan atau Rp 24.000.000 setahun

   - Biaya pelatihan Pengurus/Anggota 3 x @ Rp 2.000.000 = Rp 6.000.000

   - Biaya langganan internet kantor Rp 500.000/bulan atau Rp 6.000.000 setahun

Total anggaran setahun Rp 36.000.000 setahun dan waktu yang dibutuhkan untuk implementasi hanya 1 - 2 bulan.

Dari kedua ilustrasi tsb, sudah jelas pilihannya adalah digitalisasi dengan kerjasama penyedia platform koperasi. Efisiensinya 40% dan waktunya jauh lebih singkat. Jadi kesan mahal terpatahkan sudah . Mungkin pertanyaan berikutnya, apakah biaya digitalisasi tsb dapat tertutupi  dari dampak digitalisasi?

DIGITALISASI DAN PENCIPTAAN PENDAPATAN BARU

Kadang karena terlalu fokus dengan biaya/cost (mindset biaya) maka sering tidak terlihat  adanya sumber pendapatan/revenue baru (mindset revenue) dengan penerapan aplikasi pada koperasi. Seolah-olah digitalisasi adalah sebuah proyek berbiaya mahal. Digitalisasi seharusnya juga dapat menciptakan pendapatan baru.

Mari kita hitung ilustrasi berikut ini : 

• Katakan 1.000 orang Anggota koperasi menggunakan aplikasi digital, melakukan top up simpanan, bayar cicilan pinjaman, transfer saldo, cek saldo, pembelian produk digital  dsb.
• Dari penjualan produk/layanan digital seperti token listrik, pulsa, PDAM, bayar BPJS,  dll katakan Koperasi memperoleh keuntungan rata2 sebesar Rp 3.000 (semua produk digital).
• Jika seluruh Anggota Koperasi mengunakan/membeli produk digital melalui aplikasi m-koperasi, maka diperoleh pendapatan bersih 1000 orang x Rp 3.000 x 3 transaksi = Rp 9.000.000/bulan
• Jika Anggota koperasi menjual produk tsb kepada yg bukan Anggota (misal tetangga, teman) untuk 100 orang/trx, katakan sebulan 500 transaksi x Rp 3.000 = Rp 1.500.000
• Maka total pendapatan baru adalah Rp 10.500.000  !

Biaya bulanan sewa aplikasi dan cloud server sebesar Rp 2.000.000/bulan, berarti masih ada margin Rp 8.500.000.Tentu pendapatan baru tsb akan menjadi tambahan laba koperasi untuk kelak dibagikan kepada anggota sebagai SHU (Sisa hasil Usaha) . Ternyata, dengan menerapkan mindset pendapatan (bukan mindset biaya) Koperasi dapat menciptakan pendapatan baru!

Tentu saja, semua Pengurus dan Anggota Koperasi harus bergotong royong berbelanja di aplikasi m-koperasi sendiri, yang notabene milik bersama. Mengapa belanja di tempat lain (toko ritel modern, bank, e-commerce) jika di koperasi yg merupakan milik sendiri tersedia?  Bukankah Anggota koperasi ingin sejahtera dari usaha koperasi sendiri, bukan dari yang lain.

Maka gugurlah anggapan bahwa digitalisasi akan menghabiskan biaya besar. Jadi makin terbukalah rahasia digitalisasi, bukan hanya operasional makin efisien, transaparan dan akuntabel, namun dipastikan menciptakan pendapatan baru.

AMANKAH APLIKASI DIGITAL KOPERASI ?

Selain masalah harga, masih banyak Pengurus koperasi yang meragukan keamanan aplikasi digital. Untuk itu ada pendekatan 2 kriteria penting yang perlu dipastikan dari Perusahaan penyedia aplkasi.

1.Aspek Legal

Pertama, psatikan bahwa perusahaan penyedia telah memili izin PSE (Penyelenggara Sistem Elektronik) dari KOMINFO yang tentu saja telah  melalui proses audit teknologi yang memenuhi standar. Kedua, Kemenkop UKM telah merekomendasikan beberapa penyedia aplikasi digital koperasi melalui situs Kemekop UKM https://idxcoop.kemenkopukm.go.id.

Penyedia platform yang legal akan menyodorkan dokumen NDA (Non Disclosure Ageement) atau Perjanjian Kerahasiaan ketika bekerjasama dengan Koperasi. Pengurus koperasi perlu membaca secara cermat isi NDA terutama tentang keamanan data dan informasi koperasi.

2.Aspek Teknis

Pastikan penyedia telah memiliki Sertifikat ISO 270001 (Security Management) yang merupakan standar terstruktur khusus terkait pengamanan informasi yang diakui secara internasional. Pengamanan informasi tersebut dapat dicapai dengan melakukan kontrol terhadap kebijakan, proses, prosedur, struktur organisasi, serta fungsi-fungsi infrastruktur TI. Perusahaan jasa keuangan yang legal (terutama Perbankan)  dipastikan memiliki sertifikasi ISO 27001 ini. Jadi koperasi sudah harus sekelas Bank dalam penerapan teknologi digital

Kesimpulannya, BUKAN RAHASIA jika digitalisasi koperasi ternyata MURAH dan AMAN bahkan menciptakan pendapatan baru !

Tahun 2024 seharusnya makin banyak lahir koperasi yang bertransformasi menjadi koperasi berbasis digital.

BdgAntapani, 23112023

Review : 

sakti.id, ptskk.id, kemenkopukm.go.id

WA : 081321018197