Sistem Pengendalian Manajemen Pada Perusahaan General Supplier Pipa PVC, Pipa Besi Galvanis dll

Perusahaan X Merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak dibidang General Supplier dan Distributor Agent Pipa PVC, Pipa Besi Galvanis beserta aksesorisnya. Yang didirikan pada tahun 2001. Pada tahun tersebut pembangunan di daerah Tangerang Selatan khususnya daerah Bumi Serpong Damai sedang giat dilakukan Pembangunan. Pembangunan yang berlangsung saat itu meliputi pembangunan proyek perumahan, perkantoran, ruko, pusat perbelanjaan dll. Melihat peluang usaha, maka Pemilik mendirikan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan Pipa PVC dan Accessoris.

Hingga saat ini Perusahaan X telah mensuplai ribuan proyek dan ratusan toko di berbagai daerah di Jabodetabek dan kota-kota lainnya di Indonesia. Perusahaan X terus berusaha untuk selalu memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan , menjaga kualitas barang dan pengiriman yang tepat waktu. Perusahaan  X  memiliki beberapa gudang yang digunakan   untuk   penyimpanan  Produk. Ada banyak sekali produk yang  disimpan  di gudang tersebut  diantaranya  yaitu  pipa  berbagai  macam jenis merk  dan  ukuran, penyambung  pipa,  lem  pipa  dan  sebagainya.

Sebagai Perusahaan yang bergerak dibidang General Supplier dan Distributor, tentu sangat dibutuhkan yang namanya Sistem pengendalian manajemen untuk mengawasi segala kegiatan operasional perusahaan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan evaluasi atas kinerja yang telah dicapai. Pengendalian persediaan   sangat   perlu   diperhatikan   oleh   perusahaan karena   berkaitan   langsung   dengan   biaya   yang   harus dikeluarkan   dan   ditanggung   oleh   perusahaan   sebagai akibat  adanya  persediaan. Dengan    menjalankan manajemen    persediaan, perusahaan  berharap  dapat  meminimalisir  resiko seperti keterlambatan pengiriman dan pengadaan barang, ketidaksesuaian  barang  dari  barang  yang masuk maupun barang keluar, serta terjadinya overstock ataupun stockout.

Salah satu tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen dalam persediaan adalah memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu yang tepat, sambil menghindari biaya yang tidak perlu dan risiko kekurangan persediaan. 

Berikut adalah contoh praktik yang dapat diterapkan dalam sistem pengendalian manajemen persediaan:

1. Penetapan Kebijakan Persediaan: Perusahaan perlu memiliki kebijakan yang jelas terkait dengan persediaan, seperti tingkat persediaan minimum dan maksimum yang diizinkan, metode peramalan persediaan, dan kebijakan pengendalian persediaan. Kebijakan ini akan menjadi panduan bagi seluruh departemen terkait dalam pengelolaan persediaan.

2. Pengendalian Persediaan Berdasarkan Permintaan: Dalam pengendalian persediaan, perusahaan perlu memperhatikan pola permintaan pelanggan. Metode peramalan yang akurat dapat membantu dalam mengidentifikasi tren permintaan dan mengatur persediaan dengan lebih efektif. Hal ini akan membantu menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan yang berlebihan.

3. Pemantauan Stok Persediaan: Sistem pengendalian manajemen harus mencakup pemantauan yang teratur terhadap stok persediaan. Pemantauan ini dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi seperti barcode atau sistem pencatatan yang terkomputerisasi. Informasi mengenai tingkat persediaan aktual dapat membantu dalam mengambil keputusan yang tepat terkait dengan pengadaan dan penggunaan persediaan.

4. Pengendalian Kualitas Persediaan: Selain memastikan ketersediaan persediaan, pengendalian kualitas juga merupakan aspek penting. Perusahaan harus memiliki prosedur pengendalian kualitas yang ketat untuk memastikan persediaan yang diterima atau diproduksi memenuhi standar yang ditetapkan. Hal ini akan menghindari penggunaan persediaan yang cacat atau tidak memenuhi persyaratan.

5. Analisis Biaya Persediaan: Sistem pengendalian manajemen dalam persediaan juga harus mencakup analisis biaya yang lengkap. Biaya persediaan meliputi biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya kekurangan persediaan, dan biaya pengadaan. Dengan menganalisis biaya ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengoptimalkan penggunaan persediaan secara keseluruhan.

6. Evaluasi Kinerja Persediaan: Sistem pengendalian manajemen juga harus dilengkapi dengan mekanisme evaluasi kinerja persediaan. Hal ini meliputi pemantauan tingkat persediaan, analisis persediaan yang mengendap, waktu siklus persediaan, dan tingkat layanan pelanggan. Evaluasi kinerja ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi area perbaikan dan mengoptimalkan kinerja persediaan di masa depan.

Dalam kesimpulan, pengendalian manajemen dalam bidang persediaan adalah elemen penting dalam keberhasilan perusahaan. Dengan menerapkan sistem pengendalian manajemen yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan persediaan, menghindari biaya yang tidak perlu, dan mengurangi risiko kekurangan persediaan. Praktik-praktik yang telah disebutkan di atas dapat menjadi panduan bagi perusahaan dalam mengembangkan sistem pengendalian manajemen persediaan yang efektif.

