Semenjak adanya Peraturan Menteri Keuangan nomor 130/PMK.010/2012, maka permohonan pendaftaran jaminan fidusia di Kantor Pendaftaran Fidusia (KPF) mengalami lonjakan peningkatan yang luar biasa. Semenjak Oktober 2012 sampai dengan Februari 2013, permohonan pendaftaran jaminan fidusia terus meningkat hingga dalam seharinya lebih dari 2000 – 3000 an berkas yang masuk ke Kantor Pendaftaran Fidusia yang ada di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia wilayah Propinsi Jawa Timur. Sedangkan di KPF, dalam hal ini KPF Jatim, masih belum dipersiapkan secara matang untuk penambahan Sumber Daya Manusianya, perangkat, tempat untuk pelayanan, tempat untuk pemrosesan dan tempat untuk penyimpanan berkas guna mengantisipasi lonjakan tersebut. Akibatnya, pada waktu itu berkas di KPF menggunung. Penyelesaian jadi amat sangat lambat. Untuk koreksi berkas di bawah 10 berkas, saat itu bisa langsung dilayani, sedangkan jika dalam jumlah banyak berkas harus antri. Dan antrinya bisa makan waktu beberapa minggu hanya untuk koreksi, belum untuk proses yang lain. Sementara itu, untuk bayar PNBP harus antri lagi, karena ada jam pelayanan perbankan yang terbatas juga, mengingat BNI yang saat itu menjadi tempat pembayaran PNBP di KPF setempat hanyalah payment point. Selain karena keterbatasan Sumber Daya Manusia dan perangkatnya, petugas BNI sudah harus menyetorkan PNBP tersebut di sore hari. Sehingga dalam sehari, kemampuan BNI di KPF hanya bisa melayani pembayaran dalam jumlah yang terbatas. Kemudian untuk mendapatkan STD (Pernyataan Pendaftaran Jaminan Fidusia) yang sudah ditandatangani, distempel dan diberi nomor sertifikat fidusia pun bisa makan waktu kurang lebih seminggu. Belum lagi waktu yang KPF butuhkan untuk melakukan scan STD untuk pembuatan Sertifikat Jaminan Fidusia (SJF), waktu yang dibutuhkan untuk tanda tangan pejabat yang berwenang, pemberian cover Sertifikat Jaminan Fidusia, registrasi, dan lain sebagainya. Bahkan sempat antrian untuk dapat nomor dan kuota berkas untuk antri koreksi juga pembayaran PNBP, dimulai sejak dini hari sudah harus mengantri diluar pagar KPF. Belum lagi antrian di dalam KPF. Itupun setelah berjuang mengantri, hanya dapat kuota 3 berkas saja perhari untuk per Notaris. Luar biasa. Saat-saat yang sangat melelahkan bagi Notaris dan staf.
Semua itu belum seberapa. Masih banyak lagi duka derita yang harus dialami Notaris. Seperti misalnya berkas hilang di dalam KPF padahal sudah mengantri lama, ada sedikit kesalahan saja harus mengantri semuanya lagi dari awal dan peraturan yang berubah-ubah hampir setiap hari di KPF. Semuanya cukup memusingkan. Apalagi ditambah dengan pergantian Kepala Divisi Pelayanan Hukum yang menyebabkan tertundanya penyelesaian Sertifikat Jaminan Fidusia untuk berkas yang masuk sejak akhir November 2012 sampai dengan pertengahan Desember 2012. Bahkan yang tidak kalah tragisnya adalah pada saat berkas sudah mengantri berminggu-minggu, bahkan ada yang sudah beberapa bulan antri koreksi. Ternyata dikembalikan lagi disertai dengan map yang berisi lembaran kertas untuk mencetak sendiri Sertifikat Jaminan Fidusia untuk masing-masing berkas. Dan setelah berlangsung beberapa waktu, Sertifikat Jaminan Fidusia sudah diprint dan diberi cover oleh Notaris, peraturan berubah lagi. KPF tidak menerima berkas dan tidak menyelesaikan lagi secara manual karena sudah adanya perintah untuk pelaksanaan fidusia secara online. Sehingga dari semua berkas yang masuk, banyak juga berkas yang sudah mengantri 2 kali karena perubahan peraturan, kini terpaksa dipulangkan lagi untuk yang ketiga kalinya.
