Supaya kita dapat mengetahui apakah segala sesuatu itu bisa dianggap sistem maka haruslah mencakup lima unsur utama yang dimiliki sistem, yaitu:
- Adanya kumpulan objek.
- Adanya hubungan atau interaksi antara unsur-unsur atau elemen-elemen.
- Terdapat sesuatu yang mengikat unsur-unsur tersebut menjadi suatu satu kesatuan.
- Berada pada suatu lingkungan yang utuh dan kompleks.
- Terdapat tujuan bersama sebagai hasil akhirnya.
Suatu sistem memiliki ciri-ciri yang terbagi menjadi 8 bagian, yaitu:
- Komponen Sistem > Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berhubungan, yang berarti saling berkerjasama untuk membentuk satu kesatuan. Pada komponen sistem tersebut terdiri atas komponen berupa bagian-bagian dari sistem atau subsistem.
- Batasan Sistem (Boundary) > Batasan sistem termasuk daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan pada sistem tersebut memungkinkan suatu sistem itu dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menampilkan ruang lingkup pada sistem tersebut.
- Lingkungan Luar Sistem > Lingkungan luar sistem yaitu diuar batas dari sistem yang telah mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang tidak menguntungkan yang harus dikendalikan.
- Penghubung Sistem (Interface) > Penghubung sistem adalah media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung tersebut, maka dapat memungkinkan sumber-sumber daya akan mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya.
- Masukan Sistem atau Input Masukan > Energi yang dimasukkan pada suatu sistem dapat berupa perawatan atau maintenance input dan signal input atau masukan signal. Maintenance Input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat berjalan atau beroperasi. Signal input merupakan energi yang telah diproses untuk memperoleh keluaran.
- Keluaran Sistem atau Output > Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang bermanfaat dan sisa pembuangan.
- Pengolah Sistem > Suatu sistem menjadi suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku tersebut menjadi bahan jadi. Sistem akuntantsi akan mengolah data menjadi beberapa laporan keuangan.
- Sasaran Sistem > Suatu sistem tentunya memiliki tujuan atau sasaran berupa objek. Sasaran dari sistem tersebut sangat menentukan masukan atau input yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem.
Apa Itu Informasi?
Menurut Kusrini dan Koniyo (2007), informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Sedangkan pengertian informasi menurut pandangan Susanto (2004) yaitu hasil dari pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Dari pengertian informasi tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa data harus diolah terlebih dahulu supaya bisa menjadi informasi yang berguna untuk pemakai informasi.
Berikut ini merupakan tiga hal penting yang perlu diperhatikan menurut Susanto (2004), yaitu:
- Informasi merupakan hasil pengolahan data
- Informasi Memberikan makna atau arti
- Informasi haruslah Berguna atau bermanfaat.
Lalu, Mc. Leod (Susanto, 2008) berpendapat bahwa suatu informasi yang berkualitas haruslah memiliki ciri-ciri sebagai berikut, yaitu:
- Akurat, di mana informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.
- Tepat waktu, di mana informasi haruslah tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan.
- Relevan, di mana informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh individu yang ada di berbagai tingkatan dan bagian dalam organisasi.
- Lengkap, di mana informasi haruslah diberikan secara lengkap.
Sedangkan kualitas informasi yang baik menurut Widjajanto (2001), yaitu:
- Kecermatan (accuracy), yaitu perbandingan antara informasi yang benar terhadap total informasi yang dihasilkan dalam suatu periode.
- Penyajian yang tepat waktu (timeliness), yaitu kegiatan menyajikan informasi pada saat transaksi terjadi atau pada saat informasi tersebut dibutuhkan, yang  mampu  menutup  peluang bagi pesaing untuk mengambil keputusan yang baik dengan lebih cepat.
- Kelengkapan (completeness), yaitu adanya relevansi antara informasi dan penggunanya.
- Ringkas (conciseness), yaitu informasi yang disajikan telah dirangkum sesuai kebutuhan pengguna dan bidang-bidang yang menjadi fokus utama.
Apa Itu Sistem Informasi?
Menurut pendapat Laudon (La Midjan dan Susanto, 2004), sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untu mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas di dalam perusahaan.
Sistem informasi menurut pandangan Hall (2004) adaalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan ke para pengguna.
Adapun Laitch dan Bavis (Kusrini dan Koniyo, 2007) berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
