Berbeda halnya ketika masyarakat bertanya, misalnya, tentang bagaimana persiapan teknis yang dilakukan oleh Sekretariat Jenderal MPR-RI dalam penyelenggaraan Sidang Umum MPR-RI tanggal 14 Agustus 2015 lalu yang begitu sukses, termasuk berapa personel yang dilibatkan, siapa yang mengkoordinasi pelaksanaannya, berapa total anggarannya, maka Sekretariat Jenderal MPR-RI mempunyai hak untuk memberikan penjelasan kepada masyarakat.
Ketika ditanyakan apakah kesuksesan penyelenggaraan Sidang Umum MPR-RI pada Agustus 2015 itu merupakan buah dari pelaksanaan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal MPR-RI, maka Aip Suherman menjawab bahwa kesuksesan acara itu diduga ada kaitannya secara tidak langsung dengan pelaksanaan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal MPR-RI. Termasuk, misalnya, dalam melakukan koordinasi yang cukup baik dengan instansi-instansi lain, dalam pendayagunaan unit-unit kerja terkait di Sekretariat Jenderal MPR-RI, dalam penyusunan acaranya, maka kesemua itu merupakan bagian-bagian yang tidak terlepas dari yang selama ini dicoba dilakukan perubahan-perubahan dalam rangka mereformasi tubuhnya Sekretariat Jenderal MPR-RI itu sendiri.
Pembuatan Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR-RI, menurut Aip Suherman, adalah tumbuh dan berkembang. Maksudnya, ketika suatu SOP tertentu di tengah jalan mengalami kesulitan, atau ada hambatan dalam pelaksanaannya, dan dipandang perlu ada suatu kegiatan pengaturan lagi, maka bisa dibuatkan SOP baru yang terkait dengan kegiatan tersebut. Atau, misalnya, sesuatu kegiatan harus dibuat dengan SOP secara terpisah, maka harus dibuatkan SOP-nya. Misalnya lagi, di Sekretariat Jenderal MPR-RI ada jabatan-jabatan baru, sehingga mengakibatkan adanya perubahan kegiatan, maka otomatis juga perlu dibuatkan SOP yang baru.
Terhadap SOP-SOP dari kegiatan yang ada pada masing-masing Biro, maka SOP tersebut cukup ditandatangani oleh Kepala Biro. Misalnya saja SOP yang terkait dengan pelayanan tata usaha surat dinas, atau SOP tentang Diklat Kepegawaian, maka SOP tersebut cukup ditandatangani oleh Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan. Tetapi ketika berbagai SOP dari setiap Biro tersebut kemudian dikumpulkan dan dibundel, misalnya terdiri puluhan atau ratusan SOP di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR-RI, maka kumpulan SOP tersebut dijadikan sebagai lampiran dari Surat Keputusan Sekretaris Jenderal MPR-RI, dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal MPR-RI.
Pada tahun 2013 Sekretaris Jenderal MPR-RI pernah menerbitkan dan menandatangani SK Sekretaris Jenderal MPR-RI tentang pengesahan sejumlah 214 buah SOP di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR-RI. Tidak tertutup kemungkinan, setelah terkumpul lagi cukup banyak SOP baru yang tumbuh dan berkembang di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR-RI, maka akan dikumpulkan dan dibundel lagi, serta dibuatkan SK Sekretaris Jenderal MPR-RI lagi.
Pelaksanaan Analisis Jabatan
Kondisi analisis jabatan di Sekretariat Jenderal MPR-RI sekarang ini sudah kurang lebih 95 persen sampai 97 persen, sehingga tinggal beberapa jabatan saja yang analisisnya belum selesai. Sebenarnya jika sisanya ini dikerjakan secara intens, hanya memerlukan waktu beberapa hari saja.
Pada analisis jabatan di Sekretariat Jenderal MPR-RI ini terdapat beberapa jabatan baru, sehingga untuk melakukan analisis jabatan diperlukan adanya kegiatan wawancara dengan para pemegang jabatan, untuk selanjutnya dilakukan penyempurnaan dari analisis jabatannya tersebut.
Untuk melaksanakan analisis jabatan ini Sekretariat Jenderal MPR-RI menjalin kerjasama dengan pihak lain, yakni meminta bantuan dari Universitas Indonesia (UI), lalu berkoordinasi dengan mereka untuk menyamakan pola pikirnya, dan seterusnya hasil analisis jabatannya diserahkan kembali ke Sekretariat Jenderal MPR-RI.
Walaupun pelaksanaan analisis jabatan di Sekretariat Jenderal MPR-RI ini sudah hampir selesai, tetapi berhubung struktur organisasi Sekretariat Jenderal MPR-RI sudah akan disempurnakan lagi pada bulan September 2015, tentu nantinya akan berakibat pula perlu adanya penyesuaian lagi terhadap analisis jabatannya.