Untunglah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia cepat tanggap dengan kebutuhan proses yang cepat, tidak berbelit dan aman. Melalui Surat Edaran Dirjen AHU tertanggal 5 maret 2013, nomor AHU-06.OT.03.01 tahun 2013 mengenai Pemberlakuan Sistem Administrasi Pendaftaran Jaminan Fidusia secara Elektronik (Online System) maka dimulailah era baru pendaftaran jaminan fidusia secara online. Dimana terhitung sejak tanggal 5 Maret 2013, maka KPF di seluruh Indonesia dalam menjalankan tugas dan fungsinya tidak lagi menerima permohonan pendaftaran jaminan fidusia secara manual. Ini akan membawa peningkatan PNBP dan penghematan pengeluaran anggaran biaya negara. Juga mempermudah pelaku bisnis yang membutuhkan keamanan dalam menjalankan usahanya, seperti halnya Koperasi, Lembaga Pembiayaan dan Bank. Dan yang patut diacungi jempol, petunjuk penggunaan pendaftaran jaminan fidusia secara elektronik selain dapat diunduh melalui situs Ditjen AHU, dapat diunduh juga melalui www.youtube.com. Ini terobosan baru dan dengan diluncurkannya online system ini membawa angin segar bagi semua pihak. Akan tetapi, bagaimanakah fidusia online dalam pelaksanaannya?
Sejak awal adanya menu Fidusia Online sekitar bulan Februari 2013, pengakses tanpa username dan password masih bisa mengakses ke dalam sistem. Dan hal ini membawa pertanyaan apakah pihak-pihak selain Notaris (misalnya lembaga pembiayaan, Bank, Koperasi, perorangan) bisa mengajukan permohonan pendaftaran jaminan fidusia, termasuk pula perubahan atas jaminan fidusia sendiri nantinya? Syukurlah, akhirnya pertanyaan ini terjawab juga. Pada akhir Februari 2013 ternyata fidusia online ini tidak bisa lagi diakses oleh pengakses tanpa username dan password.
Sebenarnya apa saja yang bisa dilakukan oleh Fidusia Online? Seberapa jauh kemampuannya? Apa saja kelemahannya? Apa saja yang perlu diperhatikan? Berikut ini adalah uraian isi perut sistem dalam Fidusia Online tersebut :
1. PENGECEKAN
Di tampilan awal dapat kita jumpai menu pengecekan. Pengecekan seperti apakah yang disediakan? Dalam perjalanannya, KPF banyak menghadapi pertanyaan dari Lembaga Pembiayaan, Lembaga Swadaya Masyarakat, Kejaksaan, Kepolisian, perorangan dan pihak-pihak lainnya terutama berkaitan dengan jaminan fidusia berupa kendaraan bermotor. Apakah benar kendaraan tersebut sudah difidusiakan? Jika benar sudah difidusiakan, kapan difidusiakan? Dibuat dihadapan Notaris mana?
Akan tetapi, ternyata pengecekan yang dimaksud adalah dengan memasukkan nomor sertifikat fidusia. Sehingga hal ini tentu saja tidak bisa mengakomodasi kebutuhan semua pihak. Dan ini cukup rawan bagi Notaris, karena dapat dimungkinkan pendaftaran fidusianya ganda. Jadi, untuk yang sudah didaftarkan secara manual, masih sangat besar kemungkinan untuk didaftarkan lagi secara online. Termasuk apabila Debitur sudah melunasi kewajibannya pada Kreditur, akan tetapi belum dilakukan pencoretan pembebanan jaminan fidusianya, hal ini tidak terdeteksi. Sehingga dapat terjadi fidusia ulang tanpa pencoretan pembebanan jaminan fidusianya yang lama. Pertama, karena data yang ada di database sistem tersebut hanyalah untuk jaminan fidusia yang sudah didaftarkan dalam sistem online. Dan tidak ada data obyek yang sudah didaftarkan menjadi jaminan fidusia secara manual dalam database tersebut. Kedua, untuk pengecekan hanya bisa dilakukan dengan memasukkan nomor sertifikat fidusia. Sehingga, untuk mengecek obyek jaminan fidusia tersebut apakah sudah didaftarkan atau belum, maka si pencari harus sudah memiliki nomor sertifikat jaminan fidusianya. Dan tidak bisa mengeceknya berdasarkan nomor polisi (jika kendaraan bermotor) atau nama pemberi fidusia misalnya.
