Pertanggungjawaban Notaris, Pejabat Sementara Notaris, dan Notaris Pengganti

Notaris dalam menjalankan tugas jabatannya dibatasi oleh umur (biologis) notaris yang bersangkutan, sehingga dari segi pertanggungjawabannya terhadap akta yang dibuat dihadapan dan oleh notaris, Apakah pertanggungjawabannya dibatasi oleh umur notaris yang bersangkutan ? atau oleh akta itu sendiri ?

Notaris, Notaris Pengganti, pejabat sementara Notaris mempunyai batas waktu dalam menjalankan tugas jabatannya untuk notaris sebagaimana tersebut dalam Pasal 8 ayat (1) dan (2) UUJN yang berbunyi :

(1) Notaris berhenti atau diberhentikan dari jabatannya dengan hormat karena :

a. meninggal dunia

b. telah berumur 65 (enam puluh lima) tahun

c. permintaan sendiri

d. tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun, atau

e. merangkap jabatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 huruf g.

(2) Sebelum pemberhentian sementara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan, notaris diberi kesempatan untuk membela diri dihadapan Majelis Pengawas secara berjenjang.

Lembaga Notaris agar tetap berjalan maka harus ada pejabat yang dapat menjalankannya sehingga untuk menjalankan jabatan notaris diangkat mereka yang memenuhi syarat tertentu, mereka (subjek hukum atau orang) yang diangkat sebagai notaris merupakan personifikasi dari lembaga notaris, pengertian jabatan harus berlangsung terus-menerus (berkesinambungan) dapat diberlakukan pada notaris, meskipun seseorang sudah pensiun dari jabatannya sebagai notaris, atau dengan berhentinya seseorang sebagai notaris maka berhenti pula kedudukannya sebagai notaris, sedangkan notaris sebagai jabatan akan tetap ada dan akta-akta yang dibuat dihadapan atau oleh notaris yang sudah pensiun tersebut akan tetap diakui dan akan disimpan (sebagai suatu kesinambungan)  oleh notaris pemegang protokolnya.

Produk dari jabatan notaris antara lain berupa akta, ketika seorang notaris pensiun atau berhenti dari jabatannya sebagai notaris , maka akta notaris tersebut harus dipegang atau disimpan oleh notaris lainnya sebagai pemegang protokol notaris, dan notaris pemegang protokol nataris tersebut tidak dapat melakukan tindakan apapun, seperti merubah isi akta, tetapi yang dapat dilakukan oleh notaris pemegang protokol yaitu merawat dan mengeluarkan salinan atas permintaan para pihak yang namanya tersebut dalam akta atau para ahli warisnya, sehingga kesinambungan pelaksanaan jabatan oleh pejabat, tapi kesinambungan jabatan notaris. 

Dengan demikian akta notaris mempunyai umur yuridis, yaitu tetap berlaku dan mengikat para pihak yang namanya tercantum dalam akta tersebut, meskipun notaris yang bersangkutan sudah berhenti menjalankan tugas jabatannya sebagai notaris. Mereka yang melaksanakan tugas jabatan notaris dibatasi oleh umur  biologis, umur yuridis akta notaris bisa sepanjang masa sepanjang aturan hukum yang mengatur jabatan notaris tetap ada, dibandingkan dengan umur biologis notaris sendiri yang akan berakhir karena  notaris meninggal dunia.

Sedangkan batas umur atau karena alasan lain tersebut tidak berlaku untuk pejabat sementara Notaris dan Notaris Pengganti. Hal ini dikaitkan dengan pengertian Pejabat sementara Notaris (Pasal 1 Angka 2 UUJN), Notaris pengganti (Pasal 1 Angka 3 UUJN) yang berbunyi : 

(2) Pejabat sementara Notaris adalah seseorang yang untuk sementara menjabat sebagai notaris untuk menjalankan jabatan notaris yang meninggal dunia, diberhentikan, atau diberhentikan sementara.

(3) Notaris Pengganti Adalah seseorang yang sementara diangkat sebagai notaris untuk menggantikan notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai notaris.

Pejabat sementara notaris dan Notaris pengganti melaksanakan kewenangan notaris (pasal 33 Ayat (2) UUJN) yang berbunyi : Ketentuan yang berlaku bagi notaris sebagaimana dimaksud dalam pasal 15, pasal 16, dan pasal 17 berlaku bagi notaris pengganti, notaris pengganti khusus, dan pejabat sementara notaris, kecuali undang-undang menentukan lain.

