Pertanggungjawaban Notaris, Pejabat Sementara Notaris, dan Notaris Pengganti

Pelaksanaan tugas jabatan notaris oleh pejabat sementara notaris, notaris pengganti dibatasi oleh waktu yang ditentukan dalam surat keputusan pengangkatannya. Jika waktunya sudah selesai maka pejabat kembali sementar notaris wajib menyerahkan kembali jabatan dan protokolnya kepada notaris yang ditunjuk oleh majelis pengawas notaris, dan notaris pengganti wajib menyerahkan kembali jabatan dan protokolnya kepada notarisn yang digantikannya. Dengan demikian pejabat sementara notaris, notaris pengganti dalam melaksanakan tugas jabatannya bersifat sementara saja.

Batas kewenangan Notaris, Pejabat sementara Notaris, dan Notaris pengganti berbeda. Batas kewenangan pejabat sementara notaris dan notaris pengganti berakhir ketika batas yang tercantum dalam surat keputusannya telah habis, ketika seorang notaris pensiun atau diberhentikan sebagai notaris dan pejabat sementara notaris, notaris pengganti sudah selesai melaksanakan tugas jabatannya sesuai dengan keputusannya pengangkatannya, maka telah selesai pula pertanggungjawaban mereka dalam melaksanakan tugas jabatannya.

Ada kerancuan mengenai batas pertanggungjawaban notaris, notaris pengganti, dan perjabat sementara notaris berdasarkan Pasal 65 UUJN yaitu : Notaris, notaris pengganti, dan pejabat sementara notaris bertanggungjawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun protokol notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan protokol notaris.

Sehingga yang logis yaitu jika seorang notaris, notaris pengganti, dan pejabat sementara notaris sudah tidak menjabat lagi meskipun yang bersangkutan masih hidup tidak dapat diminta lagi pertanggungjawabannya dalam bentuk apapun, dan notaris penyimpan protokol wajib memperlihatkan atau memberikan fotokopi dari minuta akta yang diketahui sesuai dengan aslinya oleh notaris penyimpan protokol atau oleh Majelis Pengawas Daerah (MPD) untuk protokol notaris yang telah berumur 25 (dua puluh lima) tahun atau lebih (Pasal 63 ayat (5) UUJN) yang berbunyi : Protokol notaris dari notaris lain yang pada waktu penyerahannya berumur 25 (dua puluh lima) tahun atau lebih diserahkan oleh notaris penerima protokol kepada Majelis Pengawas daerah (MPD).

Berdasarkan pengertian seperti itu, keberadaan Pasal 65 UUJN tersebut diatas tidak sesuai dengan makna bahwa akta notaris sebagai akta yang mempunyai nilai pembuktian yang sempurna.

Batas pertanggungjawaban notaris, pejabat sementara notaris, notaris pengganti dapat dimintai sepanjang mereka masih berwenang dalam melaksanakan tugas jabatan sebagai notaris, atau kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam menjalankan tugas jabatan sebagai notaris dan sanksi-sanksi yang dapat dikenakan terhadap notaris dapat dijatuhkan sepanjang notaris, pejabat sementara notaris, notaris pengganti masih berwenang untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai notaris. Dengan konstruksi pertanggungjawaban seperti itu tidak akan ada lagi notaris diminta pertanggungjawaban lagi setelah yang bersangkutan berhenti atau dari tugas jabatannya sebagai notaris.

Penyimpanan Protokol notaris oleh notaris pemegang protokol merupakan suatu upaya untuk menjaga umur yuridis akta notaris sebagai alat bukti yang sempurna bagi para pihak atau ahli warisnya tentang segala hal yang termuat didalam akta tersebut. Akta notaris dalam bentuk salinan akan selamanya ada jika disimpan oleh yang bersangkutan, dan dalam bentuk minuta juga akan selamanya ada disimpan oleh notaris sendiri atau oleh notaris pemegang protokol atau oleh majelis pengawas daerah, Notaris meninggal dunia tapi akta notaris akan tetap ada karena mempunyai umur yuridis dan melebihi umur biologis notaris sendiri.

Dengan demikian pertanggungjawaban notaris, notaris pengganti, dan Pejabat sementara notaris sepanjang masih mempunyai wewenang untuk menjalankan tugas jabatan sebagai notaris.