Dalam menu pengecekan tersebut, database yang bisa kita lihat hanya nomor pendaftaran, nama dan alamat penerima fidusia, jenis fidusia (jenis disini misalnya adalah untuk pendaftaran jaminan fidusiakah? Atau pencoretan? Atau transaksi lainnya), waktu daftar, tanggal akta, nomor akta, nama Notaris dan area Kantor Wilayahnya. Hanya itu saja. Kita tidak bisa mengecek rinciannya.
2. TANGGAL TERDAFTARNYA OBYEK JAMINAN FIDUSIA
Yang perlu diperhatikan untuk pendaftaran fidusia disini adalah kapan obyek fidusia yang didaftarkan tersebut telah terdaftar? Terhitung sejak tanggal input atau tanggal bayar PNBP atau tanggal tercetaknya Sertifikat Jaminan Fidusia yang menjadi patokan? Hal ini sangat penting dan harus diperhatikan, mengingat sangat cepatnya banyak hal yang bisa saja terjadi di kurun waktu antara tanggal penerimaan berkas, tanggal pembuatan akta, tanggal input, tanggal pembayaran PNBP dan tanggal penerbitan sertifikat jaminan fidusia. Bisa saja diantara tanggal tersebut sudah terjadi eksekusi jaminan fidusia, pemindahtanganan obyek jaminan tanpa seijin kreditur, musnahnya obyek jaminan fidusia, atau apapun sudah terjadi. Yang mana tempus delicti nya adalah sangat penting untuk diketahui terjadi di kurun waktu yang manakah terjadinya hal-hal tersebut.
Pada saat pendaftaran jaminan fidusia masih berlangsung secara manual, setelah PNBP terbayar, maka biasanya Penerima Fidusia, bilamana diperlukan harus melaksanakan penarikan barang jaminan tersebut; sudah dapat melakukan penarikan barang jaminan. Ini karena pada tanggal dan hari yang sama sudah keluar juga nomor Sertifikat Jaminan Fidusianya yang tertera di Pernyataan Pendaftaran Jaminan Fidusia yang disampaikan ke KPF. Sehubungan dengan hal tersebut, apakah tanggal dianggap telah terdaftar itu masih sama seperti saat manual?
Dalam pengisian aplikasi, nantinya bila semua telah kita input sebagaimana mestinya dan pembayaran PNBP telah dilaksanakan, maka dapat mencetak Surat Pernyataan (dulu disebut STD/ Surat Pernyataan Jaminan Fidusia). Dimana mulai dari penginputan, pembayaran PNBP sampai dengan keluarnya Surat Pernyataan itu, kita hanya mendapat nomor registrasi (semacam nomor kendali). Apakah itu berarti obyek jaminan sudah terdaftar? Ataukah harus menunggu tercetaknya Sertifikat Jaminan Fidusia untuk mendapatkan jaminan kepastian perlindungan hak-hak para pihak sebagaimana diatur dalam Undang-undang jaminan Fidusia?
3. FORMULIR PENDAFTARAN FIDUSIA
Dalam sistem pendaftaran fidusia online dapat ditemukan tulisan bahwa aplikasi sistim pendaftaran fidusia online ini merupakan bagian tak terpisahkan dari formulir pendaftaran fidusia. Yang jadi masalah, Formulir Pendaftaran Fidusia macam apakah yang dimaksudkan?