Pelaksanaan tugas jabatan notaris oleh pejabat sementara notaris, notaris pengganti dibatasi oleh waktu yang ditentukan dalam surat keputusan pengangkatannya. Jika waktunya sudah selesai maka pejabat kembali sementar notaris wajib menyerahkan kembali jabatan dan protokolnya kepada notaris yang ditunjuk oleh majelis pengawas notaris, dan notaris pengganti wajib menyerahkan kembali jabatan dan protokolnya kepada notarisn yang digantikannya. Dengan demikian pejabat sementara notaris, notaris pengganti dalam melaksanakan tugas jabatannya bersifat sementara saja.

Batas kewenangan Notaris, Pejabat sementara Notaris, dan Notaris pengganti berbeda. Batas kewenangan pejabat sementara notaris dan notaris pengganti berakhir ketika batas yang tercantum dalam surat keputusannya telah habis, ketika seorang notaris pensiun atau diberhentikan sebagai notaris dan pejabat sementara notaris, notaris pengganti sudah selesai melaksanakan tugas jabatannya sesuai dengan keputusannya pengangkatannya, maka telah selesai pula pertanggungjawaban mereka dalam melaksanakan tugas jabatannya.

Ada kerancuan mengenai batas pertanggungjawaban notaris, notaris pengganti, dan perjabat sementara notaris berdasarkan Pasal 65 UUJN yaitu : Notaris, notaris pengganti, dan pejabat sementara notaris bertanggungjawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun protokol notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan protokol notaris.

Sehingga yang logis yaitu jika seorang notaris, notaris pengganti, dan pejabat sementara notaris sudah tidak menjabat lagi meskipun yang bersangkutan masih hidup tidak dapat diminta lagi pertanggungjawabannya dalam bentuk apapun, dan notaris penyimpan protokol wajib memperlihatkan atau memberikan fotokopi dari minuta akta yang diketahui sesuai dengan aslinya oleh notaris penyimpan protokol atau oleh Majelis Pengawas Daerah (MPD) untuk protokol notaris yang telah berumur 25 (dua puluh lima) tahun atau lebih (Pasal 63 ayat (5) UUJN) yang berbunyi : Protokol notaris dari notaris lain yang pada waktu penyerahannya berumur 25 (dua puluh lima) tahun atau lebih diserahkan oleh notaris penerima protokol kepada Majelis Pengawas daerah (MPD).

Berdasarkan pengertian seperti itu, keberadaan Pasal 65 UUJN tersebut diatas tidak sesuai dengan makna bahwa akta notaris sebagai akta yang mempunyai nilai pembuktian yang sempurna.

Batas pertanggungjawaban notaris, pejabat sementara notaris, notaris pengganti dapat dimintai sepanjang mereka masih berwenang dalam melaksanakan tugas jabatan sebagai notaris, atau kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam menjalankan tugas jabatan sebagai notaris dan sanksi-sanksi yang dapat dikenakan terhadap notaris dapat dijatuhkan sepanjang notaris, pejabat sementara notaris, notaris pengganti masih berwenang untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai notaris. Dengan konstruksi pertanggungjawaban seperti itu tidak akan ada lagi notaris diminta pertanggungjawaban lagi setelah yang bersangkutan berhenti atau dari tugas jabatannya sebagai notaris.

Penyimpanan Protokol notaris oleh notaris pemegang protokol merupakan suatu upaya untuk menjaga umur yuridis akta notaris sebagai alat bukti yang sempurna bagi para pihak atau ahli warisnya tentang segala hal yang termuat didalam akta tersebut. Akta notaris dalam bentuk salinan akan selamanya ada jika disimpan oleh yang bersangkutan, dan dalam bentuk minuta juga akan selamanya ada disimpan oleh notaris sendiri atau oleh notaris pemegang protokol atau oleh majelis pengawas daerah, Notaris meninggal dunia tapi akta notaris akan tetap ada karena mempunyai umur yuridis dan melebihi umur biologis notaris sendiri.

Dengan demikian pertanggungjawaban notaris, notaris pengganti, dan Pejabat sementara notaris sepanjang masih mempunyai wewenang untuk menjalankan tugas jabatan sebagai notaris.