Contoh persoalan yang dapat muncul dalam sistem pengendalian manajemen persediaan di perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Overstocking (Persediaan Berlebihan): Perusahaan menghadapi masalah persediaan berlebihan yang mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi. Barang-barang tersebut mungkin mengalami kemunduran atau kadaluwarsa sebelum terjual, sehingga menghasilkan kerugian. Persoalannya adalah bagaimana mengoptimalkan pengelolaan persediaan untuk menghindari overstocking.

2. Understocking (Persediaan Kurang): Perusahaan menghadapi situasi di mana persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Hal ini dapat mengakibatkan kehilangan peluang penjualan dan ketidakpuasan pelanggan. Persoalannya adalah bagaimana mengoptimalkan peramalan permintaan dan kebijakan persediaan untuk menghindari understocking.

3. Kualitas Persediaan yang Buruk: Persediaan yang diterima atau diproduksi memiliki kualitas yang buruk atau tidak memenuhi standar yang ditetapkan. Hal ini dapat menyebabkan kerugian karena barang-barang tersebut tidak dapat digunakan atau harus dikembalikan. Persoalannya adalah bagaimana meningkatkan pengendalian kualitas persediaan agar memenuhi standar yang ditetapkan.

4. Kesalahan Pencatatan dan Penghitungan Persediaan: Terjadi kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan persediaan yang dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam laporan persediaan. Hal ini dapat mengganggu pengambilan keputusan yang tepat dan menghasilkan informasi yang tidak akurat. Persoalannya adalah bagaimana meningkatkan akurasi pencatatan dan penghitungan persediaan melalui sistem pengendalian manajemen yang lebih efektif.

5. Keterlambatan Pengadaan Persediaan: Terjadi keterlambatan dalam pengadaan persediaan yang mengakibatkan kekurangan persediaan saat dibutuhkan. Hal ini dapat mengganggu operasional perusahaan dan menghambat pelayanan kepada pelanggan. Persoalannya adalah bagaimana meningkatkan pengelolaan rantai pasok dan pengaturan pengadaan persediaan untuk menghindari keterlambatan.

Implementasi sistem pengendalian manajemen dalam bidang persediaan melibatkan langkah-langkah berikut :

1. Penetapan Kebijakan dan Prosedur: Perusahaan perlu menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas terkait dengan pengendalian persediaan. Hal ini meliputi penetapan kebijakan persediaan, tingkat persediaan minimum dan maksimum yang diizinkan, metode peramalan persediaan, prosedur pemesanan, penerimaan barang, dan pencatatan persediaan. Kebijakan dan prosedur ini menjadi panduan bagi seluruh departemen terkait dalam pengelolaan persediaan.

2. Penggunaan Sistem Informasi Manajemen: Implementasikan sistem informasi manajemen yang dapat memfasilitasi pengendalian persediaan. Sistem ini dapat mencakup fitur seperti pencatatan persediaan, pemantauan stok secara real-time, pemantauan pengadaan dan pengiriman barang, dan pelacakan kinerja persediaan. Dengan menggunakan sistem informasi yang tepat, perusahaan dapat mengumpulkan data yang akurat, menghasilkan laporan yang relevan, dan mempermudah proses pengendalian persediaan.

3. Penetapan Indikator Kinerja Kunci (KPIs): Identifikasi dan penetapan KPIs yang relevan untuk mengukur kinerja pengendalian persediaan. Contohnya, tingkat persediaan yang mengendap, putaran persediaan, tingkat keberhasilan pengadaan, atau tingkat ketepatan pengiriman barang. KPIs ini akan membantu dalam memantau kinerja persediaan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

4. Perencanaan dan Pengendalian Anggaran Persediaan: Buat anggaran persediaan yang terperinci berdasarkan rencana bisnis dan kebutuhan perusahaan. Monitor penggunaan anggaran persediaan secara teratur dan bandingkan dengan realisasi. Evaluasi varian antara anggaran dan realisasi persediaan untuk mengidentifikasi penyimpangan dan mengambil langkah-langkah perbaikan yang sesuai.

5. Pemantauan Stok dan Pengelolaan Persediaan: Lakukan pemantauan stok secara teratur untuk memastikan persediaan berada dalam tingkat yang tepat. Gunakan metode pengendalian persediaan seperti metode FIFO (First In, First Out) atau EOQ (Economic Order Quantity) untuk mengatur pengadaan dan penggunaan persediaan dengan efisien. Tetapkan prosedur pengadaan yang jelas, termasuk evaluasi pemasok dan negosiasi harga yang kompetitif.

6. Audit dan Evaluasi: Lakukan audit secara periodik terhadap pengendalian persediaan untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. Evaluasi kinerja persediaan secara berkala dan identifikasi peluang perbaikan. Gunakan hasil audit dan evaluasi sebagai dasar untuk melakukan perbaikan dan peningkatan terus-menerus dalam sistem pengendalian persediaan.