4. JENIS-JENIS TRANSAKSI FIDUSIA
Dalam sistem ada beberapa jenis transaksi yang disediakan. Antara lain pendaftaran, perubahan, daftar transaksi dan pencarian obyek. Kesemuanya sudah dapat dipergunakan, akan tetapi untuk menu perubahan, masih dalam proses pembuatan. Mudah-mudahan dalam waktu dekat sudah dapat siap dan segera dapat diakses. Sampai saat tulisan ini dibuat (7 April 2013) dalam sistem baru bisa dilakukan pendaftaran jaminan fidusia saja, masih belum dapat mendaftarkan perubahan seperti halnya koreksi karena adanya kesalahan penulisan dalam sertifikat jaminan fidusia, pencoretan jaminan fidusia sehubungan dengan telah lunasnya pinjaman debitur, dan lain sebagainya. Harapan para Notaris dan pihak-pihak yang berkepentingan, dapat kiranya segera diimplementasikan, mengingat banyaknya kebutuhan untuk mengakses menu tersebut.
Untuk menu pencarian obyek yang disediakan sistem, ternyata tetap saja untuk penggunaannya harus memasukkan nomor sertifikat jaminan fidusianya seperti halnya pengecekan di menu login. Dalam daftar transaksi ada juga pencarian, akan tetapi pencarian tersebut berdasarkan nomor registrasi dari transaksi username yang bersangkutan saja dan sifatnya hanya dapat mengecek transaksi username yang akses itu saja. Tidak bisa mengecek dari username lain.
5. INPUT DATA DALAM SISTEM
a. Cara penginputan cukup mudah dan sederhana. Tidak terlalu banyak yang harus diinput.
b. Di dalam sistem, penginputan data dilakukan dalam box yang telah disediakan. Tampilan cukup kecil, tapi saat dicoba menginput, bisa lebih dari 1.000 karakter. Akan tetapi belum dicoba mencetak Surat Pernyataan maupun Sertifikat Jaminan Fidusia dengan karakter yang amat banyak. Preview Surat Pernyataan error begitu dicoba untuk menginput dengan karakter yang amat banyak. Tapi harus diperhatikan juga oleh system buildernya/Direktorat Jenderal AHU, bilamana Penerima dan/atau Pemberi Fidusia lebih dari satu, atau bilamana dalam box-box isian tersebut ada kemungkinan harus bisa diinput dengan jumlah karakter yang banyak, maka mohon kiranya agar kebutuhan ini dapat diakomodir, supaya penginputan dapat dilakukan dengan benar sehingga Sertifikat Jaminan Fidusia yang tercetak nantinya tepat guna, benar dan sempurna sebagaimana mestinya.
c. Mohon diperhatikan juga nama Notaris login. Saat menginput aplikasi tersebut, nama Notaris sudah tertera dalam box (sudah diinput sendiri secara otomatis oleh sistem). Jika ada kekurangan huruf/kesalahan penulisan, memang bisa diedit (dalam box). Tapi, nantinya yang tercetak pada Surat Pernyataan akan tetap salah. Sedangkan yang di Sertifikat Jaminan Fidusia sudah yang benar. Hal ini juga saya alami sendiri. Dan untuk pembetulannya dapat mengirim email permohonan pembetulan pada email address Direktorat Jenderal AHU yang tertera pada sistem.
d. Seringkali setelah diinput, ternyata gagal simpan. Sehingga harus menginput ulang. Atau terkadang sudah diisi dengan benar, ternyata begitu di klik proses masih saja disuruh menginput kembali, karena menurut sistim ada kesalahan penginputan data.
e. Adanya perbedaan antara display dan inputan dalam nilai jaminan, saat memasukkan 14 digit angka. Demikian pula saat memasukkan 21 digit angka. Misalnya menuliskan 70.000.000.000.000, maka display akan tertulis 70.000.000.000.000,01. Hal mana jika lebih dari 21 digit angka, maka display akan tertulis berupa rumus/formula. Untuk jumlah digit lainnya tidak masalah
6. PENCETAKAN
a. Bilamana mencetak pengantar bayar untuk pembayaran PNBP, lalu ada kesalahan dalam pencetakan (misal: paper jam), atau tengah mencetak tiba-tiba koneksi ke internet atau listrik padam, maka tidak dapat dicetak ulang. Mohon bantuan instansi yang berwenang agar untuk menu ini dapat diatur bisa dicetak ulang.
b. Sertifikat Jaminan Fidusia yang tercetak tidak dalam satu halaman. Perlu tenaga ahli untuk mensettingnya terlebih dahulu, baru pencetakan bisa dilakukan dalam satu halaman.
