Deskripsi istilah-istilah ERP berikut ini, yang menjadi dasar untuk diproses lebih lanjut, memungkinkan pertimbangan komprehensif dari berbagai deskripsi dan perspektif. Sistem ERP adalah solusi perangkat lunak bisnis yang mendukung penggunaan proses bisnis di dalam dan di luar perusahaan.
Sistem ERP memiliki modul standar yang terhubung satu sama lain melalui database umum. Hal ini memungkinkan perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian proses bisnis yang efisien. Sistem ini mencakup fungsi inti produksi, penjualan, logistik, keuangan, dan sumber daya manusia. Dengan upaya yang tepat, perangkat lunak dapat disesuaikan dan digunakan untuk aplikasi bisnis apa pun. Investigasi masalah menunjukkan bahwa ekonomi berada dalam perubahan yang konstan dan dipercepat. Ketidakstabilan pasar penjualan, meningkatnya permintaan pelanggan, dan siklus hidup produk yang lebih pendek menghadirkan tantangan penting bagi perusahaan di industri ini.
Masalahnya diperburuk oleh kompleksitas produk dan proses manufaktur yang sangat besar. Bisnis internasional menghadirkan tantangan tambahan dengan meningkatnya persaingan yang memengaruhi harga dan margin penjualan perusahaan. Solusi yang disesuaikan yang menunjukkan kualitas tinggi dengan harga rendah mencerminkan harapan pelanggan di berbagai industri.
Sistem ERP dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Penggunaan sistem ERP adalah cara yang terbukti dan tersebar luas untuk meningkatkan efisiensi di seluruh rantai nilai. Kriteria penting pengenalan sistem ERP adalah alasan bisnis dan fokus pada pencapaian tujuan perusahaan.
Sebuah studi tahun 2008 menunjukkan bahwa tiga perempat responden termotivasi untuk menerapkan sistem ERP untuk menstandarkan dan mengotomatiskan proses bisnis. 26 Pengenalan dan penggunaan sistem ERP oleh karena itu bukan hanya tujuan TI itu sendiri, tetapi juga mendukung tujuan perusahaan. Pemasaran, kemampuan inovatif dan produktivitas dapat diidentifikasi sebagai tujuan penting perusahaan. Pengenalan sistem ERP harus memiliki dampak positif pada ketiga tujuan bisnis
Tugas pemasaran adalah menentukan persyaratan, harapan, dan keinginan pelanggan sehingga produk dan layanan dapat disesuaikan secara individual dengan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, sistem ERP harus membantu mengidentifikasi harapan pelanggan untuk merencanakan orientasi pelanggan yang ditargetkan. Untuk itu, data pelanggan yang konsisten harus tersedia, yang memberikan informasi tentang aktivitas pelanggan di masa lalu. Ini berarti bahwa data harus bebas dari kesalahan dan redudansi.
Elemen kunci yang harus didukung oleh sistem ERP adalah interaksi antara pelanggan dan perusahaan. Komunikasi dengan perusahaan harus cepat dan mudah bagi pelanggan. Ini dapat didukung secara sistematis oleh perangkat lunak. Informasi yang dikumpulkan dari interaksi harus digunakan untuk menangkap harapan pelanggan. Ekspektasi juga dapat dipetakan melalui entri pesanan dan keluhan. Kombinasi dari elemen-elemen ini memberi perusahaan gambaran umum tentang preferensi pelanggan, niat membeli, dan harapan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemasaran yang terarah. Pelanggan dapat ditargetkan dengan kampanye pemasaran berdasarkan pembelian mereka sebelumnya. Namun sistem ERP juga harus mendukung karyawan dalam berkomunikasi dengan pelanggan. Karyawan tidak hanya harus menyimpan data, tetapi juga memiliki akses kumulatif ke sana. Dunia sistem juga harus mendukung saluran penjualan baru. Ini dapat berupa, misalnya, koneksi perangkat terminal baru seperti telepon pintar dan PDA. Elemen-elemen yang dijelaskan di atas dipetakan dalam sistem ERP di bawah modul CRM. CRM adalah singkatan dari Customer Relationship Management dan berarti proses pemrosesan pesanan yang terintegrasi.
Inovasi bertujuan untuk meningkatkan produk dan layanan, mengembangkannya lebih jauh dan menjadikannya lebih ekonomis. Artinya, inovasi terkait aplikasi memecahkan masalah terlebih dahulu. Ini terjadi pada interval yang semakin pendek, karena siklus hidup produk lebih pendek dan kebutuhan untuk individualisasi produk meningkat. Inovasi termasuk menyesuaikan metode dan proses kerja di perusahaan. Agar sistem ERP tidak memperlambat inovasi, ia harus sefleksibel mungkin, dapat beradaptasi, dan terbuka untuk antarmuka baru. Ini memiliki pengaruh kuat pada database dan bahasa pemrograman sistem ERP. Elemen-elemen ini harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan secara independen dari pabrikan.
Sistem ERP mendukung tujuan inovasi perusahaan dengan menghubungkan pengembangan lebih lanjut atau pengenalan produk dan layanan baru dengan perangkat lunak bisnis dengan upaya sesedikit mungkin dan memetakan proses baru.
Dengan mengintegrasikan proses, perusahaan dapat menerapkan perencanaan, manajemen, dan kontrol yang ditargetkan. Di awal tahun 2011, dua pertiga dari seluruh peserta survei di perusahaan Jerman dengan lebih dari 500 karyawan menyatakan bahwa proses pengembangan produk dikendalikan oleh sistem ERP. Integrasi proses tidak harus terbatas pada perusahaan itu sendiri, tetapi dapat melampaui batas perusahaan saat bekerja dengan pelanggan dan pemasok.
Produktivitas dapat digambarkan sebagai penggunaan sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien. Sebagai bagian dari tujuan perusahaan ini, perusahaan mengejar tujuan untuk mempersingkat waktu pemrosesan dan membuat pemrosesan pesanan menjadi lebih efisien. Hal ini didukung oleh sistem ERP dengan membuat jaringan antar area perusahaan yang berbeda atau bahkan memungkinkan jaringan dengan perusahaan lain. Dengan menciptakan proses yang komprehensif, data dapat dipertukarkan dengan cepat dan tanpa kehilangan.