7. TAMPILAN SURAT PERNYATAAN DAN SERTIFIKAT JAMINAN FIDUSIA
a. Nama Pemberi Fidusia dan Debitur sudah tercantum, sedang mengenai obyek jaminan fidusianya sama sekali tidak tercantum. Baik jenisnya, bukti kepemilikannya maupun nilainya, sama sekali tidak ada dalam Sertifikat Jaminan Fidusia. Sedangkan untuk Surat Pernyataan, mengenai obyek jaminan fidusianya hanya ditulis sesuai dengan akta saja. Hal ini menimbulkan banyak komplain dari Penerima Fidusia. Karena bagi pelaku bisnis seperti Lembaga Pembiayaan maupun Bank, misalnya. Maka akan sulit membedakan dari sekian banyak Sertifikat Jaminan Fidusianya, karena tidak ada uraian mengenai obyek jaminannya, seperti halnya jika itu kendaraan bermotor maka memerlukan nomor polisi, nomor rangka, nomor mesin, warna kendaraan, atau spesifikasi lainnya. Terutama bagi petugas lapangannya, pasti akan kesulitan dalam melaksanakan tugas pekerjaannya.
b. Tanda tangan langsung tercetak pada sistem dan tidak ada stempel. Hal ini juga banyak mendapatkan komplain dari pelaku bisnis. Karena tampilan seperti Sertifikat Jaminan Fidusia atau Surat Pernyataan dikhawatirkan dapat ditiru dengan mudah. Tidak adanya pengamanan, entah jenis kertasnya, stempelnya atau tanda tangannya, itu menimbulkan banyak kekhawatiran pemalsuan.
c. Terkadang pencetakan Sertifikat Jaminan Fidusia tidak sempurna. Tanggal dan jam yang tidak tercetak, atau beberapa item tidak tercetak. Bahkan mungkin tanda tangan by system tidak tercetak. Bagaimana untuk pembenahannya. Mohon kiranya instansi yang berwenang dapat memberikan solusi bagi permasalahan ini. Karena hal ini memang terjadi, akan tetapi meski laporan dan keluhan sudah disampaikan melalui email pun, sampai saat ini mengenai hal ini masih belum mendapatkan jawaban.
Seperti halnya untuk situs Pendaftaran Jaminan Fidusia yang lebih sering gagal akses. Ataupun loadingnya sangat lama. Apakah karena jumlah pengaksesnya yang teramat banyak sehingga overload, ataukah karena servernya mungkin memang belum memadai? Hal ini juga seiring sejalan dengan BNI sebagai tempat penerimaan pembayaran PNBP untuk pendaftaran jaminan fidusia seluruh Indonesia. Diawal mula berlakunya sistim online, malah tidak semua kantor cabang BNI mengetahui bahwa pembayaran PNBP pendaftaran jaminan fidusia bisa dilakukan melalui kantor cabang BNI manapun dan tidak lagi harus di payment point KPF setempat.
Seringkali juga terjadi PNBP telah dibayar di BNI, tapi di sistem masih “red light”; sehingga harus bolak-balik mengcomplainkan dan membereskannya. Bagaimana jika PNBP sudah dibayar, ternyata masih “red light”, sedangkan proses pengurusannya ke Bank dan instansi terkait membutuhkan waktu lebih dari 3 hari? Bagaimana nasib PNBP yang sudah kita bayar? Haruskah kita input ulang?
Atau jika BNI ternyata sedang offline, atau overload, sehingga akhirnya pembayaran PNBP tertunda. Dan akibatnya, bagi yang lewat dari 3 hari setelah cetak pengantar pembayaran ke BNI, maka Notaris harus menginput ulang pendaftaran jaminan fidusianya. Hal ini cukup merepotkan. Apalagi masa 3 hari itu, penghitungannya juga termasuk Sabtu, Minggu dan hari libur. Bilamana memungkinkan ada baiknya 3 hari hitungan tersebut, terhitungnya hanya hari kerja saja. Sementara Sabtu, Minggu dan hari libur (termasuk cuti bersama) tidak termasuk dalam hitungan.
Dengan Sistim Pendaftaran Fidusia Online, penerimaan negara melalui PNBP akan melesat tajam. Demikian pula penghematan yang telah dilakukan sangat signifikan. Maka perlu kiranya didukung dengan pelayanan yang baik. Misalnya dengan pelayanan penyelesaian pengaduan/permasalahan secara langsung, cepat, bersih dan segera. Menyediakan Customer Service yang siap sedia, cerdas, mengerti, bersih, tanggap dan tidak berbelit. Ada baiknya Customer Service disiapkan untuk melayani di tiap Kanwil Kemenkum HAM RI pada hari dan jam kerja, dan menyiapkan pula Customer Care by phone yang siap melayani 24 jam-7 hari dalam seminggu (mengingat sulitnya menelepon Customer Service SABH saat ada permasalahan dalam pendaftaran/perubahan Perseroan Terbatas, maka belajar dari pengalaman tersebut, mohon kiranya menyiapkan nomor telepon dan petugas khusus untuk handle permasalahan fidusia online, by phone. Agar penelepon tidak terkonsentrasi menelepon di jam kerja, juga agar Notaris yang tidak terlayani di jam kerja, masih dapat menikmati layanan tersebut; maka ada baiknya layanan tersebut dibuat 24 jam-7 hari dalam seminggu).
Bercermin juga dari pelayanan SABH untuk Perseroan Terbatas yang tidak memuaskan bilamana ada komplain, koreksi, surat menyurat, permohonan pembukaan sistem ulang untuk mengedit kesalahan dan lain sebagainya (yang dilakukan melalui surat menyurat manual, telepon, sms, email dan fax), maka Kemenkum HAM/Ditjen AHU harus memotong kompas semua kesulitan komunikasi ini dengan menyediakan tenaga khusus yang berkompeten untuk menjawab semua email, fax, telepon, SMS maupun surat menyurat dan memberikan solusi/arahan/jawaban dalam waktu singkat dan cepat. Untuk itu harus ditentukan dalam SOP (Standard Operational Procedure) mengenai kecepatan penyelesaiannya. Dan nomor telepon, nomor fax, email address, nomor HP (untuk SMS) serta alamat korespondensi harus tercantum dalam situs Fidusia Online. Yang mana nomor-nomor/alamat tersebut harus benar-benar bisa dijadikan media berkomunikasi dan bukan hanya menjadi pajangan belaka; agar kiranya Notaris yang sudah berkontribusi besar dalam penerimaan negara ini tidak kecewa dan dapat menjadi partner yang sejajar.
Perlu juga difikirkan, akankah nantinya fidusia online ini akan seperti SABH Perseroan Terbatas yang mana dimungkinkan akan terjadinya surat menyurat guna misalnya untuk permohonan pembukaan sistem untuk koreksi/input ulang sebelum tercetaknya Sertifikat Jaminan Fidusia atau bahkan sebelum pembayaran PNBP. Jika itu akan terjadi juga, mengingat adanya jangka waktu 3 hari yang diberikan, maka penyelesaian harusnya di masing-masing Kanwil Kemenkum HAM RI, bukan di Kemenkum HAM RI di Jakarta lagi. Sehingga tidak perlu lagi adanya pemborosan waktu, biaya dan tenaga untuk menyelesaikannya.
Bagaimanapun juga, fidusia online yang telah dijalankan ini adalah satu terobosan besar. Langkah hebat yang patut diacungi jempol dan tidak semudah yang dibayangkan dalam implementasinya. Meski baru saja dilaksanakan, dengan segala kekurangannya di awal; mudah-mudahan langkah hebat ini akan semakin sempurna dan akomodatif bagi semua kebutuhan hukum guna pengecekan, pendaftaran jaminan fidusia maupun perubahan data pada jaminan fidusia yang telah didaftarkan.
*) Penulis adalah Notaris dan PPAT di Kabupaten Sidoarjo- Jawa Timur.
Ditulis 7 April 2013 dan dimuat dalam majalah MINUTA Edisi April 2013
